档案管理学概念

第一篇：档案管理学概念

档案管理学概念

1、档案：是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

2、档案的时效律：在不同的条件下档案会发生失值、降值、增值等不同的变化。有些档案的价值是有一定时限的特点：它们只在某一段时间内有着查考作用，而随着时间的推移，这些档案的作用则逐渐减少，以至消失。这些称为档案作用的时效律。

3、社会档案意识：个人对档案的具体认识以及社会上对档案带有普遍性的认识程度，这种社会性的观念在档案学上称为“社会档案意识”。

4、档案机构：档案保管与管理档案工作的机构。按照《档案法》等法律法规的规定，根据统一领导、分级集中管理的原则，对国家的全部档案和全国档案工作必须设置全国规模的档案机构进行管理。各级机关的档案，由机关内设立档案室集中管理，各机关形成的需要长远保存的档案和历史上形成的档案，则设立各级档案馆统一保管。全国的档案工作，又由各级档案行政机关统一、分层监督与指导。这些保管档案和管理档案工作的机构，在全国范围内构成了一个严密的、完整的组织体系。

5、档案室：是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构。是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

6、档案馆：根据《档案法》和有关文件的规定，各级综合性档案馆属于党和国家的文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，是统一保管党组织和政府机关档案的管理部门。所以它既是党的机构，又是国家的机构，是各级党委和人民政府的科学文化事业机构。

7、档案行政机构：党和国家指导和管理档案工作的部门。由于我国的党、政档案工作实行统一管理，因而各级档案行政机构，同样也既是党的机构，又是国家的机构。其基本职责：在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌握全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查与指导。

8、档案工作：档案工作的内容有广义和狭义两种解释。广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

9、档案工作基本原则：我国档案工作的基本原则是统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

10、综合档案室：统一管理本机关全部档案的档案室，负责对普通档案、各种专门档案和特殊载体的档案进行统一综合管理。

11、凭证作用：客观的记录了以往的历史情况并保留着真切的历史标记。

12、参考作用：也叫情报价值它记录了人们在各种活动中的思想发展。

13、档案收集：接收与征集档案及有关文献的活动。具体而言，它就是将分散形成或保存在各机关、单位或个人手中的档案及散失在国内（外）的档案，按照国家的有关规定，通过例行的征收制度和专门的征集办法，有计划地分别集中到各有关档案馆（室）的活动。

14、档案接收：档案馆（室）收存档案的活动过程。它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主要渠道。

15、档案征集：档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。

16、归档：各机关的文书处理部门或业务部门，由文书工作者将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。即归档就是按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。

17、优化馆（室）藏：以最低限度的费用消耗，保存社会或机关需要利用的最大限度的档案信息资源。馆（室）藏的优化和丰富是我国馆（室）藏建设的重要内容。

18、归档范围：是指办理完毕的文件材料应当归档及不归档的范围。归档范围主要取决于文件本身的保存价值。

19、馆藏结构：是指组成馆藏的各种档案及资料之间的相互搭配和排列。

20、全宗：一个具有社会独立性的组织或个人在其社会实践中所形成的档案的有机整体。

21、联合全宗：两个或两个以上的全宗联合体。但是这种联合不是人为拼凑式的联合，而是一种客观的不得已的联合。

22、全宗补充形式：档案馆中常有许多档案无法严格地按照全宗进行管理，或按严格全宗管理起来很不方便的现象，为贯彻全宗原则，就必须对这些档案采用灵活的类似于全宗的管理方法。这些方法我们称之为全宗的补充形式或变通形式。全宗补充形式虽不是严格意义上的全宗，但在实际管理中却作为正式全宗来对待并实施管理。具体的全部补充形式主要可以划分为联合全宗、汇集全宗、档案汇集三种。

23、汇集全宗：汇集全宗又称全宗汇集。一种由若干独立全宗人为地汇集而成的全宗补充形式。其所汇集的全宗，必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。汇集全宗内部应按各小全宗的重要程度、关系紧密程度等顺序排列，不能将各小全宗的档案真正混淆起来。

24、档案汇集：由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。组建档案汇集必须充分考虑档案之间的关系和联系，所组建成的档案汇集必须有确定的名称（题目），不能组建大杂烩式的档案汇集。档案汇集大体有三种类型：（1）历史事实性档案汇集。（2）逻辑问题性档案汇集。（3）人物性档案汇集。

25、全宗群：由若干具有某种联系的全宗构成的群体。全宗群并不是一个实体性的保管单位，也不是一个确实的秩序层次和管理层次，而是全宗之上的一个“虚类”，一个观念性的概念。全宗群对于档案管理只具有宏观的理论观念性意义，并无实际的管理操作意义。

26、大流水编号法：大流水编号又称顺序流水编号法。即一个档案馆对其所有全宗接进馆顺序用自然整数由小到大顺序编号，第一个进馆的全宗就编为1号，第二个进馆的全宗就编为2号，依次类推。这种编号方法的优点：一是简便实用，且符合唯一性和系统性要求；二是全宗号同时反映全宗进馆的先后顺序和全宗数量。

27、全宗内档案分类：把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。这一工作一般由档案室承担。

28、个人全宗：个人全宗又称人物全宗。某一著名人物或著名家族所形成的档案有机整体。

29、案卷：档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。立档单位在日常工作中形成的文件，在作为档案移交给机关档案部门保存（即归档）之前，均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷（即立卷）。

30、档号：全宗号、案卷目录号、案件号、卷内文件所在页号或件号的合称。通常简称为全宗号，目录号，卷号，页号或件号。档号事档案实体最基本的秩序号，在档案管理中具有基础性管理作用。如果没有档号，档案管理工作就无法正常有效地进行。档号若出现混乱，档案管理活动也将出现混乱。

31、立档单位与全宗历史考证：是一种对立档单位及其全宗档案基本情况进行概况性叙述说明的文字材料，在档案管理和整个档案管理工作中具有重要作用。这种文字材料的作用相当于一个全宗及其立档单位概况的说明书，不仅可用于对档案管理工作进行观念性的指导，而且可以作为一种介绍报道工具在日后的提供利用工作中发挥作用。立档单位与全宗历史考证一般由档案室负责撰写。

32、档案管理工作：是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础的工作。

33、立档单位：凡具有社会独立性的组织或个人，其所形成的档案就可以构成一个全宗，该组织或个人在档案学术语中被称为立档单位或全宗构成者。

34、组织全宗：是一个具有社会独立性的社会组织在其社会实践活动中所形成的档案有机整体，是全宗的整体性。

35、档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明档案保管期限的指导性、标准性文件。它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。

36、直接鉴定法：鉴定档案价值的基本方法，直接、具体地审查档案，通常把这种方法称为直接鉴定法。直接鉴定法要求档案鉴定人员逐件审查档案材料，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，全面考查、分析、确定其价值，不能只根据文件题名、名称、文件目录、案卷题名、案卷目录等确定档案的价值。

37、档案鉴定：所谓档案鉴定，就是指对档案价值的评价和预测，是对档案社会有用性的评价和预测。

38、档案价值鉴定原则：在档案鉴定工作中，要从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。

39、档案保管：“保管”一词在档案学中有广义与狭义之分。广义上的保管就是指管理；狭义上的保管是指档案管理工作的八项基本内容之一，即对已经整理好已存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。

40、档案代理卡：档案代理卡又称代卷卡，是一种行之有效的微观管理手段。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片备用，每从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插入在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际是案卷不在其位时的代替物。

41、全宗卷：全宗卷是对全宗的重要管理工作和手段。各档案馆必须作为一项基本的工作制度建立全宗卷。

42、“八防”：一般是指防火、防潮、防水、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，这基本上囊括了对档案实体可能造成的所有自然的和人为的因素，是库房管理工作的重要内容。

43、档案存放位置索引：是以表册或卡片形式将档案在库房及装具中存放秩序情况如实记录和反映出来，以指引档案工作人员对档案的调取、归还和其他日常管理的一种记录、引导性的管理工具。

44、档案检索：对档案信息进行系统的存储和根据需要进行查找的工作。

45、档案信息存储：将档案中具有检索意义的特征标识出来，加以编排，形成检索工具和档案信息数据库的过程。

46、档案检索效率：在检索过程中满足利用者需要的全面性和准确性程度。

47、交替类目：对于具有多重属性的类目，在不同的上位类下均予以列出，以便从不同角度检索该类档案；同时，又要规定该类档案实际的归属类目，以防止同一内容档案的分散。规定的实际归属类目称为“使用类目”，其他虚设的类目称为“交替类目”或“选择类目”。这样既反映了该类目的多重属性，又有效地保证了同类档案的集中。

48、复分表：复分表又称辅助表。为了使分类表简单，对分类表中某些具有共性的类目，从主表中抽出来，分别汇编成各种复分表。《中华人民共和国档案分类表》中的复分表有两种，一种是适用于整个分类表各大类的，称为通用复分表；另一种是仅适用于某一类目的各下属类目或若干相近类目的复分表，称为专类复分表。

49、《中国档案主题词表》：一部由反映档案内容的主题词和词间关系组成的规范化词典。是进行档案主题标引和主题检索的词语控制工具。主要供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料之间。

50、限定注释：指明该主题词的使用范围（包括时间或空间），用圆括号注在款目主题词之后，作为该主题词的组成部分。

51、含义注释：说明该主题词的特定内容，用圆括号注在主题词之下，不作为主题词的组成部分。

52、范畴索引：范畴索引又称为范畴分类索引。它是将主表中的全部主题词按照既定的类目分类排列，以便按类查词的一种辅助工具。

53、档案著录：在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。

54、段落符号式：将著录项目分为若干段落，每个项目之间用符号区分开来的著录格式。这种格式每一著录项目的字数不受限制，并与《文献著录总则》的规定相一致。

55、文件编号：文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。包括发文字号、科研实验报告流水号、标准规范类文件的统编号和图号等。

56、档号：档案馆（室）在整理或管理档案的过程中对档案的编号。通常包括全宗号、案卷目录、案卷号、件号或页号。

57、档案标引：在档案著录过程中，对档案内容进行分析和选择，并赋予其规范化检索标识的过程。

58、概念转换：在确定了文件的主题概念之后，应将其转换为检索语言标出，这个过程即为概念转换。

59、目录：将档案的著录条目按照一定的次序编排而成的检索工具。60、索引：将档案及其组合的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来的检索工具。

61、指南：以文章叙述的方式，综合介绍档案情况的一种工具。如全宗指南、专题指南和档案馆指南。

62、案卷目录：以案卷为单位，依据档案整理顺序编制而成的检索工具。

63、案卷文件目录（全引目录）：案卷文件目录又称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇集成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。

64、全宗目录：一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具。它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。

65、主题目录：根据主题法的原理，将档案的主题按字顺排列的一种目录栏。

66、档案馆指南：全面、系统介绍馆藏档案情况的工具书。又称全宗介绍。

67、全宗指南：揭示档案馆内某一全宗档案情况的工具书。又称全宗介绍。

68、专题指南：介绍和报道档案馆中反映某一特定题目档案的工具书。又称为专题介绍。

69、检索策略：人们进行检索的方案和计划。

70、查全率：档案检索满足利用者要求的全面程度，即检索出的有关档案与全部有关档案的百分比。

71、查准率：档案检索满足利用者要求的准确程度，即检索出的有关档案与检索出的全部检索档案的百分比。72、分类目录：是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。

73、档案提供利用工作：档案提供利用工作，亦称档案利用服务。档案馆（室）以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。74、档案证明：档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实，根据馆藏（室）档案中记载情况而摘抄编写的一种书面证明材料。制发档案证明，是档案收藏部门开展档案提供利用服务的方式之一。

75、档案咨询服务：档案收藏部门答复用户询问、指导其利用档案信息资源的一种服务方式。

76、档案阅览服务：档案馆、室在特定的场所开辟阅览室，向有关档案用户提供档案信息服务的一种服务方式。这是目前我国档案收藏部门提供档案信息服务的一种主要形式。

77、档案展览与陈列服务：档案收藏部门按照一定的主题以展出档案原件或其复制品的方式，系统地揭示和介绍档案馆（室）藏中有关档案的内容与成分的一种具体方式。

78、档案用户需求研究工作:档案用户需求研究工作，是档案利用服务工作的一项重要内容。它是通过一定的方式与方法，在深入调查、掌握档案用户需求材料的基础上，揭示各类用户的需求特点与规律的一项业务活动。

79、学术利用需求：在档案中查找有关学术研究所需的档案信息材料，是一种推理性的利用。

80、实际利用需求：在档案中查找可以直接用于工作、生产或科研等方面的相关信息材料，这种利用需求主要同行政管理、生产管理、科研管理等有关。

81、开放档案:一般可以公开的和保密期满的档案，解除“封闭”向社会开放，允许档案用户在履行简便手续后，即可通过一定的方式，进行开发利用。

82、档案解密：根据国家有关规定，解除档案文件上原来的保密等级，使之成为可以向社会公开开放的非保密档案。83、档案降密：通过一定的方式与方法，降低档案文件原有的保密等级。

84、档案编研：档案工作人员以馆（室）藏档案为基础所进行的编辑和研究工作。其内容主要包括以下4个方面：编辑档案史料和现行文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料，编史修志。85、档案文摘：对档案原文的缩写，它以简练的文字概要地揭示档案文件的主要内容，是一种档案的次文献。档案文摘可以作为一种检索工具编制和使用。

86、档案参考资料：根据档案内容加工编写的一种书面材料，如大事记、组织沿革、专题概要、会议简介、统计数字汇集等。它所提供给利用者的不是档案原件或复制件，而是对档案内容经过研究、综合而加工编写成的作品。

87、大事记：按时间顺序记载一定范围内发生的重大事件和重要活动的参考资料。

88、组织沿革：系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的参考资料。组织沿革有两个突出的特点：即内容的专题性、事实的连续性。

89、专题概要：用文章叙述的形式简要说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的发展、变化情况的档案参考资料。90、会议简介：简要叙述会议过程和基本情况的档案参考资料。是将重要会议的基本情况编写成介绍材料，对于利用者了解会议简况、总结工作经验、查证某一问题或筹办新的会议具有很好的参考价值。91、统计数字汇集：以数字的形式反映一定地区或某一方面基本情况的参考资料。统计数字的汇集把档案中分散记述的各方面数据按专题汇集起来，具有数据集中、系统、内容简单明了等特点。 92、档案文献编篡：按照一定的作者、专题或文种等特征，把档案文件选编成册，在一定的范围使用或公开出版。

93、档案登记：对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时随地的记录的过程。其内容总体上可分为档案状况登记和档案工作登记两部分。

94、档案统计设计：是档案统计工作的前期准备阶段，实际上包括决策与设计两个步骤，即作出实施某次具体统计行为的决策，并根据决策提出的任务和目标，制定出切实可行的具体工作方案。

95、档案统计：运用一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象、状态、趋势等进行量的描述与分析研究，为工作决策提供坚实可靠的数据支持。

96、统计整理：统计工作全过程的“中间制作”阶段。即对经统计调查所获取的原始数据进行分组、归类、审核、计算等处理，使之规范化、系统化的工作活动。其目的是为下一阶段的统计分析提供系统、规范的数据。

97、统计分析：统计工作的最后阶段，即对统计整理的结果进行分析、研究、最终形成统计结论的工作。

98、人事档案：国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生出来的，是能够反映个人的经历、德才能绩，工作表现的，并且是以个人为单位集中保存起来以备查考的历史记录。人事档案是一种专门档案，它主要包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案等四大类。99、人事档案正副本：人事档案分为正本和副本。人事档案的正本是由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。人事副本是由反映一个人主要情况的材料构成，副本内容的材料，通常是由正本中的履历材料、鉴定材料、考核材料、学历材料、审查结论材料、处分决定、任免材料、工作级别等主要材料的重复件或复制件构成。

100、人事档案的收集：人事档案管理部门根据本机关人事管理权限的范围及人事档案的收集归档范围，将有关部门形成的人事档案集中起来，统一保管的工作。

101、人事档案鉴别：人事档案管理部门根据人事档案的归档范围、要求、对收集起来归档的文件进行审查甄别，判定文件真伪和保存价值，确定能否归入人事档案。鉴别工作是维护人事档案材料真实性的重要手段，是人事档案工作中一个不可缺少的环节。

102、人事档案的整理：将收集起来并经过鉴别的人事档案，按照有关规定和要求，以个人为全宗，进行分类、排序、编号、登记目录、技术加工、书写卷名和装订成卷，并在此基础上不断地对档案内容进行补充的活动。

103、人事档案的清理：为了落实党的干部、知识分子、侨务等方面的政策，机关人事档案部门需要根据有关文件规定及组织对某一人员问题的复查、平反结论，或对原处分决定的改正意见，把存入人事档案中的冤、假、错案材料和未查证核实的材料清理出来，分别进行处理。同时，存入新的复查平反结论或改正处理意见，使人事档案内容能真正反映本人的真实面貌。这样一种清出、存入档案材料的活动，叫做人事档案的清理工作。

104、人事档案调整底账：人事档案部门除了坚持日常登记工作外，还需要在一定时间内对档案的收入、转出登记帐进行清理调整，这项工作称为调整底账。

105、人事档案的转递：人事档案管理工作部门之间，人事档案管理部门与形成人事档案材料部门及利用部门之间转出和接收人事档案或人事材料的活动。它是人事档案管理工作中一项经常性的业务。106、会计档案：机关、企事业单位或其他经济组织在经济管理活动中产生的会计凭证、会计账簿和报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。

107、会计档案整理：将零散的和需要进一步条理化得会计文件、通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序体系的过程。108、声像档案：国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。亦称音像档案、视听档案。

109、照片档案：照片是采用感光材料，利用摄影的方法形成的单个画面。照片档案是一种专门性档案。

110、磁带录音、录像档案：利用电生磁原理、磁记录设备可将记录的信息转变成信息号，使文件载体的磁性层发生选择性磁化来保存信息；通过磁重放设备又将文件载体磁性层上的磁信号转变成电信号重放出来。通过这种磁记录形成录音、录像磁带，把其中具有保存价值的东西留存下来就是录音、录像档案。

111、电子文件：以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体之中，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。

112、电子档案：将电子文件归档后即形成电子档案。电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，信息的编码和解码过程都由计算机完成；利用时须借助计算机等机器设备转换或成原有的文字或图像形态，因此人们亦称电子档案称为“数字式档案”。

113、电子文件逻辑归档：电子档案归档的一种形式，它是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

114、电子文件物理归档：电子档案的一种方式，是把计算机及其网络中的电子文件集中传输到独立的或可脱机保存的载体上，从而实现向档案部门进行移交的过程。

115、电子档案整理工作：是指在计算机中对文件分门别类，形成一个逻辑系统的过程。

第二篇：管理学概念

罗宾斯《管理学》

第一篇

第一章管理与组织导论

管理者：通过协调和监督其他人的活动达到组织目标。

管理者划分为：基层管理者，中层管理者，高层管理者。

管理：通过协调和监督他人的活动，有效率和有效果的完成工作。

效率：指以尽可能少的投入获得尽可能多的产出。正确的做事。

效果：所从事的工作和活动有助于组织达到其目标。做正确的事。

管理职能：计划：定义目标，制定战略以获取目标，以及制定计划和协调活动的过程。，组织：包括决定应该从事哪些任务，应该由谁来从事这些任务，这些任务怎么分类和归集，谁向谁报告，以及在哪一级作出决策的过程。领导：激励下属、帮助解决群体冲突、影响工作中的个体或团队、选择最有效的沟通渠道，或者以任何方式处理雇员的行为问题时，他们就是在履行领导职能。控制：评估事情是否在按计划进行。

管理角色：人际关系角色：指涉及人与人的关系以及其他具有礼仪性和象征性职责的角色，挂名首脑、领导者、和联络者。信息传递角色：涉及接受、收集和传播信息，包括监听者、传播者和发言人。决策制定角色：作出抉择的活动，它包括四种决策制定角色作出抉择的活动，它包括四种决策制定角色，即企业家、混乱驾驭者、资源分配者和谈判者。

管理技能：技术技能：熟练完成特定工作所需的特定领域的知识和技术。人际技术：包括与单独的个人或群体中的其他成员和睦相处的能力的重要性。概念技能：是管理者对抽象、复杂情况进行思考和概念化的技能。另外还有，沟通技能，效果技能。组织：是对人员的一种精心的安排，以实现某些特定的目的。包括：明确的目的，精细的结构，人员。

第二篇定义管理者的领地

第三章组织文化与环境：约束力量

管理万能论：管理者对组织的成败负有直接责任。管理象征论：组织成败在很大程度上归因于管理者无法控制的外部力量。管理的只有决定权取决于两个维度参数：组织环境和组织文化。

组织文化：它是组织成员共有的价值观、行为准则、传统习俗和做事的方式，她影响了组织成员的行为方式。包括的维度：关注细节、成果导向、员工导向、团队导向、进取性、稳定性、创新与风险承受力。强文化和弱文化：强文化指强烈坚持并广泛共享基本价值观的文化，比弱文化对雇员的影响更大。

员工如何学习文化：故事，仪式，有形信条，语言。

当今管理者面临的组织文化问题：创建道德的文化，创建创新的文化创建回应顾客的文化，精神境界和组织文化。

工作场所精神境界：这是一种文化，组织价值观通过社会背景下有意义的工作来满足组织及员工的需要。具有精神境界文化的组织认识到，既有思想又有灵魂的人，会寻求工作中的意义和目标，希望与他人建立联系，并成为整个社会的一员。精神境界组织倾向于五个文化特点：意义明确的目的，关注个体发展，信任与开放，给员工授权，容忍员工表达自己。

环境：外部环境：指能够对组织绩效造成潜在影响的外部力量和机构。具体环境：包括哪些对管理者的决策和行动产生直接影响并与实现组织目标直接相关的要素，由四个要素：顾客、供应商、竞争者、压力集团。一般环境的要素：经济条件、政治/法律条件、社会文化条件、人口条件、技术条件、全球条件。环境对管理在的影响：环境的不确定性由两个维度决定：组织环境的变化程度（动态环境和稳态环境）和复杂程度（组织环境中的要素数量以及组织所拥有的与这些要素相关的知识广度）。利益相关群体关系管理：雇员、顾客、社会和政治活动团体、竞争者、贸易和行业协会、政府、媒体、供应商、社区、股东、工会。

第四章全球环境中的管理

全球观：民族中心论、多国中心论、全球中心论。

全球化经营：跨国公司，多国公司，全球公司，跨国或无边界组织，初始全球化组织。

组织如何走向全球化：（最低限度的全球投资）全球外购，到出口和进口、许可证经营、特许经营，到（重大的全球投资）战略联盟、合资企业、外国子公司。

在全球环境中进行管理：法律—政治环境，经济环境（市场经济，计划经济），文化环境（民族文化）

第五章社会责任与管理道德

古典观点：主张管理当局唯一的社会责任就是利润的最大化。社会经济学观点：认为管理当局的社会责任不只是创造利润，还包括保护和增进社会福利。社会义务到社会相应再到社会责任。管理的绿色化。

共享的组织价值观：指导管理者的决策和行动，塑造员工行为，影响营销效果，建立团队精神。核心价值观：顾客满意度、道德/诚实，责任对他人的尊重，开放式的沟通，盈利性，团队工作，创新/变革，持续学习，良好的工作环境，多样化，社区服务，信任，社会责任，安全，授权，员工工作满意度，娱乐

影响管理道德的因素。

道德发展阶段：前习俗水平，习俗，原则。调节因素：个人特征（自我强度：衡量个人自信心强度的一种个性尺度；控制点：衡量人们相信自己掌握自己命运程度的个性特征。），结构变量（组织的结构设计：目标的使用、绩效评估系统和报酬分配程序），组织文化，问题强度（对不道德的舆论、危害的可能性、后果的直接性、与受害者的接近程度、影响的集中性、危害的严重性）。

改善道德行为：雇员甄选、道德准则和决策规则、高层领导者的领导、工作目标和绩效评估、道德培训、独立的社会审计、正式的保护机制。

第六章制定决策：管理者工作的本质

决策制定过程：1.识别决策问题2.确认决策标准3.为决策标准分配权重4.开发备着-择方案5.分析备择方案6.选择备择方案7.实施备择方案8.评估决策结果。

制定决策：理性决策、有限理性决策、和直觉决策（潜意识的心里过程、基于价值观或道德的决策、基于经验的决策、影响发动的决策、基于认知的决策）。

结构良好问题和程序化决策：管理者通常是依据系统化的程序、规则或政策来制定这类决策。（程序是指相互关联的一系列顺序的步骤；规则：一种明确的成述，它告诉管理者能做什么和不能做什么；政策：指南）。结构不良问题和非程序化决策。决策制定条件：确定性、风险性、不确定性。

决策风格：命令型、分析型、概念型、行为型。

决策制定的偏见和错误：自负、即时满足、锚定效应、选择性认知、证实、框架效应、有效性、典型性、随机性、沉没成本、自利性、后见。

当今世界决策的制定：理解文化差异，掌握退出的时机，使用有效的决策制定过程（一个有效决策的特点：1.聚焦于重要事务2.具有逻辑性和连贯性3.承认主管和客

观的想法，并把直觉和分析结合起来4.要求具备解决特定困境所必需的大量信息5.促进并指导了相关信息和观点的搜集6.简单明确、可靠、易于使用、灵活）。

第七章计划的基础

计划工作：包含定义组织的目标，制定全局战略以实现目标，以及开发一组广泛的相关计划以整合和协调组织的工作。

目标类型：财务目标和战略目标。描述目标的另一种方式：真实目标，描述目标。计划的类型：描述计划的方式：宽度（战略的和运营的）、时间框架（长期的和短期的）、具体性（方向性的和具体的）、使用频率（一次性和持续性）。

设立目标和开发计划：

传统目标设立过程：高层管理目标——事业部管理者目标——职能部门管理者目标——当个雇员目标。

设计良好的目标的特征：是以结果而不是以行为表述的；是可度量和定量化的；具有清楚的时间框架；具有挑战性但却是可达到的；是书面的；是与组织的有关成员沟通的。

目标设立步骤：1.审视组织的使命2.评估可获得的资源3.在制定目标时同时考虑相关的因素4.写下你的目标5.评估结果以判断目标是否达到。

计划工作的权变因素：组织的层次、环境的不确定性、未来投入的持续时间（承诺概念：意味着计划应该扩展到未来足够长的期限，以满足这些承诺和投入的实现）。计划工作当前面临的问题：

对计划工作的批评：1.计划可能会造成刚性2.动态的环境是难以计划的3.正式计划不能代替直觉和创造性4.计划工作有可能将管理者的注意力集中在今天的竞争而不是明天的生存5.正式的计划会强化成功，但也会因此导致失败6.仅有计划是不够的。动态环境下有效的计划工作。

第八章战略管理

战略管理就是管理者为制定组织战略而做的工作。组织战略是决定组织长期绩效的决策和行动。商业模式：是一种战略设计，指导公司如何从战略、工作流程、工作活动中获利。公司商业模式的重点有两方面：1.顾客是否会重视公司提供的产品和服务；2.公司能否从中获利。

战略管理之所以重要，其一所以组织都面临着不断变化的形势。其二，考虑到组织的本质，组织由不同的部门、职能和工作活动组成，需要战略管理协调。其三，因为它会涉及管理者制定的许多决策。

战略管理过程：

确定组织当前的使命、目标和战略，外部分析和内部分析，构造战略，实施战略，评估结果。

步骤一：确定组织当前的使命、目标和战略。

步骤二：外部分析：机会和威胁。

步骤三：内部分析：一个组织的资源是指它的资产，包括金融资产、实物资产、人员和无形资产，组织利用这些资源为顾客开发、生产、提供产品和服务。能力是开展企业工作活动所需的技能。公司创造价值的主要能力和技能就是核心竞争力。资源和核心竞争力都决定组织的竞争手段。优势和劣势。

内外部分析的结合被称为SWOT分析。

步骤四：构造战略：战略主要有三种类型：公司层战略、业务层战略和智能层战略。步骤五：实施战略。如何激励中层和基层管理者以执行组织的特定战略，就成为战略实施的重要一环。

步骤六：评估结果。对战略有效性进行评估，决定需要作出哪些必要的调整，从而组织达到目标。

组织战略的类型：包括公司层战略、业务层战略、智能层战略。

公司层战略决定了公司所开展的、应当开展的或希望开展的业务以及开展这些业务所要做的工作，它建立在组织的使命、目标和组织业务单元将发挥的作用的基础之上。

公司层的战略主要有三种：

增长战略、稳定性战略和更新战略。增长战略的结果可能是组织增加了销售收入和雇员数量，提高了市场占有率和其他数量指标。可以采取集中化、纵向一体化、横向一体化和多元化等。当一个组织集中精力于其主营业务并通过扩大主营业务中所提供的产品数量和所服务的市场范围来发展时，通过集中化就能实现增长。公司也可能选择纵向一体化的方式增长，也就是试图对输入（后向一体化）、输出（前向一体化）或同时对二者进行控制。对于后向一体化，组织试图控制它的输入从而拥有自己的供应商，在纵向一体化中，组织通过自己分销控制了产出（产品和服务）。对于横向一体化，公司是通过合并同一产业的其他组织的方式实现增长的，即合并竞争对手的业务。但是合并可能降低一个产业的竞争水平。最后，组织还能通过多元化发展实现增长，包括相关多元化和非相关多元化。相关多元化是指公司提过合并或收购相关产业不同业务的公司而实现增长。非相关多元化是指公司提过收购或兼并不同产业、不同业务的公司而实现增长。

稳定性：稳定性战略是一种公司层战略，其特征是基本对公司现有业务不进行重大的变革。这种战略的一些做法包括：通过提供同样的产品和服务持续不断地服务于同样的客户，保持市场份额，维持公司的现有业务。这样的公司既不会前进，也不会后退。尽管有关组织不想发展似乎有些奇怪，但是有时候组织的资源和核心竞争力达到了极限，进一步扩展业务可能会不利于它未来的成功。什么时候管理者决定稳定性战略最合适的选择呢：其一，可能是行业处于巨变时期，外部力量积聚变化，使得未来不确定。在这时候，管理者可能会决定应采取的审慎行动时静观其变。其二，是行业遭遇低增长或零增长的时候，就像糖果和巧克力这个行业。这段稳定时期能为他们提供充足的时间来分析公司的战略选择。其三，小企业的所有者和管理者往往都是有目的的选择采用稳定性战略。

更新。当一个组织陷入困境，需要采取一些措施。管理者应当制定战略，消除导致公司绩效下降的组织劣势。这些战略称为更新战略。更新战略有两种类型，其一，紧缩战略是在绩效问题并不严重的情况下使用的一种短期更新战略。当组织面对绩效困境时，紧缩战略有助于稳定经营，激活组织的资源，并重新使其恢复竞争力。其二，如果一个组织的问题变得更严重，利润不只是下降，而是没有利润，这要采取更为极端的战略，就是扭转战略，是当组织的绩效问题更严重时使用的一种更新战略。以上两种战略，管理者都会消减成本，重组组织业务。

公司业务组合分析：当组织的公司战略包含多种业务时，管理者可以运用公司业务组合矩阵来对业务组合进行管理。其一，BCG矩阵：现金牛（低增长，高市场份额），明星（高增长，高市场份额），问号（高增长，低市场份额），瘦狗（低增长，低市场份额）

业务层（或竞争性）战略：

注重组织应该怎样在每项业务上展开竞争。对于只有一条业务线的小型组织和没有实行多元化的大型组织，竞争性战略仅仅描述了公司如何在她的主要市场进行竞争。对于有多项业务的正在，每一个业务都应该有它自己的战略，这些战略定义了该业

务的竞争优势、其服务的顾客以及应该提供的产品和服务。当一个组织有多种不同业务，每一种业务又相对独立和有自己的战略时，通常称这样的部门为战略业务单元。

竞争优势是使组织别具一格、与众不同的特色，这种与众不同的特色来自组织的核心能力。

作为竞争优势的质量。保持竞争优势。竞争战略五种竞争力量共同决定了产业的吸引力和盈利性：新加入者的威胁、替代威胁、购买者的议价能力、供应商的议价能力、现有的竞争者。三种战略：成本领先战略、差异化战略、聚焦战略。

成本领先战略：低成本领导者积极寻求在生产、营销和其他运营领域中的高效率，制造费用保持在尽可能低的水平上，企业想方设法消减低成本。

差异化战略：寻求提供不同的产品并得到顾客广泛认同的公司，差异化来源于与众不同的质量、独树一帜的服务、创新的设计、技术的潜在能力或者杰出的品牌形象，关键在于产品和服务的属性必须使公司有别于它的竞争对手，并足以创造价格的溢价，这种溢价超过了差异化所增加的成本。

聚焦战略：目的是在狭窄的利基市场上寻求成本优势（成本聚焦），或差异化优势（差异化聚焦）。换言之，管理者选择产业中特定的细分市场或顾客群，而不是试图服务于广阔的市场。聚焦战略目的是开发狭窄的细分市场，这些细分市场的划分可以基于产品品种、最终消费者类型、分销渠道或者消费者的地理分布。尽管对于更小规模的企业而言，聚焦战略可能是最有效选择，但是，也有大型企业成功地运用了聚焦战略。

三分律：在诸多行业中，三大主要玩家如何主导市场。

职能层战略：是组织不同的职能部门用来支持其业务或竞争战略的战略。

当今环境下的资料管理：战略灵活性（认识外部环境的主要变化、快速转移资源和意识到这里决策不起作用的能力），组织战略的新方向（：电子商务助理、顾客服务战略、创新战略）

第三篇：档案管理学

一、档案：

1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。

二、现行组织单位档案的接收：

1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。

2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；

定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。

3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。

三、撤销组织单位档案的接收的要求：

1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。

3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。

四、全宗构成的条件：

1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。

2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。（最基本的）

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。

五、立档单位和全宗划分：

1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。它们所形成的的档案，是一个机关内互有联系的档案整体，应当构成一个全宗。

2、省级机关：（1）中共省委的档案，划分为一个全宗，其中纪律检查委员会的档案单独构成全宗。（2）省直属机关党委的档案应单独构成全宗。（3）省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派和工商联等的档案各为一个全宗。（4）省人大常委会、省人民政府的档案各为一个全宗。（5）省级各委、厅、院、行、社等的档案各为一个全宗。（6）省级各厅、局所属院、校、所、工厂、公司等下属机构的档案，单独构成全宗。（7）省级各厅、局所派驻省内外各地的临时工作机构的档案一般不单独构成全宗，归入各有关厅局的档案全宗。

3、地、市、县级机关：（1）中共地、市、县委的档案各为一个全宗。（2）中共地、市、县纪律检查委员会的档案各为一个全宗。（3）地、市、县直属机关常委的档案各为一个全宗。

（4）地、市、县工会、共青团、妇联、政协的档案分别各位一个全宗。（5）市、县人大常委会的档案各为一个全宗。（6）行政公署，市、县人民政府的档案各为一个全宗。（7）地、市、县级各局、行、院的档案分别各为一个全宗。（8）地、市、县各级企事业单位的档案分别构成全宗。

六、立档单位的变化和全宗的划分：

1、从单位的政治性质方面考察：

（1）被推翻了的旧政权机关和革命后建立的人民政府机关，其档案各自构成全宗。

（2）解放前各个历史时期所存在的不同政权，其档案应各自构成全宗。

（3）解放前成立而在解放后被人民政府接管并继续存在的某些事业单位，档案一般应分别构成全宗；一般的学校和其他事业单位，解放前后形成的档案，也可统作一个全宗。

（4）党派、政治团体、宗教组织在各个历史时期和解放前后，只要其主旨和组织成分的基本构成没有根本性的变化，档案何时何地形成，都应构成一个全宗。

2、从单位的基本职能方面考察：

（1）凡是新成立的并具有一定独立性的机关，档案构成新的全宗。

（2）非机关基本职能的根本变化：机关职能与工作范围的扩大或缩小；机关内部组织机构的调整；机关工作地点的变更；机关名称的变更；领导关系的改变；由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作。

（3）临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。

（4）如果两个机关合署办公，而文件时分别处理的，所形成的档案，应分别构成全宗。合署办公前后各自形成的档案，一般应属于一个全宗。

七、复式分类法：

1、——组织机构分类法：首先把全宗内档案按分开，然后在每个下面再分组织机构。适用于立档单位内部机构变化不复杂的全宗。

2、组织机构——分类法：首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分。适用于立档单位的内部机构多年一直固定，或在比较稳定的基础上有所调整的全宗，多用于撤销机关档案和历史档案。

3、——问题分类法：先把全宗内档案按分开后，在下面再分问题。多用于组织机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。

4、问题——分类法：先把全宗内档案按问题分开后，在每个问题下面再分。多适用于撤销机关档案和历史档案。

八、分类方案：又称“分类大纲”，表列各个类目名称，表示全宗内档案分类体系的纲要。

九、案卷组合方法：

1、按问题立卷（最广泛）：“问题”是指文件内容技术和反映的某方面的工作问题或涉及的人物、事件、事物等。具有灵活性。

2、按作者立卷：“作者”是指撰写和执法文件的机关、机关内的组织机构或个人。适当地区分了文件的重要程度和保存价值。

3、按文种（名称）立卷：把文件种类名称相同的文件组合在一起。能较好地反映机关的工作活动，也可适当地区分文件的重要程度和保存价值。

4、按时间立卷：按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组合为案卷。适用于：（1）文件内容针对的时间性较强，针对的时间比较分明的文件；（2）同一类型的文件数量比较多，为了进一步组合案卷，也可采用时间特征把卷立得更细些；（3）在整理历史档案而不采用分类法时，若干的文件集中在一个类里，为了反映文件时间联系和便于组合，也可按、阶段或其他时限特点组成若干案卷。

5、按地区立卷：把内容涉及同一地区的文件组合在一起。多用于下属机关的某些行文、调查材料或下属机关的来文。

6、按收发文机关立卷：将本机关与某机关就某个问题或几个问题的来往文件组成案卷。

一、案卷目录的类型：

1、以全宗为单位编制的综合目录

2、以全宗内各种门类为单位编制的分册目录：

（1）以全宗内档案分类的类别为单位编制的案卷目录。

（2）按保管期限编制的案卷目录。

（3）按保管期限结合分类方案编制的案卷目录。

（4）按机密程度分别编制的案卷目录。

二、案卷目录的结构：

1、封面和扉页；

2、目次；

3、序言和说明；

4、简称表；

5、案卷目录表；

6、备考表。

三、鉴定档案价值的标准：

1、档案来源标准：表现在：它是作为国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据；机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者；在本机关制成的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。

2、档案内容标准：着眼于：档案内容的重要性、独特性、时效性；真实性、完备性。

3、档案形式特征标准：文件的名称、文件形成时间、文本、文件的外形特点。

4、相对价值标准：所存档案的完整程度；档案内容的可替代程度；本机关是否向档案馆移交档案，不需要向档案馆移交档案的机关可主要本机关的需要划定档案的保管期限，而应向档案馆移交档案的机关还需要根据有关档案馆的要求确定某些档案的保管期限。

四、档案的销毁：

1、档案销毁清册：登记的顺序号，案卷或文件的题名，起止日期，号码，数量，原期限、销毁原因、备注。

2、立档单位和全宗简要说明：立档单位的成立、内部机构、工作职能以及撤销的简要历史；全宗档案的形成、报关、完整程度以及现存档案的主要成分；鉴定工作的情况。

3、档案销毁方法：

（1）档案销毁清册被批准前，档案应系统地单独保管，以便审批时检查或未批准时拣出保存。

（2）经批准后，档案一般送工厂作为原料；离的远或档案特别机密，可自行焚毁。严禁将应销毁的档案作其他用途，更不准出卖。应指派两名以上专人监销。

五、档案著录规则：

1、著录项目：用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。10大项，23小项。

2、标志符号：表示不同著录项目和著录含义的标志。

（1）著录项目标识符：注在每个著录项目之前的标志符号。

（2）著录内容识别符：表示对著录项目中需要解释、补充说明、考证、存疑、缺字、起止连接事项等含义的符号。

3、著录格式：著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

4、著录详简级次、著录用文字和著录来源。

（1）著录详简级次：著录时对档案项目的取舍程度。

（2）著录用文字必须规范化。

（3）档案的著录来源是被著录档案的本身，主要根据文头、文尾、案卷封面、卷内文件目录备考表等，还可参考其他相关材料。

5、著录项目细则：提名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要项、排检与编号项。

六、档案检索工具的种类：

1、按体例分：

（1）目录：将档案的著录条目按照一定次序编排而成的检索工具。

（2）索引：将档案中的某一内部或外部特征及其出处按一定次序编排而成的检索工具。

（3）指南：以文章叙述的方式综合介绍档案情况的检索工具。

2、按载体形式分：

（1）书本式检索工具：将著录条目连续记录并装订成册的检索工具。

（2）卡片式：将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。

（3）缩微式：以缩微摄影方式制作的以胶片为载体的检索工具。

（4）机读式：以磁性材料为载体的供计算机识别的检索工具。

3、按功能分：

（1）馆藏性检索工具：反映档案实体整理体系及其排列顺序的检索工具。

（2）查找性检索工具：专门为各种查找而编制的，不受档案实体排列顺序的限制，从档案的某一内容或形式特征提供检索途径的检索工具。

（3）介绍性检索工具：介绍和报道档案内容及其有关情况的检索工具。

七、正确处理利用和保密的关系：

利用与保密，从根本上来说两者是一致的。应全面地理解和处理利用和保密之间矛盾统一的辩证关系。

要在国家和人民的利益这个大前提下，依据党和国家的方针政策，把两者结合起来。凡是提供利用有利于坚持党的四项基本原则，促进安定团结和社会主义事业的档案信息，均应积极地提供利用；但是档案中的情报信息，只在一定范围内使用才有利于安全、安定和建设的，则应严格地坚持保密。

为了处理利用与保密关系，首先要澄清“利用危险，保密保险”以及历史档案“无密可保”的错误思想；其次，要认真深入地审定档案内容，根据时间、地点和条件的变化情况，调整档案的密级，逐步扩大开放范围，减少烦琐的批准手续，方便广大利用者的正常利用。

八、开放档案：

1、定义：档案管理单位根据档案价值实现的客观规律和特点，依法向社会公众和组织公开未列入保密与豁免公开范围的档案文件信息内容，并通过有效方式及时提供给有关组织及个人，满足其合法利用需求的社会化服务政策与措施。它是公民知情权、参政权、议政权等民主权利得以实现的必要保证，是国家政治民主化的重要标志。

2、基本含义：开放档案必须建立在对档案价值实现的规律和特点的深刻理解基础上；开放档案的范围应当依法确定；开放档案应通过多种渠道和方式进行；开放档案既是一种利用服务政策也是一种服务措施；开放档案是公民民主权利得以实现的必要保证，也是国家政治民主化的重要标志。

九、档案检索效率：

1、检全率=检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

2、漏检率=未检出的有关档案 / 全部有关档案 X 100%

3、检准率=检出的有关档案 / 检出的全部档案 X 100%

4、误检率=检出的不相关档案 / 检出的全部档案 X 100%

第四篇：管理学概念本科复习资料

概念:

1.管理心理学:又称为行为管理学,是研究人的行为心理活动规律的科学.2.所谓管理,就是对社会生产总过程各环节的运动进行决策、计划、指挥、监督、组织、核

算和调节

3.个性是指一事物区别与他事物的特殊属性。特点：独特性、综合性、稳定性

4.气质是人的个性心理特征之一，指某个人典型地表现于心理过程的强度、心理过程的速

度和稳定性以及心理活动的指向

5.性格是指一个人表现在态度和行为方面的较为稳定的心理特征。性格的特点：复杂性、独特性、整体性、持续性

6.能力是与顺利地完成某种活动有关的心理特征，指个体从事一定社会实践活动的本领(分

为智力、性向和成就)

7.所谓欲望是指人的需要尚未得到满足的一种反映形式。

8.动机指引起个人行为，维持该行为，并将此行为导向某一目标的过程

9.期望指一个人根据以往的经验在一定时间里希望达到目标或满足需要的一种心理活动

10.目标管理是一种过程型的激励理论。目标管理是德鲁克首先提出的11.激励主要是指激发人的动机，使人有一股内在的动力，朝着所期望的目标前进的心理活

动过程

12.组织设计:是指设计和确定各部门和工作人员的职责范围,确定企业的组织机构系统,确定

各部门及工作人员的相互关系,在合理分工与协作的基础上,充分发挥协调配合的功能效,使全体职工齐心协力达成组织目标

13.创新就是创新主体为了发展的需要，在一定的观念指导下，以一种新颖独特的方法，通

过艰苦、专心致志的努力，改造客体，使之产生有社会价值的、新颖别致的成果的活动 14.1.管理心理学是从现代管理科学和行为科学发展过程中派生出来的一门新兴的独立学科.2.管理心理学给我们一个重要的启示，就是强调以人为中心的管理

3.西方管理科学的发展。大体经历了古典管理、行为科学、现代管理学的3个阶段

4.早期管理理论的代表人是亚当·斯密

5.行为科学理论大致分成3个时期: 早期的人际关系理论(代表人物为美国的梅奥);行为科

学理论的形成时期;行为科学理论发展新时期

6.人的本质是一切社会关系的总和，根据有以下几个方面：劳动、语言、思维，是人特有的属性，是人的社会性的重要表现.。语言是人类交流思想的工具。也是社会性的表现思维是语言的内容，也是社会性的表现。人的一切都是社会性的，所以人也是社会的人

7.研究人为学的目的是在于调动人的积极性

8.感觉和知觉是简单的、初级的认识过程；思维属于认识的高级阶段，是人所特有的认识

活动

9.感觉是对事物个别属性的认识，是认识过程开端

10.气质，具有极大的稳定性

11.性格是个性中的重要心理特征，是区别于个性的主要心理标志

12.管理方式及其工作环境对性格成熟有影响

13.形成欲望需要具备两个条件：一是缺乏，二是期待。欲望有以下几个特征：无限性、关

联性、反复性、竞争性

14.马斯洛的学说，在某些方面是同马克思的观点吻合15.恩格斯从物质资料的角度第一次提出了社会主义人的需要层次

16.动机的来源：一是内在的条件（需要），一是外在条件（刺激

17.对个人的动机的模式具有决定性的影响作用的因素，有以下三种：嗜好与兴趣、价值观、抱负水准

18.形成期望心理的内在、外在因素：内在因素：目标、目标价值。外在因素：可行性比较

19.期望概率的概率值是人的经验与能力的总和

20.期望概率的大小并不同经验的多少成正比，经验丰富或比较成熟的人期望概率主要表现

在准确上

21.期望心理伴随客观环境及目标变化而变化，随着客观环境及目标的变化而发生不断的变

化

22.激励水平取决于期望值和效价的乘积

23.组织对工人不需要激励，而是提供机会，由工人自我激励，而自然达到组织的目标，这

种人性假设叫做“自动人人性假设”

24.自我概念包括3个构成的要素：物质自我、社会自我、精神自我25.影响态度形成的因素：需要的影响、知识的影响、团体的影响、个人性格的影响、其他。

26.激励，是管理心理学的核心问题

27.心理学上对于能满足个人需要的外在事物叫诱因，在管理上就是激励

28.期望值模式：是指目标的价值看得越大，实现的概率越高，激发的力量也越大

29.非正式组织的主要功能在于满足个人的心理需要，因此可称为心理社会体系

30.创新能力的核心因素是创新思维能力

31.直觉思维被大多数心理学家认定为创新思维的主要形式

32.中国企业文化创新的三个方向：以人为本、以德为先、人为为人

33.商德的内涵可以概括为：“诚” “信” “和”

34.消费者决策并非完全理智，会受主观的情绪因素和性格影响

35.消费者购买行动有几种:连续性、交替性、间歇性、随意性。

36.我们将拥有否决权的购买者称为“守门人”

37.非正式团体一般靠几种因素的影响：个人位置的因素；工作的性质的因素；作息的时间

及其他因素

38.获得安全感：个人只有属于团体时，才能免于孤独的恐惧感，获得心理上的安全感

39.满足自我确认的需要：通过团体的参与，一个人不但可以体会自己是社会的一分子，且

能确认自己在社会中的地位

40.意见沟通有三种要素：意见或信息传递者、收受者、传达的内容

41.意见沟通按其功能可分为两种：工具式沟通、为满足需要的沟通

42.意见沟通对组织有以下作用：搜集资料；改变行为；建立及改善人群的关系

43.影响他人改变行为的方法：权威法、胁迫法、操纵法、协助法

44.简答题:

1.管理现代化包括以下6个内容:管理思想的现代化;管理组织的高效化;管理方法的科学化

管理技术的计算机化;管理人员的专业化;管理方式的民主化;

六个内容的内在联系，管理思想是核心，管理组织是保证，管理方法是基础，管理人员是条件，管理技术是手段，管理方式是途径

2.影响能力发展的因素：素质、知识和技能、教育、社会实践、勤奋

3.需要的特点：物质需要和精神需要结合；劳动创造与满足需要结合；人的需要与发展生

产结合；人的需要与社会生活条件

4.目标行为一般分成3类：目标导向行为、目标直接行为、目标间接行为

5.目标管理的整个过程分成3个阶段：目标的制定、目标的实施和目标成果评价

6.对职工的激励一般遵循下列几个原则：组织目标与个体目标的一致性；组织规范有利于

个体的创造性；组织的管理的民主参与性；建立良好的人群；形成良好的风气；创造良好的工作环境；

7.强化的方法：1.设置鼓舞人心的目标；2.采用渐进法；3.信息及时反馈；4.个人需要的满

足

8.组织的构成要素中的无形要素：共同的目标；自愿效力；坚强的信念；协调一致

9.创新的特点：创新的结果应当是新颖而独特的，具有较高的社会价值的；创新所采用的方法必然是新颖而独特的，不同寻常的方法；创新需要付出巨大的努力，需要创新主体专心致志；创新的主体有创新的欲望和动机；创新是为了满足一定的需要的10.头脑风暴法发四个基本原则：禁止批评；自由畅想；多多益善；借题发挥

11.创业心理行为的特征:前瞻性、创新性、风险性

12.进行消费者行为的研究,对销售者来讲,有如下作用:1.对开发新的市场机会的作用2.对

有效地分割市场的作用3.对促进目前的行销活动的作用4.对促进零售的作用

13.14.15.16.论述：

1.目标管理的作用：能集中企业每个职工的力量，保证完成企业的各项任务;能创造一个培

养各级管理人员真正领导能力的管理环境;能促使每一个职工的工作能力的迅速提高;能充分调动和发挥广大职工的主动性和创造性

2.正式组织依其所受益的对象为标准分为四种：（问以下部门属于哪个组织）

互益组织如工会、俱乐部、政党、教会、职业团体等

商业组织如工厂、商店、银行、保险公司等

服务组织如医院、学校、社会福利团体等

公益组织如警察、消防队、国防部及政府机关等

第五篇：档案管理学教案

《档案管理学基础》讲义

第一章档案概论

第一节档案的起源与沿革

一、档案的起源

关于档案的起源，主要有以下四种观点：

第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。

第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。

第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。

第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。第三、四种观点又称为原始社会产物说。

二、档案的沿革

档案的沿革可以从以下分析： 1．载体沿革

档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。

2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。

（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。

顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。

康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”

郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。）

档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。案，在《说文解字》中解释为：几属。

由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。

3．英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。

第二节档案的定义

列宁：“定义可能有许多，因为对象有许多方面。” 下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，可以给档案下一个定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。

也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。

除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。

为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。

另外再介绍《档案法》上的定义。

《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。

第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

这几种定义，在基本思想上是相同的，只不过表述方法不同而已。第一种定义是把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。

第三节档案定义的涵义

一、档案来源

从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。中国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而国外有些国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，并鼓励个人把档案存入管理机构，而管理机构只起一种代为保管的作用。但是1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。

二、档案形成

档案是由文书转化而来的。转化条件有三：

（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：

1．文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。2．文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。

3．不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕

从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。

（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。

从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。

（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案

从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。”

三、档案的形式

档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。

从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；

从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。

从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。

从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。

四、档案内容

档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1．十分丰富，无所不包

一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。

2．原始性

档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。

原始性和真实性的区别：

从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：

一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；

二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；因此，我们应该辩证地看待这个问题。一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。第四节档案与相关事物的比较

一、档案与图书的比较

1．不同方面

（1）档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。

（2）数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。

（3）作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。

（4）保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但并不排斥有些“内部交流”之类）。

（5）形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多，而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多数。

2．相似之处

（1）两者目前都以文字记录为主

（2）都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。（3）在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。

二、档案与情报的比较

1．情报的本质属性是：

（1）情报的根本属性之一是知识。

（2）有一定利用价值的知识才具有情报价值。

（3）情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。2．两者的比较

情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。

三、档案与文物的比较

文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。

大多数文物和档案属于两种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部分石刻、简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文物和档案具有交叉性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门

四、档案和文献的比较

文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文献其中一部分或一种文献，因此说“档案文献”是可以的。

五、档案与资料的比较

资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。与档案有关的资料在没有档案原件的情况下，就更有参考作用。保存与馆藏有关的资料，可以辅助档案提供作用，补充档案的不足，还可以为档案馆工作人员的政治、文化、业务的学习和工作提供参考资料。

第五节档案的作用

一、档案的基本作用

秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。明内阁大学士邱濬说档案的作用：“今世赖之以知古，后世赖之以知今者也”。

郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗，盛赞档案作用之的重要。

前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。

总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。

档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”。

1981年3月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共651次。江青等人先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。

档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案，恩格斯认为它是揭露沙皇政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可靠的资料。

二、档案的主要作用

1．机关工作的查考凭据

档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。

例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。

2．生产建设的参考依据

档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。

比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

3．政治斗争的必要工具

档案中记载了社会、阶级、经济、政治、法律等各方面的状况，这些原始材料，历来都成为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。在奴隶制和封建社会中，统治阶级把档案看作“插入鞘中的剑”，君主的“护卫”。民国时期的档案学著作中，也不断载有档案乃“政治之工具”方面的论述。我国现存的大量档案，记有国内外敌对势力在中国所进行的许多罪恶活动以及中国人民进行革命斗争的情况和有关的历史事实。我们党和国家，一向重视利用档案，把它作为从事政治斗争的可靠根据和锐利武器。全国人民在粉碎林彪、“四人帮”帮派体系的斗争中，有关机关从档案里查取了充分的材料，揭露他们反革命的历史面貌和各种阴谋活动。同时，通过档案也查证了许多同志的历史情况，澄清了有关事实，纠正了冤、假、错案。在国际斗争中，档案也是维护我国主权、同霸权主义进行斗争的一种有力工具。今后，政治斗争还将在一定范围内长期存在，仍须正确发挥档案的政治作用。

4．科学研究的可靠资料

无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐发。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。

5．宣传教育的生动素材

档案所以成为宣传教育的生动素材，因为它以历史性、直观性和原始性等而见长。

6．档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。

三、档案发挥作用的规律性

1．档案对机关的作用和社会作用的双重性 2．档案机密性的递减律

3．档案科学文化作用的递增律 4．实现档案价值的条件（1）受社会发展水平的限制

（2）受公众对档案认识水平的限制（3）受档案管理水平的限制

第六节国家档案全宗

国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。按时期结合性质，它可以分类如下：

先以1949年10月1日为界，分为建国前档案和建国后档案，建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。革命政权档案，又称为“革命历史档案”，是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案，旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案。

第二章档案工作概论

第一节档案工作内容和性质

一、档案工作的内容

档案工作的内容有广义和狭义两种解释。

1．广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。

2．狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。

二、档案业务工作内容

档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。1．六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。

其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。

2．档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。

三、档案工作的性质

1．档案工作是一项管理性的工作

（1）档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作

（2）是某种管理工作的组成部分（3）是专门管理档案的科学性工作 2．是一项服务性的工作 3．是一项政治性的工作

除此之外，还有“条件性、科学性”等提法。

档案工作的基本原则

1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：

（一）统一领导、分级管理

1．所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。

2．所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。

3．所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。

4．实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。

其内容是：

（1）一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；

（2）各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；

（3）党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。

党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。

（二）维护档案的完整与安全

这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。

维护档案的完整，有两方面的含义：完整包括：

1．从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。2．另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。

安全包括：

1．力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。

2．要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。

（三）便于社会各方面对档案的利用----根本目的。

1．便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；

2．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。

3．便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。

4．便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。

我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。

（1）统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；

（2）离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。

我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。

第三节档案机构

一、档案室与机关档案工作

１．关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。第一个提法：

机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。

另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。第三种提法：

（1）是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。

（2）党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。（3）从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。

第四种提法：

（1）档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。

（2）档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。

2．基本任务

（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）

（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。

①达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。②定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。③本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。3．档案室的类型

（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。（2）科技档案室（3）音像档案室（4）人事档案室（5）综合档案室

（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。

二、档案馆

（一）档案馆的性质

根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。

我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。

档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。

（二）档案馆的基本职责和具体任务

档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。

档案馆的具体任务，主要有三个方面：

1．接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

2．通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作； 3．参与编修史志工作。

（三）档案馆的种类

1．按地区可分为：

（1）中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；

（2）地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。

2．按专业可分为：

（1）综合档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。

（2）专门档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。

3．按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：上海市城市建设档案馆）。

三、档案行政管理机构

1．档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。

2．档案行政管理机构的基本任务为：（1）制定方针、法规性文件、规章制度。（2）对档案工作进行指导、监督和检查。（3）制定发展规划，筹建档案馆。

（4）提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。

（5）组织并指导理论和技术研究，提出方案。（6）召开会议，研究问题，交流经验。（7）发展档案专业教育，评定职称。（8）组织档案的利用工作

（9）党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。

四、档案机构之间的关系各级档案机构之间的关系是：

上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。

第三章收集工作

第一节收集工作概述

一、收集工作的内容和意义

（一）收集工作的内容

1．档案室对本单位需要归档的档案的接收。2．档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。3．对历史档案的接收和征集工作。

（二）收集工作的意义

1．收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。

2．收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。3．收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。

4．收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。

二、应该注意的问题

1．丰富馆（室）藏，（1）我国档案的平均值是相当少的。从国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。（注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案)（2）丰富馆藏的方法。

扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。

注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。

加强个人档案的收集，个人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。

要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。

2．收集工作必须抓住重点

重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。

3．推行入馆档案的标准化

1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。4．保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。

5．要注意处理局部与整体、当前和长远的关系

档案的保存时间应较准确20年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存10年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。

第二节档案室的收集工作

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一、归档制度

1．归档制度

各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室收集保存，称为归档。在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为“归档制度”。

2．归档时间

第二年上半年（次年6月底）前。也可灵活处理。3．归档范围：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布，在这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。

该归档范围规定如下：

第一条

为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条

本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条

机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。第四条

机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。第五条

凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条

永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条

机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条

机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条

机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第十二条

各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。

有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。第十三条

在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。

第十四条

本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。

第十五条

本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。

4．归档案卷的质量要求

（1）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

（2）具体要求

归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整

在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在批复年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。

声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。

卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。

归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。

案卷标题，如：

关于XXXXXX等中央领导人的重要讲话关于XXXXXX等地区粮食问题的报告 “等”字表示省略，“等”作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，“本机关”、“我校”中的“本”、“我”也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。

三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。

会议纪录应当填写时间、主要内容。

声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。

卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。（3）归档中应注意的问题

电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。

注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。

要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。

需要注意的是，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1月起施行。

该规则如下：

归档文件整理规则（DA/T 22-2000）

中华人民共和国档案行业标准 DA/T 22-2000 2000年12月6日国家档案局发布，2001年1月1日起施行

————————————————————————————————————— 1.范围

本标准规定了归档文件整理的原则和方法。本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。2.定义

本标准采用下列定义。2.1 归档文件

档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。2.3 件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

3.整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。5.整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制在后；转发文在前，被转发在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。5.2 分类

归档文件可以采用——机构（问题）——保管期限或保管期限————机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1 按分类

将文件按其形成分类。5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。5.2.3 按机构（问题）分类

将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A1。图中*号栏内选择项，不选用时无须设置。以下同）

5.4.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 ：文件形成，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。5.4.3 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。5.4.4 件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编伯号按进馆要求标注。

5.4.5 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。

5.5.1.1 件号：填写室编件号。

5.5.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。5.5.1.3 文号：文件的发文字号。

5.5.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。5.5.1.5 日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。5.5.1.6 页数：每件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。5.5.1.7 备注：注释文件需说明的情况。

5.5.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。5.6.1 档案盒

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等（见图A4a）。5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见图A4B．图A4c）。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。5.6.2 备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。5.6.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。5.6.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。5.6.2.4 日期：归档文件整理完毕的日期。

第三节档案馆的收集工作

一、档案馆收集档案的范围和期限

1．范围

（1）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。

（2）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案

（3）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案（4）档案馆之间交接档案 2．保管期限

（1）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。（2）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案。

二、现行机关和撤销机关档案的接收

（一）现行机关档案的接收

1．对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。

2．移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。

3．交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势：追求案卷的厚度200-300页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。

4．实事求是地灵活掌握入馆时间

除了10年、20年的原则要求外，还有例外。

（1）在非和平环境、**（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。

（2）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案，人民银行的财会档案。

（二）撤销机关档案的接收

机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。

1．由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。

2．撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。

一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。

3．机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。

三、各级国家档案馆收集档案范围的规定

1986年2月7日国家档案局发布的第2号文件《各级档案馆收集档案范围的规定》中规定：

第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围

1．本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。

2．本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。

3．本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。

4．属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。

5．经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。

6．撤销单位的档案。

7．中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。

8．地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。

第三节历史档案的接收与征集

一、历史档案的概念

习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。

二、收集的历史档案意义 1．收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。

2．收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。3．收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。

三、征集途径

档案征集的途径有：

1．向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 2．向兄弟档案馆征集

3．向图书馆、博物馆、纪念馆征集 4．向古旧书店、废品收购部门征集 5．向寺庙、古迹保管部门征集 6．向个人征集

7．少数民族地区历史档案的征集

第四章档案整理工作

第一节整理工作概述

一、整理工作的意义

档案整理的质量直接关系到档案的利用。

档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。

它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。

它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

二、整理的内容和步骤

（一）内容包括

区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。

（二）步骤可分为

1．了解情况，拟订方案主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。

2．区分全宗和分类

3．细分和组卷、草拟案卷标题

4．初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。5．全面审查修改标题。6．固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。

对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。

三、整理工作的原则

（一）充分利用原有基础

1．充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

2．在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

（二）保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

1．文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。

2．文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。

3．文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。

4．文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。

对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。

四、便于保管和利用

保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

第二节全宗和立档单位的划分

一、全宗概念及含义

（一）全宗定义

全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。

全宗解放初称为“芬特”。1955年改为“全宗”。

（二）全宗的含义

1．全宗是一个有机整体

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2．全宗是在一定历史活动中形成的

全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。

3．全宗是以一定的社会单位为基础而构成的全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。

二、为什么要按全宗整理档案？

（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。

同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。

（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。

一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。

1．在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。

2．全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。

（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。

区分全宗是整理工作的第一步。

（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。

如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。

（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。

它不仅是一个单位和整理档案的方法问题，而且是一个原则理论，苏联更把它称为一种思想。

三、立档单位及其构成条件

立档单位也称为“全宗构成者”。它的构成条件是：

（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；

（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；（3）设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。

三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。

四、立档单位的变化和全宗划分。

（一）政权的变化和立档单位的划分

1．政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。（但在西藏，这方面分得不是很清楚）

2．政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。

如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。

各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。

（二）生产关系的改变和全宗的划分

这个方面主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。

（三）基本职能方面考虑

在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。

1．凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。

2．凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。

3．临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。

4．如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。

五、人物全宗

人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点： 1．不得收入官方档案原件

2．一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。

个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。

六、全宗的补充形式

（一）联合全宗

就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。1．密切继承关系的机关，文件彼此混杂； 2．职能互有密切联系的机关，合署办公，“一套机构两块牌子”。

（二）全宗汇集

是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。1．从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗 2．残缺不全的一些全宗

XXXXXX时期XX地区工矿企业全宗汇集联合全宗和全宗汇集的区别： 1．它们的构成不同联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。

2．它们的性质不同

联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。

七、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者——立档单位。

要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。（1）①对内部文件和发文，“档案的形成者”就是“文件的作者”。

②对收文，“档案的形成者”是“文件的实际收受者”。

（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。

（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。

八、全宗群

全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。如：党群、行政

工业交通系统

农林水利系统

财粮商业贸易系统

科学文化教育卫生系统如：XX地区政法系统全宗群

解放战争时期党政机关全宗群

第三节分类

一、分类的意义

全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。

首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。

其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。

全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。_

二、分类的要求

1．分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。2．分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性

（1）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）

（2）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。

三、分类的一般方法有

1．时间分类法

（1）分类法

（2）时期分类法 2．来源分类

（1）组织机构分类法

（2）作者分类法

（3）通讯者分类法 3．内容分类法

（1）问题分类法

（2）实物分类法

（3）地理分类法 4．形式分类法

（1）按文件种类分类

（2）按载体形态分类

（3）按形状规格分类

四、常用分类方法：

分类方法很多，常用的主要有三种：

（一）分类法

（二）组织机构分类法

（三）问题分类法

五、复式分类法的选择和分类方案的编制

（一）—组织机构分类法

适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。

（二）组织机构—分类法

适用于撤销机关档案。

（三）—问题分类法

多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。

（四）问题—分类法

多适用于撤销机关档案和历史档案。

第四节立卷

立卷工作内容包括：

组成案卷单位

拟写案卷标题

卷内文件的排列与编号

填写卷内文件目录与备考表

案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）

一、立卷的方法

文件六特征立卷法：

按作者立卷

按时间立卷

按问题立卷

按地区立卷

按文件名称立卷

按收发文机关立卷

二、案卷标题的拟制及封面编目

（一）要求：

1．历史观点和政治上的正确性。2．文字简练，表达准确。3．题名基本结构力求完整。

题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。

（二）历史档案案卷封面的要求

1．机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。

2．人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。

3．历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。

4．文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。

5．地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。6．文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。

需要说明的是：

随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。

中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》 “GD2000档案管理系统”简介第五节卷内文件目录、案卷目录与档号

一、卷内文件目录

1．卷内文件排列

时间、重要程度、作者、问题、地区、文件名称 2．卷内目录及备考表

二、案卷目录

案卷目录就是案卷的名册，是著录案卷内容和成分并按一定次序排列的一览表。

三、档号

长期以来，我国许多档案馆不编档号，或档号残缺不全，从而影响了档案的查找利用。全宗号、目录号、案卷号、页号（件号）1．全宗号

序时流水编号法

按进馆档案的先后顺序编号

系统编号法

如党群、政法、工交、农林、财贸按立档单位重要程度编号系统流水编号法

G002．J011．A024．X136

2．目录号 3．案卷号 4．件号或页号

第五章档案的鉴定

第一节鉴定工作的内容和制度

一、内容

1．制定标准 2．确定期限

3．找出无保存价值的档案，销毁。

二、制度：

包括两方面内容：

（一）确定统一的档案鉴定原则和标准

鉴定标准是：1983年国家档案局颁布《关于文书档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，次要的还有《机关档案工作条例》等。1987年底又颁布一个《文书档案保管期限表》，此表规定1983年的表作废。2006年底公布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，宣布1987年的《文书档案保管期限表》作废。军队系统、民主党派、企（事）业单位可以参照新规定精神制定本系统、本单位的档案保管期限。新的文书档案保管期限表如下：

文书档案保管期限表本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料

永久

1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报

永久

1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料

30年

1.4 讨论未通过的文件

10年本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料

2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册

永久

2.2 讨论未通过的文件

10年本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录

永久 4 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年 5 机关联合召开会议的文件材料 5.1 本机关为主办的

5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

永久 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

30年 5.2 本机关为协办的

5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本

30年

5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副

10年 6 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计

永久

6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

30年

6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排

10年 7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1 重要的永久 7.2 一般的30年

7.3 本地区、本机关工作汇报材料

30年 8 本机关业务文件材料

8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料

永久

8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1 重要业务问题的永久 8.2.2 一般业务问题的30年 8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 8.3.1 重要业务问题的永久 8.3.2 一般业务问题的30年

8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年

8.5 机关联合行文的文件材料 8.5.1 本机关为主办的

8.5.1.1 重要业务问题的永久 8.5.1.2 一般业务问题的30年 8.5.2 本机关为协办的

8.5.2.1 重要业务问题的30年 8.5.2.2 一般业务问题的10年 8.6 本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1 大事记、组织沿革等

永久

8.6.2 简报、情况反映、工作信息等

10年 8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料

永久 8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等

永久

8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料

永久

8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料

永久

8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

永久

8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料

30年

8.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料

10年

8.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1 重要的永久 8.7.5.2 一般的30年

8.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

8.8.1 和以上的计划、总结、统计材料

永久 8.8.2 以下的计划、总结、统计材料

10年

8.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料

永久 8.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料

10年

8.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料 8.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等

永久 8.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录

30年本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料

9.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料

永久

9.2 人事工作制度、规定、办法等文件

30年 9.3 人事任免文件

永久

9.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的永久 9.4.2 受县级以下表彰、奖励的30年 9.5 对本机关有关人员的处分材料

9.5.1 受到警告（不含）以上处分的永久 9.5.2 受到警告处分的30年

9.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料

永久

9.7 人事考核、职称评审工作文件材料

永久

9.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根

永久 9.9 职工名册

永久

9.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1 工作报告、总结，换届选举结果

永久 9.10.2 重要专项活动的报告、总结等

永久

9.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料永久 9.10.4 情况反映、工作简报

10年

9.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1 重要的永久 9.11.2 一般的30年

9.12 保卫部门的安全检查、调查记录

10年 9.13 本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1 有领导重要批示和处理结果的永久 9.13.2 其他有处理结果的30年 10 本机关事务管理文件材料

10.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

10.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1 重要的永久 10.2.2 一般的10年

10.3 接待工作的计划、方案 10.3.1 重要的30年 10.3.2 一般的10年

10.4 机关财务预算

30年

10.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料

30年

10.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 10.6.1 重要的永久 10.6.2 一般的10年

10.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续

永久

10.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请

30年上级机关制发的文件材料

11.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 11.1.1 重要的永久 11.1.2 一般的10年

11.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年 11.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料

永久 12 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料

10年 13 下级机关报送的文件材料

13.1 重大问题的专题报告

30年

13.2 和以上的计划、总结、统计材料

10年

（二）确定了鉴定工作的组织领导

鉴定工作分工阶段进行：

1．机关文件归档时特别剔除一部分没有保存价值的文件，剔除的文件主要参照2006年的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》来执行。不归档的范围主要有：

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。对于不归档的文件处理是：各个机关每年在归档时应当清理不归档的文件材料，并且要加强保管，不要随意堆放，以免造成汇密，需要销毁的应即时销毁（但具体那些需及时销毁并未明确规定），销毁时对密级较高的文件应按照保密规定办理；一般的文件材料可以采用简便方法进行登记，经过本部门有关领导人批准后即可销毁。

2．对归档文件要确立保管期限。

应当根据2006年的期限表进行，对专门单位（地质部、煤炭部、石油部等）就制定专门档案保管期限表，或者结合本机关的实际情况，编制本机关或本系统的档案保管期限表，此表要经过本机关领导审批后执行，并报同级档案行政管理部门备案。

3．保管期满的档案应当剔除销毁。

（三）档案的销毁

机关销毁失去保存价值的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经机关分管负责人批准后，由二人在指定地点监销，并且在销毁清册上签字，情况特殊的专门档案，另有销毁规定的按照有关规定执行。

档案的销毁一定要慎重。

第二节档案鉴定的方法

一、决定档案保存价值的因素

1．档案自身的特点和状况

档案的内容、来源、形式以及其他各种情况，影响着档案是否有保存价值，有什么样的保存价值。

2．社会利用需求

国家各项事业、党和国家各项工作、广大干部和人民群众对各种档案利用的需求，影响着档案的保存价值。

上述决定档案保存价值的两个方面的因素，是相互作用、辩证统一的。档案客体，是档案社会价值的物质承担者；利用档案的需要，是档案价值实现的社会条件，两方面的因素，都是客观存在的。

二、鉴定档案价值的基本观点

（一）全面的观点

1．在鉴定时，不仅要看到局部，也要看到整体，既要考虑到本单位的利用，也要考虑到社会的需求。机关档案的鉴定存在的问题，往往只顾到本机关的利用。

档案的作用是多方面的，也就是我们对档案的价值考虑时要从它的多个作用出发。2．从档案之间的相互关系上分析价值。鉴定时，还要看到全宗之间及全宗群的联系，甚至要考虑到国家全部档案。

3．要从把档案移交到档案馆的角度来考虑，既要考虑到进馆档案的完整性，也要考虑避免馆内档案的过多的重复。重复在档案馆是不可避免的和必要的，允许少量的重复、必要合理的重复。

（二）历史的观点

档案本身就是历史的记录，它是在一定的历史条件下产生的，因此鉴定时应当用历史唯物主义的观点来分析档案的价值。根据档案产生的时代背景、具体的事件、本身的历史作用等方面来预测档案的历史价值、反对狭隘的实用主义观点。

（三）发展的观点

社会不断向前发展，这决定了档案的价值不断发生变化。在鉴定时，不仅要看到档案在当前的作用，并要估计和预测档案在将来的作用，为子孙后代利用档案着想。

（现在我们应以怎样的眼光来预测档案的价值呢？国外出现了档案成为大众的文化中（媒）介的功能，而不仅局限于学术的利用了）

三、分析档案价值的具体方法：

总方法：档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点，以分析档案内容为中心，结合考虑档案的作者，形成时间，名称，完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。研究过去档案的被利用情况，全面地估计和预测对档案的利用需求，正确判定档案的保存价值。

方法：直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面，去全面考查它的价值。

四、鉴定档案价值的标准（也有的书上称为“方法”）

1．来源标准

档案的来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能要影响甚至决定档案的价值。

2．内容标准

档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。对档案内容的分析可着眼于以下四个方面：

（1）档案内容的重要性；（2）档案内容的独特性；（3）档案内容的时效性；

（4）除上之外，对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察，以准确地把握档案的价值。

3．形式特征标准

档案的形式特征是文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。在某种情况下，这些形式特征也可能对档案的价值发生影响。

4．相对价值标准在一定的情况下，某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低。通常的方法是分析全宗和全宗内档案的完整程度。

在根据上述标准分析档案价值的时候，要始终坚持辩证的思维方法，切忌机械、片面地强调某一方面，忽略其他。

五、方法论问题

1．研究利用规律，预测未来利用需要 2．研究档案保存的效益

3．重要性与保管期限长短的关系 4．弹性原则

保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关从严；两可之间的，就高不就低。

暂缓销毁

历史档案从宽，现行档案从严；解放前档案从宽，解放后档案从严；首脑机关从宽，一般机关从严；上机机关从宽，下级机关从严；撤销机关从宽，现行机关从严。

六、在鉴定工作中需要注意的问题

（一）应当以全国统一规定的鉴定原则和标准作为依据，不能够自行其事。

（二）应当考虑各方面的作用。这里主要指出应当考虑凭证作用和参考作用，正面作用和反面作用，内容上的作用和形式上的作用。

（三）对重要的设备的档案和基建档案应当由使用设备和建筑物的机关档案部门保存复制件，原件移交到档案馆保存。

（四）宽严问题：“宽”：指鉴定的标准放宽，多保存一些；“严”指标准严格一些，少保存一些。

第三节档案保管期限表

一、作用

1．能够统一鉴定认识，避免人为的局限性和片面性，使鉴定有章可循。（表虽是主观制度，但较接近于客观）

2．能够保证鉴定工作质量。（表是通过长期实践总结出来的）3．能够提高鉴定工作的效率，加快档案鉴定速度。（根据表把档案对号入座，较为方便，速度又较快）

4．可以防止任意销毁档案文件，维护档案的完整与安全。（有保管价值的文件一般都归入了保管期限表）5．立卷时可以据此考虑文件的价值，把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起，不同价值的文件材料分开组卷，保证案卷质量，为日后进馆复查打下了基础。

二、类型

1．通用档案保管期限表 2．专门档案保管期限表

3．同系统机关档案保管期限表 4．同类型机关档案保管期限表 5．机关档案保管期限表

三、保管期限

（一）过去曾经用过的方法：永久、长期、短期

（二）专门档案的保管期限

1．人民法院的诉讼档案分为永久、长期（60年）、短期（30年），刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五（证物有些是档案，有些则不是）；案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起；档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份，按审判级别整理立卷、永久保管。

2．书稿档案

其保管期限与文书档案一致。3．会计档案

其保管期限分为两种：

定期（三年、五年、十年、十五年、二十五年）、永久

其保管时间是从会计终了后的第一天算起，会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。

四、保管期限的划分原则

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

五、应当注意的问题

（一）要以保存本机关形成的文件材料为重点，永久和长期卷中上、下级文件也应有一定比重，全面估计和预测对档案的需要，不能硬性划分上、本、下级文件几种保管期限的百分比。（实际工作中的有的作法是极形式主义的，不可取，不合理。）

（二）正确处理完整与精炼的关系：在完整的基础上求精炼，不必过于强调少而精。

（三）对档案的鉴定要相对稳定，不宜反复进行。即文件鉴定之后，不到期则不再次鉴定。

（四）保管期限不宜划分很精确的。

第四节档案鉴定工作制度和组织

一、档案室工作制度和组织

成立鉴定小组

二、档案馆工作制度和组织

成立鉴定委员会

三、销毁档案的批准和监销制度

机关领导批准

主管领导机关批准

销毁1949年前的档案，须报国家档案局。

两人以上监销

四、销毁

1．编制销毁清册

二~三份 2．立档单位和全宗简要说明

3．销毁方法

“火烧”或“打成纸浆”

第六章档案保管工作

第一节档案保管工作概述

一、保管工作的含义

1．库房管理

2．档案流动过程中的保护 3．保护档案的专门措施

二、保管工作的任务

1．防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2．延长档案的寿命；

3．维护档案的政治安全，防止泄密。

三、基本要求

1．以防为主，防治结合 2．加强重点，照顾一般 3．自力更生，勤俭节约 4．立足长远，保证当前

四、意义

档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。

第二节档案保管的基本物质条件

一、档案库房

二、档案装具

1．档案箱

2．档案架

3．档案柜等

三、包装材料 1．卷皮 2．卷盒 3．包装纸等

第三节档案库房管理

一、库房编号有两种方法：

1．为所有库房编一总的顺序号 2．分区编号

二、排架和编号

1．整齐一致

2．避光通风 3．空间利用

4．统一编号，顺序是从左到右、从上到下。

三、全宗的排列和档案的存放

1．全宗的排列

一个全宗的档案放在一起

按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种

按全宗群排列的方法

全宗编号和在库房的实际排列顺序 2．存放方式

竖放和平放

四、档案存放位置索引

五、档案代理卡

为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“代理卡”。

六、全宗卷

全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。

通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。

全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。

七、温湿度调节和清洁卫生

请详见《档案保护技术学》。

八、保卫和保密

九、防火

十、档案在搬运中的保护

十一、安全检查

第七章档案检索工作

第一节档案检索工作的地位

一、检索工作在整个档案工作中的地位

1．检索是提供利用的先期工作

档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。

2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3．检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节

二、编制档案检索工具的基本要求是

1．全，指信息存储丰富。2．准，指检索准确。

3．快，指迅速。

4．便，指检索要方便。

三、应当注意的问题

要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。

1．一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。2．强调检索工具按照一定的方法排列起来以供查找咨询。

四、排检方法

（一）分类法以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念

划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别类地组成一个检索体系。

优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。

（二）按作者排检法

现又称责任者，把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。

（三）按文号排检法

即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。

（四）按字序排检法

编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。

1．部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。2．笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。

3．四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。

4．音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。

（五）按地序排检法

按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。

（六）主题法

按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。

目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。

第三节中国档案分类法

1987年出版《中国档案分类法》第一版。1996年出版《中国档案分类法》第二版。《中国档案分类法》由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表、清代档案分类表组成。

中华人民共和国档案分类表，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中华民族表以及科技档案复分表等）组成。

《中国档案分类法》虽然设有检索方法，但手工翻阅，检索速度不快。可利用计算机容量大、速度快、检索途径多的特点，制作一部电子版的《中国档案分类法》。

第四节中国档案主题词表

1989年8月出版了《中国档案主题词表》试行本。1995年11月出版《中国档案主题词表》正式版本。

《中国档案主题词表》主要由主表及词族索引、范畴索引、首笔画检字表和附表组成。主表主题词款目如下例：

Renmindaibiaodahui„„„„„款目主题词及汉语拼音人民代表大会„„„„[BB]„„范畴号

D 人代大会„„„„„„„„代项

F 地方各级人民代表大会„„分项

全国人民代表大会

S 国家权力机关„„„„„„属项

会议*

Z 国家机构*„„„„„„„„族项

C 人民代表大会制„„„„„„参项《中国档案主题词表》词间关系表词间关系

含义

简称符号等同关系正式主题词

用项

非正式主题词

代项

属分关系

下位词

分项

上位词

属项

族首词

族词

Z 相关词

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第三篇：档案管理学

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