答询报告的写作规范及注意事项

第一篇：答询报告的写作规范及注意事项

答询报告的写作规范及注意事项

[作者：林瑞华 来源:jihua918 点击数：4191 更新时间：2008-05-29 09:03:06 文章录入：jihua918]

（《应用写作》2004年第10期）

所谓答询报告，就是指上级对某事项有所垂询时本级进行答复所用的一种报告类型。

如某单位承办了一次大学生演讲比赛的协作区复赛活动。赛后，有个别参赛院校和参赛学员对公布出来的比赛结果不认可，并将其三点存疑之处向总参军训和兵种部进行了反映。因此，总参军训和兵种部院校教学局就此向该单位进行询问，并要求就复赛的有关情况作出书面报告。故该单位答复如下：

关于军校大学生演讲比赛××协作区复赛结果有关情况的报告

总参军训和兵种部院校教学局：

×月×日电函悉。现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下：

一、关于复赛活动的组织情况。此次复赛，我协作区按照本区的院校情况，结合总参核定给我区的决赛指标，给各参赛院校明确了复赛名额：各院校均派4名选手参加复赛。在要求各院校严密组织预赛的基础上，为保证复赛的公平公正，我中心在组织复赛时特别外聘了三所军地院校的七名资深教授担任评委，并在比赛时由各院校派出人员担任统分员。因此，复赛的前期准备是充分的，现场的组织程序是合乎要求而且是正规严密的。

二、关于对比赛名次的确认考虑。由于我协作区的参赛院校相对较少，在赛前组织评委召开预备会时，有部分评委提议：鉴于××大学的生源入学质量明显要高出其余院校许多，因此比赛结果有可能出现一边倒集中于该大学的现象。从有利于鼓励各院校积极参加类似活动以促进学科建设和教学水平提高的角度出发，是否可以适当照顾办学起点和生源质量较低的院校，使其亦能有选手进入决赛。对此提议，我中心在请示主管领导后，原则上同意在公开比赛的基础上，如出现优胜者过分集中于某院校，而其余院校未有选手胜出时给予适当调整照顾，但被照顾者将在胜出选手中*后排名。因此，我中心之所以采纳评委建议，完全是从有利于各兵种院校的长期协作、从顾全大局的角度出发给予考虑的。

三、关于对复赛结果的确定情况。从现场比赛的得分情况看，结果与评委们的赛前所料大致相同：在5名胜出者中，前面4名均为××大学的选手。对此，我中心组织评委们进行了讨论。会上，评委们意见一致，认为选手的得分并未当场公布，从比赛的整体情况看，有必要将此结果进行一点小调整，即把××大学的第4名调整到第6名，原第5名调整为第4名，原第6名为第5名。故最终公布的结果为：在取得决赛资格的5名选手中，前3名为××大学选手，其余2名分别为××学院和××学院的选手。因此，我协作中心上报教学局的复赛结果，其中固然有从大局出发适当照顾××学院的因素，但同时也是充分尊重评委意见的结果，此外并无他因。

专此报告。

××协作中心办公室

二○○三年×月×日

这是一份标准型的答询报告。此报告是××协作中心办公室在接到上级主管部门电函询问演讲比赛复赛结果后所作的答复。

从这份报告中，我们可以看出，—份答询报告，其正文内容构成与一般报告相同，都是由报告导语、报告主体和报告结束语构成。所不同的是，答询报告较之于一般汇报性、反映性或建议性报告，其特点表现为内容更为集中、单一，篇幅更为短小，而且明显地带有较强的时效性，必须在上级来函来电规定的时间范围内办结。

因此，在写作答询报告的正文时，规范的结构就是分为三部分。

第一部分是正文开头，也是报告的导语部分。它通常以引叙来函的形式作为行文背景，然后以文种的承启语作为报告主体内容和开头之间的连接。如例文中的“×月×日电函悉。现就我协作区军校大学生演讲比赛复赛结果的有关情况报告如下”。这一部分虽然只是使用两句套话，但它却是不可或缺的，套话形式下所传递的公文信息在于：第一句话讲明答询的缘由，告知对方本级机关已经全面了解了上级的询问事项和有关要求；第二句话主要是用以表明下面所要叙述的主体内容，完全是根据来电来函中提出的问询事项进行的回答，这样就能使受文者快速地进入阅知和处理公文的状态。

第二部分是正文主体，也是报告的核心部分。这一部分主要是根据上级询问的问题，具体表述有关的情况及其原因。写作时，如上级询问的事项单一，在行文时可以采用篇段合一的形式；如询问的事项较多，或者询问的事项虽然不多但要表述清楚却有一定困难时，则可以采用分层分段或分部分写作的方式逐一进行陈述。如例文中的主体部分，因为总参院校教学局将反映者的存疑之处在电函中进行了询问，因此，该协作中心就针对电函中的问题，分三个部分逐一给予回答。这三部分构成答询报告的主体，既表现了答询单位对上级所垂询问题的重视，又体现出了答询者清晰的写作思路。

第三部分是正文的结尾。答询报告的结尾比较简略，通常都使用固定结语。但由于答询报告属于专题报告类，因此它的固定结语不能随便套用其他类型报告的结语式样，而应主要使用“专此报告”或“特此报告”的形式，紧接着正文之后另起一段书写，用以表明所需回答的问题到此结束，并以此表示对上级的尊重。

在掌握结构规范的基础上，写作答询报告时尚需注意如下三个方面的问题。

一、要注意答询内容的针对性。由于答询报告的行文目的是回答上级机关或领导的疑问，以便其了解和掌握相关情况，为决策和处理问题提供依据。因此，本级机关特别是撰写报告的工作人员，在熟知对方询问问题的基础上，就要紧紧围绕其核心问题去确定答询报告的主旨，根据对方之所问，有针对性地逐一给予恰如其分的回答。而不能在报告中顾左右而言他，在关系不大的问题上详陈细述，在实质问题上却避实就虚，甚至答非所问。如例文所示，撰稿人能针对总参教学局所提到的三个问题，从复赛的前期准备到现场比赛的组织过程，从评委的提议到本单位采纳建议的考虑，从原始的比赛结果到评委最后的讨论决定，条分缕析，不枝不蔓，将三个问题回答得清楚明了，从而方便了上级领导阅知和处理。

二、要注意答询内容的真实性。内容真实是公文具有存在价值和产生社会效用的关键，答询报告也不例外。如果答询报告虽然针对上级的问题给予了回答，但给上级的答案是虚假的甚至是错误的，这就不仅仅是撰写人员能力不高、文风不正的问题，更主要的是反映出了本级机关的工作指导思想不正确，领导作风虚浮的问题。

这种答询报告所产生的后果，轻则是无法让上级掌握了解情况，不能有效处理解决问题；重则可能误导上级作出错误决定，在解决处理问题时南辕北辙、事与愿违，甚至出现无可挽回之结局。因此，在回答上级的问题时，正确的做法是有一说一，有二说二，陈述客观事实有利于人时不虚美，不利于己时也不隐恶，实事求是，使答询报告的公文信息回应达到最高的可采信度，从而实现行文目的。如例文中第二部分“关于对比赛名次的确认考虑”和“关于对复赛结果的确定情况”的回答，就是一种正确行文的范例。实事求是地说，比赛的目的就是不管选手们原本是什么水平，只要站在了赛台上，大家就必须在同一尺度下量长短，在统—评分中排名次。因此，就文中所述原因，尽管评委的建议和协作中心从顾全大局角度的考虑不无可取之处，但其实质上以照顾参赛院校的“面子”而调整比赛结果的做法，从比赛的公平公正性角度而言仍然是错误的，这一点我们无需回避。但就从保证公文内容的真实性角度来说，例文却有很好的借鉴作用。因为例文中在这两个问题的回答上客观真实，使淡然其中的—点“私虑”融化在了“公心”之中，因此，其报告的效果应该是容易让总参院校教学局采信和接受复赛结果的。

三、要注意答询办文的时效性。答询报告较之于其他类型的专题报告，由于存在上级的“问”，问的目的是要获得答案，因此也就决定了回答要快的特点。这就要求撰稿人在写作过程中必须注重答询办文的时效性。一方面是要有时限观念。上级机关或领导之所以会有电函询问某事项，大多是在处理事务或决策过程中遇到了不清不明之事，需要对相关的问题进行准确掌握或全面了解，以待在充分掌握情况的前提下排除存疑，作出决定。因此作为给上级提供“答案”的报告，在这一点上就需要给予充分的“配合”，在其规定的时限内尽快完成文稿上报。另一方面是要以短小精实的篇幅去增强时效。答询报告通常必须一次性回答清楚所有问询事项，如若为求“毫厘必清”而在答询时面面俱到，不舍弃事项的细枝末节，就势必会导致撰稿时要花费大量时间去理清“答案”间的关系从而使报告内容变得冗长，不利于阅文者尽快阅知和处理。所以要使报告有时效性，还应尽可能在取重点、抓实质内容方面下功夫，并在用语方面取精用宏，这样才能以短小精实的文字去加强答询报告的时效性。

（《应用写作》2004年第10期）

作者单位：武警广州指挥学院

责任编辑：刘韦

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第二篇：询价注意事项

****经济技术开发区在建绿化景观工程

主要材料询价活动的相关事项

为保证****经济技术开发区在建绿化景观工程主要材料询价工作的正常有序进行，经询价小组集体研究决定，现确定以下注意事项：

1、人员管理：参与询价的人员在询价前实行实名签到制，未经主管领导批准，不得请假、晚到、早退。询价结束后，需按时参加询价总结、分析会议，并签字确认。

2、询价人员应服从带队人员的统一管理，遵守询价纪律，保证询价的严肃性和公正性。参与询价的人员不得单独行动，不得从事与询价无关的活动。

3、车辆管理：车辆由****项目管理部统一调度管理，其中****公司安排车辆一部，参与询价的两家施工单位代表各安排一辆五座以上的车。车况应良好，驾乘人员需严格遵守交通法规，确保安全出行。

4、费用管理：

（1）询价费用支出本着“勤俭节约，公开透明“的原则，坚决杜绝乱浪费、乱支出等不良现象发生。

（2）各标段施工企业分别提供3000元询价费用，多退少补。用于支出路桥费、燃油费、食宿费等必要的开支。

（3）施工企业所交的询价费由询价小组委托****项目管理部统一管理，专款专用，接受监督，定期公示费用支出明细表。

在建绿化景观工程询价小组

2018-9-2（备注：白浪河项目外出考察的住宿费由****综合治理指挥部负责，交通费和餐饮费由两家施工单位共同承担）。

第三篇：报告写作格式及注意事项

报告格式

.原则上，书面报告格式应包含三大部份：篇首、正文及參考资料。这三大部份的 出现顺序在报告或論文写作中皆应严格遵守，但篇首、正文及參考资料所包括的项目 则可有所出入。

下面顺序及项目可供參考：

一、篇首

1.封面（实务专题/論文标题页）

2.摘要（Abstract）或总结（Summary）

3.目錄

4.图目錄

5.表目錄

二、正文

1.绪論/前言

2.报告本体

3.结論

三、參考性资料（顺序可更换）

1.參考书目

2.附錄

3.索引（如有的话）

------------------------------

一、篇首

1.封面

(1)专题名称

(2)报告名称（期初、期中或期末）

(3)专题分组学生姓名、学号

(4)指导教授名衔

(5)系、科、所名称

(6)院校名称

(7)缴交期限

第(5)、(6)项亦可放於封面之最上端，专题名称则以较大号字列印。

2.摘要或总结

摘要系将整个报告或論文架构用最精简的方式表达出來，帮助阅讀者尚未翻阅全 文之前，就知道作者的全盘性慨念。

摘要主要内容应包括：

(1)问题之简要陈述

(2)问题解决所用研究方法的扼要說明

(3)问题解决过程

(4)所得结果

基本上，「摘要」包含前述项目，但其中文长度以300 至500 字为宜，英文不宜 超过300 字。

例：摘要

工作场所中勞工会因意外或其他狀况，导致上肢触及机械危险区域，造成伤害的 发生，因此机械安全中有关防止上肢伸及危险区域的标准订定有其必要性，欧洲标准

EN 294即立意於此。此類安全标准必须依据勞工族群的人体计测资料且国人体型、肢 体尺寸不同於西方人，本研究目的即在於建立相关的本土化资料，提供工作场所安全 设计时參考。

本研究利用动作分析系统，探讨国人身高在第95百分位數以上男性伸越防护结构 时上肢活动范围，受测者三十位，并利用1996年我国勞工人体计测资料及受测者静态 量测值探讨向上伸手、手部弧形摆动、及穿过开口部等安全距離數据。结果显示，本 研究所得相关安全距離值较EN 294有些许差異，但其趋势相同。工厂安全规划时，应 依机械危险程度及工作环境允许等情况判断，适当增加安全距離的比例，以增进工作 场所安全性。

关键词：人体计测资料、机械安全、活动范围

通讯作者：李正隆，(413)台中县雾峰乡吉峰东路168号，朝阳科技大学工业工程与管 理系

3.目錄

目錄包括有绪論、章节名称、以及參考书目、附錄及索引等项目，这些皆需与正 文中出现的各章节大小标题完全一致。

目錄主要是提供报告中所包含的项目、内容及顺序做一概略性介绍。最终的目錄 要在整篇报告完成后，才编定页码，章节目錄编排则可於每一章节完成后定案。目錄的编排系以各章标题顺序列出，每一章若有小节标题通常比主章节标题向右

退兩格（英文为一个indent），以突显出报告的结构大纲。若在各节之后尚有更细的 节，亦依此方式处理。

例 目錄

摘 要.........................i

Abstract.......................ii

目錄....................iii

图目錄.......................iv

表目錄........................v

第一章諸 言...................1

第一节计画之背景与重要性.................1

第二节研究目的................3

第二章研究方法.....................5

第一节身体动作模拟...............5

第二节上肢活动范围量测.....................8

第三节机械安全标准本土化...............10

第三章结果...................13

第四章讨論...................16

志谢..........................20

參考文献.........................21

附錄机械安全标准之本土化建议.................25

4.图目錄、表目錄

主要在於方便查阅，是否应该列出，由作者自行决定。一般性原则为若图表很多，以列出为宜，否则可以省略。

前述为有关於「篇首」部份的說明。篇首部份的页码则以羅马數字i，ii，iii„编

排．与正文开始页码之阿拉伯數字不同。装订时，外封面与内封面页间应有一空白页

（底外封面亦同）。

例

图目錄

图1 向上伸时之高度（REACHING UPWARDS）..............1

图2 三度空间的人体动作分析系统..................6

表目錄

表1 危险区域所致的是低度危险时，伸过防护结构之欧洲标准安全准则....3

表2 危险区域所致的是高度危险时，伸过防护结构之欧洲标准安全准则....9

二、正文

正文系构成整个实务专题报告的最重要部份，有关的理論与事实論据，都在这一

部份提出。专题/論文所获得的结果与心得，都要经由此部份系统化与组织化以合理、简明、及連贯的方式发挥出來。

专题报告并不一定要像論文架式，但学习論文撰写方面，细心规划正文组织，适当编 排并表达每一章节重要而合理部分，则为一致的概念。

正文包括绪論、报告本体及结論三部份。通常讀者在阅讀一篇完整报告时，会先

看绪論与结論，认为值得看之后才继续阅讀全文，否则就可能造成舍弃的结局。因此，除了报告本体外，撰写绪論与结論时，应格外谨慎。

1.绪論/前言（Introduction）

绪論/前言的撰写，应该注意到兩个重要目的：

(1)将问题以合适文字叙述系统性提出

(2)激发讀者阅讀兴趣

绪論主要包括下列部分：

(1)研究动机：阐述实务专题/論文题目进行之缘由，藉著专题/論文可以解决那些问题，达到那些实务与理論的目的。

(2)问题陈述：研究动机必然涉及研究所欲解决的问题，详细而明确的将问题陈述出 來，为此处之重心。

(3)研究范围：界定出何者为专题所欲探讨的領域及范围，何者不是。

(4)文献探讨：依据专题设定范围，调查、寻阅与主题相关的文章及著作。若此部份资 料甚多，亦可另立专章探讨。

(5)研究方法与过程：与专题/論文主题相关的研究方法說明、资料來源、资料取得方法 及程序、研究分组情形及工作进度表编拟。

2.报告本体

由於各专业学门题目差異甚大，不容易规定出报告本体的架构方式。但是，仍有 些原则可供參考：

(1)标题的选择要具有明确的說明作用。

(2)在图形解說优於表格，表格又优於文字的原则下，应尽量利用图或表的方式阐述问 题、架构或结果

(3)较为次要的资料解說可移於报告后的「附錄」上，避免本文太过於冗长。

(4)整个研究过程所涉及的論证或发现，应该以合理且有秩序的方式加以组织验证，与 绪論中所提及的研究目的建立邏辑性連系关系。

(5)研究过程重大发现应予以强调說明。

3.结論与建议

每一篇报告的后面，都应该要有一个结論，其功能系将整篇报告作一简明扼要的重新叙述与总结，以留给阅讀者有一明确具体的印象。若研究过程中有重大发现，亦 须略予讨論。其次，在研究期间所碰到的一些不在研究涵概范围内但值得探讨的问题 应予列出。若有具体性解决此類问题的方法或指示方向，则可以做成建议事项提出，提出方式则以条列式为宜。

三、參考性资料

1.參考书目

參考资料的排放位置应列在正文后的一页，注明引用资料來源。至於參考书目如 何引注的问题，由於不同的期刊常有不同的參考文献写作规定．下列为工业工程学刊 的中英文參考文献范例，本文不多作解释。

(1)Lawless, J., Statistical Models and Methods for Lifetime Data, John Wiley and Sons, New York, N.Y.(1982).(2)唐明月，系统分析—理論与程序，第138-164 页，中兴管理顾问公司，台北（1985）。

(3)谢长宏、杨元培，「软体专业人员属性之分析架构」，管理科学学报，第二卷，第 一期，第13-34 页（1985）。

2.附錄

许多专题制作过程中所搜集到的原始资料、研究分析整理出來的图形或表格及其 他各种文件资料，如果列入正文会过於冗长而有损於整篇正文结构时，可以列入附錄 部分。

3.索引

一般的专题报告并不需要有索引。

四、口头报告教具的内容

1.在制作口头报告的内容前，应先了解：这次报告的对象（亦即观众）是谁？有多少 时间可用？口头报告的主题为何？口头报告的目的为何？

2.口头报告教具内容型式：(1)文字；(2)图表（以投影片或幻灯片为例）。

(1)文字：

·作为演讲者/报告人有关演讲内容的提示。

·投影片文字内容应精简扼要，点出演讲内容的核心重点。

·文字字型、图表应够大，让后排的听众也可看得到。

·每张投影片上的资料最多有五个项目的叙述，如果要表达更多（如六个以上）项目，建议应分成二张投影片。每个资料项目最好不超过兩行，最多不可超过三行。·如可能的话，每张投影片应有一个副标题（包括前述B 中所提的狀况）。

·文字若为英文字，不宜全部为大写或小写，应以大写字母起头即可。字型建议使用 “Arial”，不要使用Times Roman，避免「光渗」作用（笔划粗细）。

·演讲/报告时，避免将投影片文字直接向观众朗讀，应使用稍微不同的說法來說明。·每张投影片上应采用同一种字型，而且字型大小应大致相同。且每张投影片应具有 标准化的格式，不致让投影片的格式变化过多，模糊述求的重点，而且可让简报内 容看起來連贯且又专业。

·每张投影片上可放上自己研究室或学校的校徽或其他，作为一个特色。

(2)图表：

·科技研究报告中，可概分为六大類（如附錄）：折线图（line graphs）、直条图（bar graphs）、圆形图（pie diagrams）、表格（tables）、照片（photographs）、绘图（line drawings）。

·可能的话，应避免采用表格，而用图形表示。若必须使用表格，则应尽量简单且大

些，只要提供的资料足以支持自己的論点即可。

3.报告的内容大纲主要可包括：为何做（简介、绪論、前言）？如何做（方法）？做 了什麼（结果）？讨論；结論（结语）与建议：

(1)封面页（包括题目、作者、单位）；(2)大纲；(3)前言（或绪論、目的）；(4)研究方法（或实验方法）；(5)结果；(6)讨論；(7)结論（与建议）；(8)志谢。

4.在传统的视觉显示中，下列原则与一般讀者之认知具有较高的相容性：

1.与时间及顺序（步骤）相关的东西由左至右呈现

2.与顺序（步骤）相关的东西由上向下呈现

3.位於图形中央的物件较周边外围物件重要

4.位於图形前景的物件较背景物件重要

5.较大的物件比较小的物件具有更高的重要性

6.较粗的物件比较细的物件具有较高的重要性

7.图形中较复杂且资讯较多的区域具有最重要的资讯

8.具有相同大小?形狀?位置?颜色的物件之间有某种程度的关聯

9.图形中比周围物件突出的东西最容易受到讀者的注意

5.某類的资讯惯例上几乎是以图形的方式來呈现，例如成本分析?预算计算?频谱 分析?电子电路?建筑规画?地理资讯等。身为一位专业人员，你有责任了解该专业 領域典型的视觉呈现方式，并适当地应用它们。

第四篇：公文写作规范注意事项

规范公文、材料用字及格式的几个问题

一、文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范，应该用逗号，即“第一，”、“第二，”、“首先，”、“其次，”等。.“一，”、“二，”、“三，”等用逗号不规范，而应该用顿号，即“

一、”、“

二、”、“

三、”。

3.“

1、”、“

2、”、“

3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范，而应该使用齐线墨点（实心小圆点），即“1.”、“ 2.”、“ 3.” 或“A.”、“B.”、“C.”。.序号如加括号，如（1）（2）（3）等不再加标点符号。

二、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示，如“二○○九年十月”，则中间的“○”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”，而应该用圆“○”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择）；年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长“0”表示，如：“2009年10月”。

三、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“„ ‟”（一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择），而不应该用小括号“（）”或中括号“[ ] ”。如：安语字（2009）5号（不规范）

安语字[2009]5号（不规范）

安语字„2009‟5号（规 范）

四、正确区分连接号和破折号

1．凡文中使用连接号的应该使用“～”，而不使用“——”或“ ── ”。如：2009年9月～10月中的“～”（使用规范）

2．凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“ ── ”而不用“～”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。（选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找）

五、汉语拼音注音字母的正确使用

1.大小写：句子的首字母大写；诗行的首字母大写；专有名词每个词首字母大写；标题、标语可以全部大写。

2.分连写：词内连写，词间分写。

例：“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注，不规范。

以下标注规范：

“公 共 场 所 请 勿 吸 烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

第五篇：介绍信格式 写作规范 写作要求 注意事项)

介绍信格式 写作规范 要求 注意事项

概念解说

介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，它有两种类型：一种是印好格式的介绍信，用时按空填写即可：一种是用公用信笺书写的介绍信。

主要作用

1.介绍信主要用于联系工作、洽谈业务、参加会议、了解情况时的自我说明。

2.对于持信人而言，介绍信具有介绍、证明双重作用。

分类说明

介绍信有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。

介绍信有两种：一种是便函式的介绍信，一种是带存根的介绍信。介绍信形式一般有书信式和填表式两种。

书信式介绍信一般用印有单位名称的信笺书写，格式与一般书信基本相同。

填表式介绍信是一种印有固定格式的专用信纸，需根据要办的具体事项按格逐一填写。填表式介绍信有存根，便于查存。

写作规范

（一）普通介绍信。用公文纸书写：

1．在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

2．联系单位或个人的称呼。

3．被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“×××等×人”）。

4．接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

5．本单位名称和写信日期，加盖公章。

（二）带存根的印刷介绍信。有规定格式，使用只须填上有关内容。

1．存根部分简填，以便日后查考。

2．本文部分要填写详细些。

3．派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

4．重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

5．除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章

写作要求

1.接洽事宜要写得具体、简明。

2.要注明使用介绍信的有效期限，天数要大写。

3.字迹要工整，不能随意涂改。

注意事项

（1）要坚持实事求是的原则，优点要突出，缺点不避讳，最好是用成就和事实替代华而不实的修饰语，恰如其分地介绍自己。

（2）要态度诚恳，措词得当。用语应委婉而不隐晦，自信而不自大。

（3）篇幅不易过长，言简意赅，在有限的篇幅中突出重点，同时文字要顺畅，字迹要工整。

范例参考

范例一 普通介绍信普通介绍信：兹介绍我公司 同志等 人（系我公司），前往贵处联系，请接洽。此致敬礼xx公司（盖章）年 月 日范例二 专用介绍信专用介绍信(存根)(字第 号)等人前往 联系。年 月 日（有效期 天）„„xx字第x号„„„（盖章）„„

英文范例

subject: Introduction

Dear Mr./ Ms.,This is to introduce Mr.Frank Jones, our new marketing

specialist who will be in London from April 5 to mid April on business.We shall appreciate any help you can give Mr.Jones and will always be happy to reciprocate.Yours faithfully,Yang Ning尊敬的先生/女士，现向您推荐我们的市场专家弗兰克??琼斯先生。他将因公务在四月五日到四月中旬期间在伦敦停留。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常愿意回报您的帮助。

您诚挚的杨宁