设备档案管理程序（合集）

第一篇：设备档案管理程序

目的：建立一个设备档案管理程序，保证本公司设备具有完整、规范的档案。2 范围：公司设备档案的管理。3 责任者：工程部。4 内容：

4.1 设备正式移交给使用部门运转使用前，工程部应根据有关规定对设备进行统一编号，并登记在设备总台帐，分类台帐及设备明细表上。

4.2 设备使用年限在一年以上，购置价值(包括出厂价、运杂费、修理费等)在1000元以上的设备为固定资产设备，不具备以上条件的设备为低值易耗设备。

4.3 工程部及设备使用部门应对每台固定资产设备建立设备卡片、设备台帐并编辑成册，对低值易耗设备单独作表登记。

4.4 部门设备管理人员要定期核对帐、卡、物，必须做到帐、卡、物项目内容相符。

4.5 主要生产设备转入固定资产的同时，即应按单台建立设备档案。设备档案由工程部保存。

4.6 设备档案是设备从出厂到报废整个过程中，设备管理、使用、维修等环节，有关凭证、记录和数据资料的总括，同时又是设备使用、保养、修理、改造以至更新报废的依据。设备管理人员要重视设备资料的建立、健全、检查和整理工作。

4.7 设备技术档案资料内容： 4.7.1 调研、选型、可行性分析资料；

4.7.2 设备订货合同、出厂合格证、出厂精度、性能检测记录； 4.7.3 装箱单及附件、工具明细表；

4.7.4 开箱验收单；

4.7.5 安装、调试验收单及移交使用记录； 4.7.6设备备品、备件目录；

4.7.7 设备使用说明书、电器说明书； 4.7.8 随机图纸、图册； 4.7.9 备件图纸；

4.7.10 设备改造申请书、说明书、图纸、鉴定结果； 4.7.11 设备事故报告单； 4.7.12 设备封存单； 4.7.13 设备启封单； 4.7.14 设备报废单；

4.8 设备调拨时，技术档案应随机调入调出，报废设备的档案材料，有价值部分应由工程部封存。

4.9 设备技术档案要有专人管理，公司内技术人员查阅时要经部门领导同意，档案不应外借。

4.10 设备管理人员对设备管理工作中所遇到的上级文件、工作总结、工作报表、工作计划、规程制度、设备工作会议记要等，要分类管理。

4.4 本文件相关表格见附件。5 文件的培训：

5.1 内部培训讲师：人力资源部指定人员。5.2 文件培训对象：工程部相关人员。5.3 文件培训课时：0.5～1小时。6 文件变更历史：

F-EN-1002-00

*****有限公司固定资产设备台帐

F-EN-1003-00

设备档案目录

第二篇：设备管理程序1

设备管理程序

1．目的

1.1保证设备完好率，使生产正常运行；

1.2改进设备性能以满足不断提高产品质量和生产效率的要求。2．适用范围

适用于全公司的生产设备管理。3．职责

3.1设备管理部门负责：

3.1.1跟踪和了解本行业装备发展的信息，选择先进适用的技术设备，定期向生产副生产副总经理递交引入新技术、新设备、新材料动态情况报告。

3.1.2对现有设备施行全面管理

a.整理设备资料(说明书、合格证、保修单、随机备件及工具清单等)归档；

b.建立设备使用和维修档案；

c.编制设备操作规程、岗位维护保养规程，并对生产部门的骨干进行培训，属于专业机械的还要对操作者进行培训；

d.编制《设备检修计划》、《设备检修程序》；

e.直接领导设备科对动力设备和公用设备进行管理；

f.编制委外修理设备项目清单，签订修理合同，实施修后验收，必要时派员跟踪拆装修理现场；

g.编制易损件的合理库存量；

h.主持第五级设备检查，督导、验证和评价下级的设备管理；

i.每月一次将整机、零配件供应商和修理情况资料报财务部门汇总存储。

3.1.3接受生产副生产副总经理的指示，搜集汇总设备使用意见，记录设备缺陷，编制设备技术改造计划，经批准后组织实施。

3.2设备使用部门负责：

3.2.1正确操作使用设备；

3.2.2设备的日常维护与保养；

3.2.3设备的现场保管；

3.2.4设备缺陷的及时如实汇报。

4.工作内容及要求

4.1设备购置和更新

4.1.1设备管理部门根据公司规划和生产经营的实际需要，每半年或生产副总经理有指示时向生产副总经理递交“设备购置的技术经济分析报告”，并附报“设备购置计划”。

4.1.2生产副总经理对下述资料组织论证：

a.召集设备管理部门及设备使用部门负责人讨论；

b.组织对两家以上的供应商进行询问报价；

c.必要时聘请专业人士征询意见。

通过论证要对设备的先进性、适用性、维修性、安全性、售后服务等项目作出评价并记录，按择优选定的原则，对“设备购置计划”进行审批。

4.1.3设备管理部门依批准的“设备购置计划”，跟多家供应商洽谈，货比三家后，起草合同，按《合同管理制度》的规定报批；

4.1.4由采购部或生产副总经理指定的人员按照《采购控制程序》执行采购。

4.1.5设备到厂后，由供应商安装试机或由我司人员安装试机，达到预期的技术参数后，由使用部门、采购部门和设备部代表共同验收，并填写“设备入厂验收表”及“重点设备安装、调试记录表”。

4.1.6设备管理部门对已购置的设备：

收集资料，进行分类、编号、归档，并填写“机器设备一览表”；

b.在设备上进行标识；

c.填写“设备移交清单”移交给使用部门，并按《设备使用前培训考试规定》，对设备使用部门的负责人和操作工进行培训和考试。

d.对设备运行和完好检查进行记录统计。

4.2设备的保养与维修

4.2.1设备管理部门 a.编制生产设备的操作规程和维修保养规程；

b.对使用部门骨干或重点设备的直接操作者进行培训；

c.每台机器设立对应的履历档案存于公司财务部，并录入电脑；

d.每台机器设立“设备保养及维修记录卡”，注明保养项目及频次记录保养及维修的经历，“记录卡”一年一换；

e.每年的12月20日前编制次年的“设备检修计划”报生产副总经理批准；

f.根据设备检修计划或设备运行记录对设备进行维修和保养，并在“设备保养及维修记录卡”上作好记录；

g.计算设备维修费用，统计备品备件消耗情况；

h.指导机修人员循合理路线每日巡视生产设备，发现并记录问题，及时排除；

i.必须委外维修的设备，办理批准及出厂手续，返回时核对修理项目，验收并作记录。

4.2.2使用部门

a.组织对员工的全面培训，落实规程要求；

b.督促组长、操作工、维修工按“设备保养及维修记录卡”的内容执行保养工作；

c.了解设备状况，及时向设备部报告和设备故障和设备事故。

4.3设备管理记录

4.3.1记录的分类：

a.普通设备管理记录；

b.重点设备管理记录；c.现场台帐记录及档案记录。

4.3.2普通设备管理记录的内容、方法：序号内容方法执行部门归档时间a设备前期资料：

“技术经济分析报告”、“设备购置计划表” 洽谈记录纸、设备商的广告资料、其他·起草合同，资料附后；

对多家资料进行比较，作出选择说明。设备管理部门资料使用完毕即归档b设备原始资料(说明书、图纸、保修卡、合同、合格证、进口单、运输单等)·登记、编目，送财务部存档；

资料将目录录入电脑备查。财务部设备到公司后一星期内c设备安装、调试及交付使用部门时的交接资料·由设备部拟定安装调试验收项目，逐项真实记录于“安装调试记录表”中；

交接时现场试验及外观情况记录入“设备移交单”中。设备管理部门及使用部门d设备维修记录卡随机一卡、随修随记，年终换新，旧卡归档。设备管理部门e设备检修记录执行设备检修计划和设备出现重大故障送机修车间及委外修理时的记录设备管理部门f设备技术改造记录对设备结构、性能进行改进的记录。设备管理部门g设备损毁记录设备有部分损坏或整机毁坏时记录损毁情况、原因、责任。设备管理部门h设备报废记录记录报废设备状况，说明是正常报废还是事故报废。设备管理部门4.3.3重点设备管理记录及方法：

4.3.3.1重点设备指“稀、贵、精、危”类设备。

a.“稀”：稀少设备，全公司拥有量在2台以下的设备；

b.“贵”：贵重设备，原购置单价在2万元以上的设备；

c.“精”：精密设备，精密度很高，需要专业保养和调校的设备。

d.“危”：危险设备，指有易燃易爆危险的设备或结构容器。

4.3.3.2重点设备执行4.3.2外，还须执行下列规定：

a.由设备管理部门制订“××设备维护检修程序表”，按期对该设备进行表列内容的例行检修，并将此表挂于设备现场；

b.实行易损、易耗件的单列管理，保证库存，随时备用；

c.实行“重点设备清单”管理，保证设备主管人员明确本项的职责；

d.生产副总经理每6个月一次对重点设备组织检查，填写“设备状况评定表”。

4.4设备的报废和淘汰

设备有缺陷已无法修复或技术经济指标落后需要淘汰时，由设备使用部门和设备管理部门按“设备报废淘汰申请单”的内容依次填写处理。

4.5设备事故处理

4.5.1发生设备事故必须立即逐级上报；

4.5.2遵照“事故情况不搞清，不放过；事故不分清责任人、不吸取教训，不放过；防止同类事故重复发生的措施不制订落实，不放过”的“三不放过”原则处理。

4.5.3接到事故报告后，设备管理部门和使用部门负责人应立即察看现场，将事故情况、原因、责任人、落实措施,填写“设备事故报告表”，向生产副总经理汇报。

4.5.4事故资料经生产副总经理核准后，由总经办通知人事行政部和其他有关部门遵照执行。

4.6设备检查

4.6.1定义：设备检查是按照本程序规定，对设备的性能和外观状况进行察看、试验、检测，评审设备处于何种状态（良好、堪用、恶劣、报废）的一项工作。设备检查是评价设备管理、维修、保养情况，变更检修计划、申请设备报废、设备更新的依据。

4.6.2设备检查内容

a.设备管理部门针对每种设备制订检查表；

b.检查时实行扣分制度，每月由设备部公布一次扣分情况，每种设备的状况由设备管理部门制订项目分解，并定出每项分值，规定总分为100分，每月每个岗位确定合格分值，若低于合格分值，按差额计算罚款，若高于合格分值，按超出额计算奖励。(具体制度由设备部制订)；

c.扣分和奖分制度实行层级权数递增制，即：同一项内容分6个层级：1级岗位自查（日班后）；2级班长查岗位； 3级车间查岗位；4级厂部查岗位；5级公司设备管理部门查岗位；6级公司政办室抽查；7级公司查重点。

4.6.3设备检查组织

a.一级检查：是指岗位自查和互查，自查每日一次或以上，互查一周一次，按《设备操作规程》中的规定进行；

b.二级检查：是指班组长对岗位的检查，按《班组长职责》进行，通常分为外观检查（每日一次或以上）、性能检查（每周一次）、产品质量印证检查（随时进行）。

检查结果用以考核操作工的操作和保养设备的能力。

c.三级检查：是指车间一级（或相当于车间一级）的组织对设备的检查，检查结果用以考核班组长及岗位设备管理工作质量。其方法为：

ⅰ.抽查，按事先制定的计划表，轮流随机进行，每月每台设备不少于1次；

ⅱ.质量印证检查，从产品质量病疵中追溯查证；

d.四级检查，是指工厂部组织的对各车间的检查，方法同c每月2次，检查结果用以考核车间主管、班(组)长、岗位工的设备管理和维护保养工作质量。

e.五级检查，是指由设备部组织的设备检查，用以考核工厂部、车间、班长、岗位的设备管理工作质量，其检查方法为：

l按照设备在册目录制订检查计划；

2听取各方面意见后，确定重点检查的设备；

3对“设备保养及维修记录表”进行审阅，确定检查重点；

4从贸易部收到的客户质量投诉中寻找设备因素进行检查；

5组织机修人员全面检查；

6重点设备由主管或经公司确认有资质的人检查。

检查结果作为考核各部门主管及以下人员的设备管理工作依据。

f.六级检查，是公司政办室组织的设备检查，抽查有代表性的设备。

g.七级检查，是公司最高层亲自组织的专对重点设备的检查，检查方法由总经办决定，检查结果作为考核部门主管及以下人员的设备管理工作依据。

5.相关文件

5.1《申购管理程序》

5.2《采购控制程序》

5.3《合同管理制度》

5.4《质量记录控制程序》

5.5《设备操作规程》

5.6《岗位维修保养规程》

5.7《设备检修程序》

5.8《设备使用前培训考试规定》

5.9《班组长职责》

5.10《设备事故报告责任制度》

6.质量记录

6.1设备购置计划表

6.2设备入厂验收表

6.3机器设备一览表

6.4重点设备安装、调试记录表

6.5设备移交单

6.6设备检修计划

6.7重点设备易损件库存计划

6.8设备履历表

6.9设备保养及维修记录表

6.10重点设备定期检查记录表

6.11委外维修记录单

6.12设备检查记录表

6.13设备事故报告表

6.14设备报废、淘汰申请单

6.15电蒸汽锅炉运行日志

第三篇：设备设施管理程序

1． 目的和适用范围

1.1目的通过对设备设施的运行、检修、备件管理和控制及设备规程、固定资产的管理，保证

和提高设备性能、精度和技术水平，满足产品质量、安全环境管理的要求。

1.2适用范围

适用于公司生产设备、设施的控制、管理（其中包括工业建筑、炉窑、烟囱、特种设备、基础自动化系统、仪控系统成套设备硬件及软件、自动防火、自动报警、环保设备、监视和测量设备）。

2．相关文件和术语

2.1相关文件

2.1.1《消防管理程序》

2.1.2《生产设备检修安全管理规定》

2.1.3《相关方管理程序》

2.1.4《外委工程及外协施工单位安全管理规定》

2.1.5《公司外委设备检修工程安全环境管理规定》

2.1.6《固体废物控制程序》

2.1.7《生产设备事故紧急状态应急预案管理办法》

2.1.8《工业厂房可靠性鉴定标准》（BGJ144—90）

2.1.9《设备检修改造设计管理的规定》

2.1.10 《生产设备设施运行管理办法》

2.1.11 《生产设备设施检修管理办法》

2.1.12 《推进和规范协议保产的有关规定》

2.1.13 《关于规范生产设备维修计划工程及外协施工单位管理的规定》

2.1.14 《固定资产管理办法》

2.1.15 《公司事故管理文件》

2.1.16 《设备设施使用、维护、检修规程的管理办法》

2.2术语

2.2.1五定：定点、定质、定量、定期、定人

2.2.2事故四不放过：事故原因没有查清不放过；事故责任者没有严肃处理不放过；广大

职工没有受到教育不放过；防范措施没有落实不放过。

2.2.3 “三清”退场：指项目完工后，工棚铁房、设备与工器具及建材物资、废物垃圾要清

理退场。

2.2.4 “三同时”：新、改、扩项目，执行职业安全健康、环境保护设备设施与主体工艺设

备设施同时设计、同时施工、同时投产。

2.2.5 设备“三大规程”：设备使用规程、设备维护规程、设备检修规程。

3．职责

3.1公司设备管理部是公司生产设备、设施管理的归口管理部门，负责公司设备、设施管

理的组织、协调、控制、指导、监督执行。

3.2二级单位

3.2.1二级单位设备部是设备管理执行机构，负责设备管理有关业务的日常管理，保证设备

设施的安全、正常运行，满足生产、环境、人身安全管理要求。

3.2.2二级单位生产岗位人员，负责设备日常点检工作，责任区域设备的清扫、安全措施的确认，设备隐患、缺陷信息的反馈并参与检修后验收及性能认可。

3.2.3二级单位设备点检、维护人员，负责生产设备的点检、维护，满足生产工艺、产品质

量要求。根据需要对设备进行计划性检修、日常维修或小改小革，改善设备运行技术状况，并组织和参与设备检修后的验收工作（包括特殊过程生产设备的认可），设备计划性检修和技改工程由公司设备管理部组织和管理，设备常规性检修由二单位组织管理。

3.3各二级单位应承接细化本程序：《设备设施管理程序》编号：ZGT/CX16-05C/0。

4．活动描述

4.1使用、维护、管理适宜设备、设施所具备的条件

4.1.1二级单位生产岗位人员上岗操作设备之前必须经岗位培训才能上岗。特种作业必须持

有有关部门颁发的《特种作业人员操作证》上岗。按设备使用规程和安全操作规程操作设备。

4.1.2二级单位设备点检、维护人员必须进行相应专业技能的培训，经考试或考核合格后方

能上岗。严格按设备点检标准、维护规程、检修规程维护设备。

4.1.3二级单位设备管理人员必须具备大专以上学历和专业技术职称，并应有相应的设备管

理水平，认真执行国家法律法规和公司的相关规定。

4.1.4 公司设备管理人员必须具备本科以上学历和中级以上专业技术职称，具有良好的设备

管理水平，组织公司设备系统贯彻执行国家法律法规、行业规定、技术标准和公司相

关规定。

4.2使用适宜的设备并实施设备点检

4.2.1生产岗位人员操作前和运行中对所属设备进行日常点检，做好记录，发现隐患、缺陷

及时向设备维护人员反馈信息，做到闭环管理。

4.2.2 对所属设备进行维护、清扫，并对安全措施进行确认，保证设备清洁和适宜的工作环

境。检修、改造后，参加设备验收，并对所操作的设备性能进行认可。

4.3生产过程设备设施的日常运行、维修管理

4.3.1 设备维护必须有专人负责，项目负责人同时也是安全责任人。

4.3.2 并做好设备运行、维护、检修记录。及时处理生产岗位人员反馈的设备问题。

4.3.3设备维护人员按责任区进行设备点检，专职点检员在实施专业点检的同时，检查日

常点检执行情况，并对安全设施或装置进行检查，对日常点检记录认可。

4.3.4专职点检员对设备或安全设施存在的隐患、缺陷及时登记到“设备点检信息汇总台

帐”，提出整改措施，必要时下达“缺陷项目整改通知单”，并对整改措施进行评价 和验证。对重大设备缺陷或安全隐患应上报主管部门，并纳入检修计划。

4.3.5设备的液压润滑油、脂要按“五定”要求执行，对换下的油、脂做好回收工作，并

做好记录和保管油脂化验单。对使用液压润滑油、脂牌号的更换必须经公司设备管理部批准，方能实施。

4.3.6各二级单位的设备、设施运行实施，应制定相应的作业文件进行过程控制。

4.3.7各二级单位按要求向公司设备管理部申报设备大修项目、隐患整改项目和技术进步

项目，由公司设备管理部各专业处室审查立项，经主管领导审批后，下达计划实施。

4.3.8设备检修人员在检修前、后必须按《消防管理控制程序》规定做好检查确认。依据

设备定修模型、计划性检修实施设备检修。设备检修实施过程严格执行设备检修规程及相关技术标准，并按公司《生产设备检修安全管理规定》执行，对外委施工单位的管理按《相关方管理程序》、《外委工程及外协施工单位安全管理规定》、《公司外委设备检修工程安全环境管理规定》执行。检修、改造、小改小革、更新后，做好设备调整、试车记录和设备验收记录，验收工作包括工程质量（设备的性能及精度）、安全和环保等内容。同时实施特殊过程生产设备的认可（相应制定特殊过程生产设备认可要求），并做好“三清退场”工作。外委工程由施工单位进行“三清退场”，并分类处理，设备管理部组织各二级单位进行验收，符合《固体废弃物控制程序》要求，各二级单位的设备设施检修实施，应制定相应的作业文件进行过程控制。

4.3.9二级单位及相关部门必须建全关键设备事故的抢修应急预案的管理。贯彻执行公司

《生产设备事故紧急状态应急预案管理办法》

4.3.10各二级单位每年 11月之前向公司设备管理部报送次年的起重机械设备定期检验项

目。经省（市）特种设备检验所检验后，各二级单位在接到省（市）特种设备检验

所下达的书面整改通知后一周内应整改完毕，并将整改结果向设备管理部进行书面反馈。一周内不能完成的整改项目，必须向设备管理部提交书面报告，经同意后按规定进行立项发包。起重机检验周期为两年，电梯和载人升降机检验周期为一年。检验合格并办理《安全检验合格》证后方可使用。对起重设备、电梯等特种设备的检修，必须由具有相应资质的检修单位承接。

4.3.11依据《工业厂房可靠性鉴定标准》（BGJ144—90），各二级单位每年6月20日、1

2月20日由专业人员对所属工业建筑进行技术状况评定。公司设备管理部专业科室对各二级单位申报的“工业建筑技术状况评定表”进行审核，负责编制公司《工业建筑重大隐患整改计划》下发各二级单位并组织实施。

4.3.12 现用的自动防火、自动报警消防设备、设施必须纳入设备管理范围，建立健全设备档

案，制订检查、维护管理制度及操作规程，绘制系统控制图，标明控制区域。各二级单位设备部为消防设备的管理实施单位，各二级单位保卫部门为消防设备日常检查、督促、事故应急处理组织单位。

4.3.13设备管理部组织各二级单位每年一次的防雷设施的专项检查，对检查中发现的问题

实施监督整改。设备管理部及各二级单位参与现用自动防火、自动报警消防设备、设施的全面检查测试和维护保养。

4.3.14 基础自动化系统、仪控系统的软件必须由专业人员负责保管及维护，其内容的修改、变动、复制必须经授权人的批准，授权人为二级单位设备部专业管理人员。

4.3.15各二级单位负责向公司设备管理部申报生产设备小改小革项目和检修改造设计计

划，按照公司《设备检修改造设计管理的规定》执行。设备技改项目责任人组织二级单位及施工单位相关人员在项目设计阶段，对改造工程的环境因素、危险源进行辩识，对设备技改工程安全、环保专业“三同时”的方案进行审查。设备技术改造的控制和管理二级单位执行相应的作业文件，4.3.16 各二级单位每日登录设备日常运行数据，以便公司生成“生产设备运行月报”，由

设备管理部汇总“主要生产设备作业率及事故故障报表”。

4.3.17 各二级单位设备部每月8日前提交“生产设备技术经济指标月报表”，为公司设备管

理技术经济指标统计分析及各钢铁企业对标提供依据。

4.3.18 各二级单位各备件计划人员根据本厂设备运行、检修需要和库存及设备管理部的要

求，编制备件计划，报公司设备管理部。设备管理部设备管理人员，根据二级单位申报的备件计划，进行审核平衡，经主管领导审批后形成“备品备件需求计划”。各二级单位备件计划不得含有国家禁止使用的设备、备件，对压力容器、制冷设备、放射性仪器仪表等危险品的采购必须符合国家有关规定，满足相关职业健康安全和环保要求。二级单位应按合同和图纸技术要求对备品、备件进行验收。备件在使用过程中出现质量异议，二级单位应及时报设备管理部进行落实处理。备品、备件的计划管理、采购、修复、验收等执行相关的备品、备件管理文件。

4.4生产设备、设施的提供

4.4.1 成套生产设备的采购、提供过程实施外包委托。

4.4.2 备品、备件的采购、提供过程实施外包委托。

4.5设备管理工作

4.5.1由设备管理部组织每年年初召开公司设备工作会，每月组织召开公司设备厂长例会，并对二级单位提出设备问题进行督办、整改。

4.5.2公司归口管理部门和各二级单位归口管理部门编制全年设备工作实施计划，并组织实

施。

4.5.3 设备管理贯彻点检定修为核心的“预防为主”的方针，坚持预防与预知维修相结合，推行设备状态检测与故障诊断相结合的管理模式。设备运行管理由设备管理部组织各二级单位贯彻实施，并对设备、设施的点检、维护情况指导、监督、检查，及时掌握主要生产设备、设施的技术状况及设备安全状况。设备运行的管理执行《生产设备设施运行管理办法》。

4.5.4 公司设备管理部对各二级单位提出检修项目和设备缺陷进行立项审核,编制检修计

划，选择合格的施工方，组织及参与设计方案审查和施工图审查,组织设备计划性检修。工程竣工时，组织相关单位和各专业进行检修验收，保存“设备检修工程交工验收单 ”等检修记录。设备检修的管理执行《生产设备设施检修管理办法》。

4.5.5公司设备管理部组织对主要生产设备协议保产项目进行确定，对各专业保产立项，明

确保产范围及深度的界定及技术质量标准，对保产单位的确定和维保合同执行情况的评价考核，协议保产的实施按公司《推进和规范协议保产的有关规定》执行。

4.5.6公司设备管理部对申报生产设备小改小革项目进行审查，组织项目监督实施。配合集

团公司技术改造做好投资项目的实施工作。参与技改前期的工作，及施工过程的跟踪，后期的功能考核和验收。

4.5.7起重设备应按国家相关法律法规和公司有关规定进行管理。公司设备管理部根据二级

单位每年申报的起重机械设备检验项目，制定全公司起重机械设备定期检验计划，于每年12月之前报省（市）特种设备检验所。并督促各二级单位对整改项目进行整改，确认整改结果，汇总后按季度向省（市）特种设备检验所进行书面反馈。办理《安全检验合格》证。

4.5.8新增固定资产工程竣工后，由工程主管部门组织施工单位、使用单位办理工程交接手

续，填写好“各项工程固定资产完工交接单 ”，报公司设备管理部归口管理。各二级单位将其报送有关领导和相关部门审批，经审批后，二级单位方能办理新增入帐手续。对符合报废固定资产条件的，使用单位应完整准确地填写“固定资产报废申请单” 报公司设备管理部，办理报废手续。固定资产管理过程实施按公司《固定资产管理办法》

执行。

4.5.9 每年年底公司设备部门按“星级设备管理标准”，参与对各厂设备管理工作的评审。

4.5.10设备事故管理按《公司事故管理文件》执行。

4.5.11设备规程的编制、修订、审批执行《设备设施使用、维护、检修规程的管理办法》

5．记录

5.1ZGJ/CX1601设备点检信息汇总台帐

5.2ZGJ/CX1602缺陷项目整改通知单

5.3ZGJ/CX1603工业建筑技术状况评定表

5.4ZGJ/CX1604生产设备运行月报

5.5ZGJ/CX1605主要生产设备作业率及事故故障报表

5.6ZGJ/CX1606生产设备技术经济指标月报表

5.7ZGJ/CX1607备品备件需求计划(IN库存管理系统)

5.8ZGJ/CX1608设备检修工程交工验收单

5.9ZGJ/CX1609各项工程固定资产完工交接单

5.10 固定资产报废申清单（MAD+厂代码+日期+流水号）

第四篇：电子档案管理程序

电子文件归档与电子档案管理规定（试行）

1目的和适用范围

1.1目的为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。

1.3其它

电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。2引进标准

有限公司SL01007《档案管理制度》；

有限公司SL01009《档案分类编号标准》。

3管理规定

3.1 电子文件的形成、收集与积累

3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。

3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

3.2 电子文件的传递

3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。

3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。

3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。

3.3 电子文件的整理

3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。

3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。

3.4 电子文件的归档

3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。

3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3.5 检验

3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。

3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

3.6 电子文件的管理

3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。

3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。

3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。

3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。

3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。

3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。

4．处罚

公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。

5．其它

5.1本规定的解释权属于公司。

5.2本规定自发布之日起执行。

6．附件

6.1《USB、软盘使用登记表》

6.2《图纸、资料拷贝登记表》

6.3《收电子邮件登记表》

6.4《发电子邮件登记表》

第五篇：工程档案管理程序

工程档案管理程序

1． 目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围

用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责

工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容

4.1.项目资料的控制 4.1.1 收集、进库和保管

4.1.1.1 工程项目正在进行时，各项目经理部应将所涉及该项目的上级批示、政 府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。

4.1.1.2 工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2 归档

工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。

4.1.2.1 公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2 文件的归档分类: 第一册GF： 公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD： 工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF： 政府文件GC-XM-ZF-第四册GL： 公司来文：

报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY： 会议纪要：

公司每周/每月工程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备： 基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 GC-KC-CK-详勘资料 GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL： 监理公司往来文件： 监理合同GC-JL-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ

监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG： 施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA 施工单位来文 GC-SG-LW-发施工单位文 GC-SG-FW-工程联系单 GC-SG-LX-工程报告及函件 GC-BG-第十册WZ： 物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）： 方案、扩初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录 GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ： 限价单GC-XJ-第十四册JH： 计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录 GC-JH-KZ-施工图纸交付计划 GC-JH-TZ-分包商进场计划 GC-JH-JC-样板确认计划 GC-JH-YB-甲供材料进场计划 GC-JH-CL-资金使用计划 GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ 第十五册CL： 材料设备管理： 机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD： 进度款支付： 工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG： 交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如： 竣工图 开竣工报告 中间验收资料

第十八册YS： 验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）GC-YS-BG-政府验收8 证 GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS： 投诉处理： 投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表 GC-HQ-KQ-其他文件 GC-HQ-QT 第二十一册QT： 零星工程资料GC-QT-001-其他文件 GC-QT-002-4.1.2.3 归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按 接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文件顺序号

例：第七册KC： 工程勘察往来文件： 初勘资料 XM-KC-CK-详勘资料 XM-KC-ZL-抽查纪录XM-KC-CC-其他文件XM-KC-QT-以此类推，工程档案编号由工程档案管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》此三级索引表，以便对存档文件进行检索；《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和物资合同可按工程管理部所编合同号进行排序，并在首页打印出目录表。

4.1.2.4 标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清 晰、明了、易懂。

4.1.2.5 在该工程结束时，原件需交政府职能部门保存的资料，应将复印件存归，并在复印件上注明原件去处。4.1.3 借阅

项目开发过程中，各部门、各项目如需借用相关的项目资料，应到工程管理部档案管理员办理相应的借阅手续，填写档案借阅登记表，或出具借条，并在使用完毕后，立即归还。4.2 工程竣工资料的控制 4.2.1 工程竣工资料的范围

当地相关政府部门所要求的专项工程项目均应做竣工资料。4.2.2 工程竣工资料的验收条件

工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件：

4.2.2.1 建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕； 4.2.2.2 全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。4.2.3 工程竣工资料的验收程序

4.2.3.1 工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单 位形成的档案按照有关规定进行自检，填报《工程竣工档案情况申报表》，报送项目经理部。

4.2.3.2 项目经理部根据监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和《工程竣工档案情况申报表》，由档案管理人员对报送的资料和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报《建设工程竣工档案专项验收申报表》。

4.2.3.3 验收工作在建设工程现场进行。由主管城建档案管理部门验收小组主持，项目经理部组织工程管理部、监理公司、施工单位和档案管理人员参加。4.2.3.4 验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式 的《建设工程竣工档案专项验收意见书》认真进行整改，并确保符合规定要求。4.2.3.5 工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管 城建档案管理部门复核审查。4.2.4 工程竣工档案的移交

4.2.4.1 工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门和工程管理部移交一套完整的建设工程档案。

4.2.4.2 工程管理部在接收承建方的竣工档案时，应检查所交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各项目经理部出具《接收工程项目档案（资料）登记单》。4.2.5 归档

4.2.5.1 档案管理员对所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和标识。4.2.5.2 不同项目的竣工档案不得混放在一起。4.2.6 借阅

4.2.6.1 公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。4.2.6.2 公司之外的单位借阅档案，需工程管理部经理的批准。4.2.7 销毁

对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经工程管理部经理审 查批准后，方可销毁，销毁清单应予以保存。4.3 档案立卷的要求 4.3.1 文字资料立卷要求

4.3.1.1 档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4 规格的应用A4 白纸粘贴，过大的要折叠为A4 规格。

4.3.1.2 档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底的材料，应垫上白纸，以 确保档案材料的安全。

4.3.1.3 文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色 薄纸隔开。

4.3.1.4 装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册，入档案盒。4.3.2 图纸的立卷要求

纸质竣工图（或其他归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4# 图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

4.3.3 立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。4.3.4 立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。4.3.5 立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

4.3.6 为使档案管理更有序、便于使用，各种档案资料均应以项目分类编号。