做好文秘工作需具备的几个素质

第一篇：做好文秘工作需具备的几个素质

做好文秘工作需具备的几个素质

在这样一个层次比较高的培训班，市委组织部安排我给大家讲堂课。接到这样一个任务后，感觉有点打怵。其一是过去很少在这样高层次班上讲课，其二是尽管自己做过文秘工作，也搞过多年文字，但由于工作变动，已经扔下多年了，加之水平所限，有点赶鸭子上架的味道。但不管怎么说，组织上交给的任务还要完成。今天不是给大家讲课，是想出个题目和大家共同探讨，就我做文秘工作的一些体会和各位交流一下，或许能给大家一些启发和帮助。如果达到这样一个目的，我内心非常的高兴；达不到大家的期望，请给予谅解。

一、要具备善谋大局、总揽全局的素质

大家可能要说，把握大局、总揽全局这是书记、镇长主任或是局长书记的事，你说破了天，我大不了也就是个秘书，还用把握大局、总揽全局。这正是我要和同志们交流的。党委办公室是党委的“左右手”、“参谋部”，我们做秘书的就是“参谋长”，这一工作性质和特殊地位，决定了办公室工作必须以围绕中心、服务大局为主题。这就要求我们从事文秘工作的同志要有强烈的政治意识和大局意识，要善于站在全局和战略的高度思考问题，谋划工作。也就是说你要给领导写会议讲话，写报告，要制定工作计划，你不把握大局、总揽全局怎么能行？怎样才能做到把握大局、总揽全局呢？

一要善于学习。学习引领思考。现在知识更新很快，现在的领导知识水平、理论水平很高，即使不停地学习，有时也很难跟上形势的发展。如果不去积极地吸取最新的知识，不对知识吐故纳新，不让“智力”新陈代谢，就谈不上当领导的“参谋长”，只能是领导决策的“马后炮”。因此，“学习充电”是文秘工作者的永恒课题。一方面，要有“挤”的决心。爱因斯坦说过，人的差异在于业余时间。秘书平时都随领导转，属于自己的时间不是很多，挤时间学习显得非常重要。工作之余静下心来看看书、读读报，有计划、有选择地学习一些急用、实用、长远受

用的知识，长此以往，必有好处。另一方面，要有“钻”的劲头。我们都有这样的切身体会，“要我学”和“我要学”不一样，“钻进去”学与“抚皮挠痒”学不一样。秘书工作者一定要做有心人，在学习中不仅要“行动”，而且要“心动”。要善于动手、动笔、动脑，把收集到的情况、资料、信息储存在脑子里，常存常用。经过这样长期地、不断地学习丰富自己，才能引发我们更深层次的思考，才能使我们的理论素养越来越高，把握大局、总揽全局的能力也会越来越强。

二要吃透上情。吃透上情就是要吃透中央和上级的精神，正确把握中央的大政方针，及时把握上级的方针政策。要学习好中央的精神和上级的方针政策，就要一字一句地学，一字一句的理解，领会其实质，把握其精髓，这样你才能帮领导谋划工作。制定本地政策才能做到大局在胸，才能在全局下思考，在大局下行动。否则的话，大局失察，必然会导致方略失策，行动失利。三要了解外情。作为一个称职的秘书工作者，不仅要对本地的情况烂熟于胸，而且要对本市和外地的情况了如指掌。大家可能要说，狗咬耗子－多管闲事，别家的情况，你去管的什么管。问题的要害正在这里。你只有把握住全市宏观发展的大背景，了解其他镇街的发展趋势，你才能帮助领导在了解中思考，在分析中清醒，才能使领导及时调整本地的发展思路，抓住机遇，趋利避害，迎接挑战，加快发展，在日趋激烈的竞争中立于不败之地。

四要掌握下情。作为秘书最重要的一条就是要摸透本地实情，了解民意动向。也就是说要对本地的实际情况进行深入地调查和分析研究，吃透本地的基础条件、比较优势、发展潜力、制约因素以及当前和今后一个时期的热点、焦点和难点问题，掌握基层的实际情况，基层干部的思想动态和人民群众的呼声要求，及时给领导决策提供有价值和可参考的信息，才能使领导工作有的放矢，扬优抑劣。

二、要具备耐得住寂寞、沉得住气的素质

秘书工作者是领导身边的人。别人看领导身边的人，大多都比较尊重，这是你所处的位置决定的。因为你处的位置是核心层里的枢纽，或多或少地会有一些自豪感。因此对你的言行，大家也特别关注，甚至带着有色眼镜看你。你做的得体，大家会说，这个伙计挺称职，如果你做的过分了，大家叫好听的会叫你“三德子”，叫不好听的会叫你“和珅”。所以说，作为秘书，修身养性至关重要。但要修好身，养好性，没有一蹴而就的途径，必须有一个日积月累、厚积薄发的过程，这就是我们常说的历练。对这个问题，我们要做到以下几点：

一要修“心”。古人说得好，“天下根本人心而已”，保持一颗平常心，是做好任何工作的前提，秘书工作更是如此。正所谓心胸有多宽，舞台就有多大。任何时候都要养成一股静气。心平气和则能收放自如，心气浮躁必会自乱阵脚。

修“心”就得把心放平。面对功名利禄，特别对自己的升降去留等身外之物，要想得开看得开。即使遇到一些对你不公正不公平的事，也要把心态摆正，把心胸放宽，切不可满腹牢骚，对工作造成消极影响。否则，对你自己将会大大的不利。其实你只要把心放平，脚踏实地的干，领导早晚会对你有个公平的安排，切不可耿耿与怀，心理失衡。

修“心”就得把心放宽。办公室工作说到底就是搞服务的，要做到“零失误，全满意”恐怕很难。我们做秘书的要有一颗包容和宽容的心，尽量做到少失误，让领导多满意。有了失误，领导批评你，或者你没失误，由于领导工作压力大，情绪激动，对你发火，也应该做到能吃能咽，宽心包容。说实话，有时领导发火，多半是朝近便的人、身边的人发，对那些隔着远的、他不是十分了解的下属，一般是不会发火的。所以，我们不能因为受到一点批评就烦恼，受到一点委屈就消沉，也不能因为你的建议得不到采纳而郁闷，工作得不到支持而退却。要以忘我的精神追求自我的价值，对大是大非要明白清楚，对个人恩怨要多一些糊涂。

二要修“德”。道德修养是一个人人品的“名片”，人格的“招牌”。当秘书的，虽然处在“幕后”，只是“绿叶”，但也是首脑机关的“智囊”和“军师”，也就是前面说到的“参谋部、参谋长”，拥有高尚的情操和品德是必不可少的。

一方面，要摆正位置，做到到位而不越位。找准坐标，摆正位置非常重要。当秘书的时刻要牢记，自己的工作就是为领导服务，自己的角色是从属性的，必须自觉地服从和适应领导，即使你的工作非常出色，即使与领导私交很好，也不能得意忘形，忘乎所以。要切记，越位乃秘书之大忌，是不可碰的“高压线”。不能因为在领导身边工作，领导是一把手，我就是二把手。尾巴高翘，喝三吆四，“拉大旗做虎皮”，拿领导当“挡箭牌”，打着领导旗号发号令，或有意无意假借领导名义到一些基层单位吃拿报要。这样，用不了多久，你这个秘书就得离开秘书的位子。尤其我们做秘书工作的都比较年轻，历练的时间短，涉世不深，思想活跃，切不可感情冲动，意气用事。要知道打领导的旗号去干作奸犯科的事情是绝对不允许的。

另一方面，要严守秘密。作为领导身边的人，秘书人员接触或掌握着一些重要信息，一定要严守秘密，决不能走风漏气。特别是涉及一些岗位设置或者人员变动，领导不让你参与，不要去硬凑。领导让你参与，更应守口如瓶，烂在心里，谨防祸从口出，否则要捅大漏子。

再一方面，要正确对待功过。我们做秘书工作的都有这样的体会，“辛辛苦苦好几年，只写稿子不发言”。这从一定程度上道出了秘书工作的特有性质，在幕后不在幕前，在边缘不在中心，苦劳多而功劳少，批评多而表扬少。对此，如果不能正确对待，极易导致心里失衡。因此，当秘书的要练就三种“特别”的功夫。即特别能盛事，特别能忍耐，特别能战斗。不要因为干成了一件事就争功要名，也不要因为做错了一件事就灰心丧气。任何时候都要以务实的作风，虚心的态度，认真对待工作，严格要求自己，在奉献中成长，在历练中成熟。

三要修“为”。一个人的修为最终体现在行动上。秘书工作作为一个比较特殊的岗位，条条框框是比较多的。讲规矩是当秘书是否称职的一条重要标准。因此，这就要求我们当秘书的要把握好三点。

第一点，政治上要把握方向。办公室工作无小事，要出了事往往是大事。作为秘书能不能从全局通盘考虑问题，从政治上统筹抓好协调，是检验敏感度和成熟度的重要标志。这就要求我们

要眼观六路，耳听八方，胆大心细，遇事不慌，准确全面地向领导反馈信息，不截流，不梗阻，不添油加醋，使领导能迅速做出反应，及时处理出现的矛盾和问题。

第二点，工作中要把握小节。许多事情，往往是细节决定成败，秘书工作尤其如此。这就要求我们对一个通知，一个电话，一条信息，一篇文稿，都要慎之又慎，考虑周密，给领导“补台”，帮助“填空”。处理一个文件，召开一个会议，具体处理一件事情都要从小处着手，反复推敲，仔细检查，切忌糊里糊涂，粗枝大叶，因小失大。同时还要注意，在任何时候，任何场合，任何情况下，如陪领导下乡检查工作，参加宴会，应酬接待，都应注意把握分寸，突出领导，不要过于靠前，不要有意显示自己。

第三点，行为上要谨防“三无”。“一无”是无质量。任务到手，心里没底，手忙脚乱，好不容易拿出个东西来，结果不长长，不圆圆，不成景。这样不但会影响工作，你自身的形象也会大打折扣。“二无”是无反馈，工作随意性大，干到哪里算哪里。工作的进展情况，存在的困难和问题，不能及时与有关方面沟通协调，做得过程中听不到音信，到出手的时候当然拿不出好的“货色”。“三无”是无长进。任何人做秘书工作都有个从不适应不熟练到适应熟练的过程，从粗糙到精细、从一般水平到较高水平的过程，这是非常正常的。但如果不去琢磨和领悟，对工作不上心、不长进，干什么都是悬悬乎乎，那是不能让人满意和容忍的。因此，当秘书的要有强烈的事业心和责任感，马马虎虎，浅尝辄止，是不会成为行家里手的。要不满足于“做事”，要能够“想事”，要出新思路，要创新局面，这样才能成长，才能成材。

三、要具备舍得吃苦、不怕受累的素质

吃苦耐劳是中华民族的传统美德，更是我们秘书工作者必须具备的素质。

一要不怕吃苦。当秘书体会最深的一个字就是累，累到有时候真有摔了不干了的滋味。记得我刚调到曲家当组织干事的时候，正碰上年底。组织干事到年底搞年报工作任务就够重的，领导又让我写年终工作总结报告，确实累，但最后还是比较圆满地完成了。在组织部工作吃苦受累

就更不用说了，一宿两宿甚至三宿不睡觉的时候多得多了。有一次，我和当时市委的郎希风主任、王祖强部长写全市的年终工作总结报告，晚上部里又安排写典型材料，而且第二天7点就要送烟台，最后还是一个晚上没睡完成了任务。我说的这些，不只是我这样，领导和许多同志也都是这样。能吃苦，不怕累，是文秘工作者的起码要求。

二要把吃苦当乐趣。别拿写材料当回事，要当乐趣。当你完成一个材料，不管是领导作报告的时候，还是典型发言的时候，你坐在台下听着报告，听着典型发言，心里会甜丝丝的。

三要认真刻磨。写《扎扎实实开展学科技、用科技活动，让农村党员干部成为科技的带头人》，这是在全国农村党员基层干部实用技术培训现场会上的交流材料，反响相当强烈。我们四个人的写作班子，在写作过程中，琢磨“充分利用先进的电教化教育手段组织党员看片子学技术”这句话，四个人两个钟头没说一句话，电教化教育手段组织党员干什么的，最后刻磨出六个字“看片子学技术”，非常贴切，非常到位，没有比这六个字更合适的。政协出了纪念抗战胜利60周年的一本书，书名叫《永远记住》，这个书名起得好。好就好在再没有比它通俗的，再没有比它到位的，再没有比它实在大。大家想想看，不管你再起个什么名，都不如这个名。94年筹备党代会，我们搞了一个《流水程序》，至今适用。

最后，送给大家四句话：

出主意：要别出心裁，但不能别有用心

对工作：要有心栽花花不成，也要栽好

看名利：要无心插柳柳成荫，也要无心

写东西：要乐于吃苦，精雕细磨，语出惊人

第二篇：市场总监需具备哪些素质

市场总监所具备的素质

凤凰网高建华

市场总监最好从基层做上来，一个好的市场总监必须具备相应的天赋、知识、技能、激情和远见，当然还要具备职业经理人的道德和诚信。

市场总监的必备素质

决定市场营销人才优劣的五要素分别是：天赋、知识、技能、激情和远见。当然除了这五个要素之外，还有许多方面，但这是最关键的五个要素。

首先是天赋，天赋(Talent)是父母给的，是遗传基因决定的，后天改变的可能性不大。如果一个人天生具备以下三个方面的特征(或比周围的人略强)，就可能是块好材料：一是科学的态度和理性的思维，做事情比较理智，喜欢用客观的、分析的眼光和数据说话，而不是凭感觉做判断，更不会随大流，人云亦云;二是逻辑思维能力强，分析问题讲究前因后果，能把复杂的问题简单化，这样才能从错综复杂的环境中提取有用的信息，在纷乱中理出个头绪来;三是有创新意识，做事情敢于“适当冒险”，愿意尝试与众不同的新方法、新途径，并敢于承担“失败”的责任，这样他(她)才能不断挑战自我，开创一片新天地。

其次是知识，知识(Knowledge)可以通过学校的正规教育、就业后的职业培训、管理培训、经验交流和读书学习等方式来获得，是后天积累的过程，知识面的广阔与否会决定一个市场营销人才的视野，能看多高，能看多远。当然除了科学的知识以外，一名优秀的市场营销人才最好具备一些艺术方面的知识(比如古典音乐、绘画等)，因为艺术会启发人的潜能，提高自己的想象力和创新能力，思维的角度和宽度都会扩大，使各种知识能有机地结合起来。

第三是技能，技能(Skill)唯有通过实践才能获得，是一种手艺，仅从书本上看、从别人那里听，或者从旁观者的角度去观察、去分析是不行的，必须自己亲自做过(有切身体验)。因此技能只能在工作中去学习掌握，就像游泳和骑自行车一样，光有理论知识不行，必须亲自去做。如果没有一个好的工作环境，就没有锻炼的机会(实践的机会)，如果没有好上司或好师傅，就没有人指导，再聪明的人，即使天赋很出色、知识很丰富，也只能是纸上谈兵。这个道理类似于运动员的培养，如果没有出色的教练指导，仅靠自己的努力和天赋成功非常难，即使成功了，付出的代价也非常大。重知识、轻技能是中国教育体系的弊病，直到今天为止，我们还是侧重于知识的传播，而忽视技能的培养，会说的人多，会做的人少。

第四是激情，激情(Passion)是任何一个职业经理人成功的动力，但对市场营销人才来讲就更重要了，因为很多市场营销工作短期内看不出效果来(不像销售工作)，因此要耐得住寂寞，这就需要极大的激情来支撑自己。不管别人怎么说，怎么看，不管现在社会上什么人吃香，自己都要“无动于衷”，而全身心地投入到市场营销这项事业中去，不达目的绝不罢休。这也是市场营销人才喜欢从长远目标考虑问题的具体体现，如果一个人在短期利益与长期利益之间找平衡时偏向长远利益的话，他(她)就可能适合做市场营销工作，否则还是从事其他工作为好。在我看来，成功人士与一般雇员的差别就在于一般雇员即使没有动力也关系不大，只要有压力就行。但是对于想取得巨大成功的职业经理人来说，要变压力为动力，才能够持久，才不需要“外力”推动，这一切都需要对市场营销工作有激情，把营销当作一项“事业”来做。

最后是远见，远见(Vision)是一个人“聪明”与否的体现，所谓聪明就是比其他人“看得远、想得早、动手快”。看一个人有没有远见，主要是看他(她)是否有独到的见解，并基于这种独到的见解对未来进行长远的规划，然后按照规划一步一步地去实施，而在执行过程中，有时候前进，有时候后退(很多人接受不了后退)，不计较一时一事的得失，凡事从长计议。这个素质对于从事市场营销工作的人来说至关重要，因为市场营销人员在很大程度上要对企业的未来负责，去预测、去判断未来的市场什么样，去分析未来的消费者需求什么样，未来市场上什么样的产品可能会畅销，未来企业应当进入什么领域等等。预见到未来之后，就是及早动手把握机会的问题了，动手越早，时间越充裕，结果就越得心应手，如果一个企业在别人还没有注意到某个市场机会的时候自己已经“上路”了，就能把握住“先机”，在未来的竞争中发挥先行者优势。

适合做市场总监的人才在中国非常难找，因为大多数企业自己都没有能力培养。一个好的市场总监必须具备相应的天赋、知识、技能、激情和远见，当然还要具备职业经理人的道德和诚信。

如何造就出色的市场总监

那么一名有潜质的市场营销人员如何才能成长为一名出色的市场总监呢?我认为市场总监最好是从基层一步一步做起来，从市场专员到市场部经理，再到市场总监，少说也要4-5年时间(本人用了8年多的时间才走完这三个阶段)，在我看来，这个进程很难再加快(俗话说十年磨一剑)，否则即使做了市场总监也有可能坐不稳，有可能找不到感觉。有些企业为了省事(或加快速度)，就从其他部门(尤其是销售部门)调人来做市场总监，结果往往都不好(我们前面讲过市场人员与销售人员其实是两类不同的“动物”)，那么如何才能造就出色的市场总监呢?我认为有三个途径，最理想的就是把这三个途径结合起来，相辅相成。

途径之一：在优秀的大企业里锻炼

如果做市场营销工作是从一个非常规范的大企业里开始的，就容易“根正苗红”，因为规范化的企业最显著的特征就是重视人才的培养和流程的建设。一个人经过相当一段时间的培训和实践，就会形成按照公司的流程去做事情的习惯，就很容易上手，而且从一开始就习惯了按规定动作去做，遵守游戏规则，这符合做市场营销工作所要求的严谨态度。尽管在这些规范的大企业里成长可能会慢一点(从短期来看)，但是对于那些有事业心的人来说，在年轻的时候掌握赚钱的本领比赚钱本身更重要，只要基本功扎实了，将来就有了“本钱”。培训，实践，再培训，再实践，这是一个人成长过程中必不可少的环节，由于大企业的舞台比较大，接触到的面比较广，所以是很多人成长的“摇篮”。如果一个年轻人找工作的时候，不是看哪个岗位工资高，或者哪个企业工资高，而是看在哪个企业能学到东西，在哪个企业、哪个岗位能为自己将来的发展奠定基础，这样的人就可能是未来的“人才”。如果在优秀的大企业里能做到市场部经理的话，将来就会有更多的机会成为市场总监。

途径之二：参加正规EMBA培训

选择比较正规、知名的商学院，接受系统的职业培训，这对提高自己的理论水平，开阔视野很有帮助。可以说销售经理(总监)有可能无师自通，不用参加EMBA也照样可以成为出色的销售经理(总监)，但是市场总监却不可能，因为前者是实践性非常强的工作，与行业、地域、产品、客户有密切的关系，“专用性”很强。而后者是理论性和实践性各占一半的工作，属于“通用性”强的学问，只要你掌握了市场营销的知识和技能，就可以在不同行业、不同地区、不同产品、不同客户那里使用。就我所知，不管是世界知名的商学院，还是一般水平的商学院，其EMBA课程中基本上都没有销售方面的课程，但却有几门市场营销方面的课程。EMBA可以使经理人对企业管理有一个综合的了解，具备很多横向知识，比如经济、法律、财务、人力资源、组织建设等方面的知识，使自己看问题更全面。读EMBA不仅仅是为了“得文凭”，也不仅仅是为了“交朋友”，最重要的是“学本领”。

途径之三：拜优秀的市场营销职业经理人为师 没有见识过优秀的职业经理人什么样，自己就很难成为优秀的职业经理人，这是大多数管理者的共识，我也非常认同这个观点。尽管有“青出于蓝而胜于蓝”之说，但是如果没有“蓝”，就出不来“青”。所谓见识过出色的职业经理人不是在大会上听他们演讲，也不是与他们一起开会，或者跟他们聊天，而是要与他们一起工作、一起消遣，这样在一段时间内整天在一起，就能够了解一个人的品德和价值观念，了解一个人为人处世的原则。没有近距离的接触，这些深层次的东西很难在远处看清楚，因为你不能听他怎么说，而要看他怎么做，看能否经得起时间的考验。从这个意义上讲，在职业生涯的第二阶段，选“好师傅”可能比选“好公司”更重要，当然既有好师傅，又是好公司的话最理想。在我的职业生涯中非常有幸接触过几位非常出色的职业经理人，这些出色的职业经理人对我的价值观念、行为方式、为人处世、工作态度、工作方式、沟通方式，甚至思维方式都有巨大的影响。我从他们身上看到了什么叫“职业”，什么叫“敬业”，什么叫“正直”，什么叫“细节”。正因为他们在我职业生涯的各个阶段提供了师傅般的指导和帮助，我才有今天的成果，所以至今非常感激他们。

除了上面谈的三个途径之外，作为一名优秀的职业经理人，还应当在工作中不断提高以下几个方面的知识和技能(有可能的话，可以参加一些专题培训)：知识方面主要包括领导艺术、战略设计、问题分析、流程管理、质量管理等;而技能方面主要是演讲能力、计划能力、沟通能力、协调能力、创新能力等。

市场总监最好从基层做上来，从市场专员到市场部经理，再到市场总监。培养市场总监的方法有三种：在优秀的大企业里训练;参加正规的MBA或EMBA教育;拜优秀的市场营销职业经理人为师。

第三篇：销售人员需具备素质

有一种说法，即只要经过严格的培训，每个人都能够成为合格的销售人员。但每个人与生俱来的特点改起来很难，而销售又是一个最具挑战性的行业，需要不断调整自己的心境和行动才能适应，把一个性格不适合做销售的人培养成为合格的销售人员，其难度可想而知。而且，企业都需要业务队伍尽快拿出业绩，留给业务队伍培训的时间是有限的。如果此员工的个性特点适合做销售，他就会很快上道，但如果不适合，就需要延长时间，加大培训力度，再加上其性格所导致的思维上的反复，培训他可能就需要花费更多的时间。企业培训不是国家的九年制义务教育，企业能否承受这样的时间成本是个问题。因此最好让性格适合做销售的员工留下，不适合做销售的员工离开，这样无论是对个人，还是对公司，从长远看都是有利的。

什么性格的人适合做销售

1.热诚友善

销售人员在与客户沟通时，热诚表现出来的兴奋与自信能引起客户的共鸣，从而相信他说的话，乐于接受他。

2.不卑不亢

销售代表面对客户要不卑不亢，坚信自己的产品和服务具有独特的优点，能给客户带来收益和价值，客户用钱购买产品是等价交换。有些销售代表在潜意识里觉得比客户低一等，客户购买他的产品是看得起他。这样的态度反而会引起客户的怀疑。

3.意志坚定

性格软弱的人在谈判中极易相信客户为讨价还价而发出的各种抱怨，不但对这种假抱怨信以为真，而且会向上级汇报。如果销售部门中这样的人太多，销售部经理就会被许多虚假的信息所包围。

4.漠视挫折

一帆风顺的订单很少有。对于销售人员来说，挫折失败简直是家常便饭。优秀的销售人员遭受挫折后，能够很快地调整过来，继续努力。而性格脆弱的销售人员一旦遭受挫折，就容易心灰意冷，“一朝被蛇咬，十年怕井绳”，低落的情绪会持续很久，有的甚至从此一蹶不振。

5.渴望成功

渴望成功对销售人员来说，很大程度上就是对高薪有着强烈的渴望，知足常乐的人是不适合做销售员的。销售是一个压力很大的职业，销售员将不断地遭受拒绝与失败，如果没有强烈的成功欲望，就无法激发起突破重重障碍的雄心。

6.争强好胜

成功的销售人员还要具有争强好胜的个性，面对挫折永不言败，想尽各种办法把业务做好。这种人也喜欢与自己的同事在业绩、待遇、荣誉等方面进行比较，在各方面总想超过别人。争强好胜，对于销售人员来说，是一种积极的心理状态。

7.明察秋毫

销售员需要敏锐的洞察力。不仅需要听话听音，还要通过观察客户的肢体语言，洞察客户细微的心理变化，体会客户套话后面的本质需要，分辨虚假异议后面的真实企图，抓住签单成交的最佳时机。

8.随机应变

销售员在销售过程中会遇到千奇百怪的人和事，如拘泥于一般的原则不会变通，往往导致销售失败。

第四篇：行政工作需具备的素质

行政管理工作

1.制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。

2.部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识。

3.绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。

二、日常行政事务处理

1.接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。

2.文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。

3.例会组织与纪要：按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。

4.车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。

5.日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。

三、外部沟通

1.政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。

2.合作伙伴沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。

3.注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴[客户]的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。

行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务，但是行政工作在企业中的作用是不可小视的，所以也要求从事这个岗位工作的人员要具备一定的职业素养。

从事行政专员所具备的素质：

1.工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。

2.工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。

3.业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。

第五篇：文秘需具备的能力

文秘需具备的能力

秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。有些特殊的秘书还需要掌握另外的技能。下面小编就为大家整理这9条能力！

(一)较高的文字水平

秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。

(二)较强的组织能力

现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

(三)准确的判断能力

皮贝克(美国人才代征聘专家)说：“最重要的才能莫过于能作出正确的判断，而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示，商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作，商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析，尽快地作出判断，准确无误地应付，或者当机立断地去做，不致出现失误或漏洞。艾科卡(美国企业界的传奇人物，美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过：“如果你已经有了95%的资料，但想再取得其余的5%，却还得花费六个月。到了那时，市场行情已经变了，你的资料也过时了。生活的全部要点就是：选择时机。”可见在如今的“商战”中，商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

(四)敏捷的应变能力

秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司的代表和发言人，这要求秘书默契地配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

(五)广泛的社交能力

当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

(六)掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大，越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判，签订合同等，这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业，也要求商务秘书人员掌握1一2门外语，能够利用外语阅读或查阅资料，并熟练掌握外语会话、写作的能力。

(七)计算机操作能力

美国在线公司总裁史蒂夫，凯斯说：“当多数人上网时，这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息，这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息，或进行日常事务处理，或进行复杂的计算，都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享，快捷地了解世界经济发展的现状，节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展，不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

(八)创新能力

创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力，是指创造性地贯彻领导意图，为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何，在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说：“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识，没有创新的思维，没有创新的胆略，是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

(九)运用WTO规则的能力

WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系，是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后，如何适应新的游戏规则下的竞争，并运用这些规则参与竞争，是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱，龙永图曾对此感慨地说：“入世后我们最大的风险不是开放，而是不熟悉规则”。作为商务秘书，应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战，甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。