新OA系统使用手册

第一篇：新OA系统使用手册

涿州市教育局

办公自动化系统使用说明

2015-3-10 涿州盈易科技服务有限公司

1、系统登录（使用IE8.0）打开浏览器

登录地址：http://www.xiexiebang.com/Login.aspx

在地址栏输入OA办公管理系统网址，进入登陆界面

在登陆页面的登陆框中输入用户名和密码，鼠标单击【登陆】进入系统首页。

1、OA办公管理系统使用说明 主页基本功能介绍

OA办公管理系统首页分为4个主要模块 A． 系统功能区：基本的系统功能

首页：

返回OA办公管理系统主界面

重新登录：

返回OA办公管理系统登陆界面, 进行重新登录或更换账号登陆

退出：

安全退出OA管理系统。建议使用者退出时，点击此按钮进行退出。

万年历：

为OA使用者提供的一款实用的电子万年历工具

B． OA主功能区

OA办公管理系统的主要功能模块

C．信息提示区

OA使用者所接收到的提示信息

信息提示区主要包括4部分

我的邮件：该账号使用者所接收到的与自己有关的邮件，如有内容则在此页面显示，提示内容包括邮件主题、发件人、发送时间，点击“可查看邮件正文”，点击“更多”可以翻阅收到的全部邮件。

收文管理：该账号使用者所接收的公文，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部公文。

通知管理：该账号使用者所接收到的系统通知或公司文件通知，如有内容则在此页面显示，点击“更多”可以翻阅收到的全部通知。

温馨提示：系统提供给使用者的一些温馨小提示。例如本地区当日的天气预报，机动车限行尾号提示等。

D．用户提示区

显示当前在线用户数量

点击此框体中的黄色字体部分，进入在线用户明细界面

其中显示信息包括在线用户的姓名、登录时间、IP地址和在线时间

OA办公管理系统详细使用说明

OA办公管理系统主功能区包括以下6部分

个人办公、发文管理、通告管理、通讯管理、学习园地、系统管理、个人设置 A、个人办公

点击查看通知，查看所有通知信息

点击查看收文，查看所有收到的文件信息

B、发文管理

发布公文：教育局填写下发各学校和部门的文件

点击选择人员如图：

在打开的弹出窗口中，勾选要发文的各学校或部门，点击红框中的按钮移到右侧，完成添加，点击黑框中的按钮移除添加。

公文管理：可浏览或者删除所发公文

公文统计：统计各学校或各部门接收文件、已阅文件、未读文件、删除文件、发送数的数量

C、通告管理

发布通告：是教育局填写下发各学校或部门的通知

通告管理：可浏览或者删除所发通告

通告统计：统计各学校或各部门接收通告、已阅通告、未读通告、删除通告、发送数的数量

审核步骤：点击打开，浏览此流程需通过的审核步骤，可查阅流程中各个步骤的 D、通讯管理

电子邮件：可以接收和发送电子邮件，方便相互之间更好的沟通

短消息：可以即时沟通，更方便更快捷

E、学习园地

知道：点击提问，选择相关的关键字就可以发问题，查询选择检索，可以更快捷的找到相关的内容或解答。

文库：用户可以在文库中发布、查询相关的资料。

F、系统管理（有管理权限的用户才能进入系统管理）

职位设置：增加各类职位名称，点击保存。可修改或者删除

办公地点：维护办公地点，可添加，修改，删除

组织结构：涿州市教育局办公系统的组织结构，可添加同级或者下级单位

用户管理：可以维护所有的用户，查询、增加、删除、修改

G、个人设置

自定义风格：系统为用户提供几套页面皮肤，根据自己的喜好保存进行更改。

天气预报设置：可选择各个省市进行查询天气

联系方式：包括公司内部手机、个人手机、固定电话、电子邮箱，修改完毕后点击“保存”完成修改。

修改密码：修改使用者账号的密码 点击“修改密码”进入密码修改页面

填写新密码，并确认新密码之后，点击保存，完成密码修改。

H、安全退出系统

系统使用完毕后，请勿直接关闭浏览器，建议使用者点击系统界面右上方红色“退出”按钮，采取正规方法退出OA办公管理系统。

第二篇：OA系统使用手册

云协同办公系统 用户使用手册

系统功能介绍

登陆系统

安装好系统后，输入服务器ip或者名称，即可登陆系统，如：http://192.168.1.1

输入用户名和密码后，点击登陆，即进入系统主界面。

主界面介绍

系统主界面的左侧为菜单项，上方为快捷菜单项，右边为内容显示区。

我的办公桌

在这个部分里面用户可以使用的功能有：内部邮件、消息、收发外部邮件、手机短信、公告通知管理、投票管理、日程安排、工作日志、通讯簿管理、会议管理、个人设置等。默认桌面设置

点击桌面上的“桌面设置”按钮进入个人用户桌面显示项设置。

内部邮件

可添加、删除内部邮件。

Internet邮件

点击收取新邮件，收取邮件必须先在个人设置中设置好邮件的pop3服务器和SMTP服务器。

手机短信

填写好后，随时可点击“发送”按钮进行手机短信发送。

通告通知

可添加、删除、修改、导出单位以及部门的通知公告信息。

投票管理

可发起投票。参与人可参与投票，用户投票后不可重复参与。

日程安排

可采用列表形式和日历形式两种查看方式。

工作日志

通讯簿管理

可分为公共通讯薄、共享通讯薄、个人通讯薄

我的会议

支持视屏、语音、共享百般等网络会议操作。

个人设置

我的工作

支持自定义表单、自定义工作流、图形化设计工作流。

办理工作 流程图

表单设计

流程管理 模块拖动

条件分支

印章管理

按照类别分为：公章、私章

接收文件

在此可以看到所有的等待接收的和已经接收的文件，点入文件后，可进行签收。

传阅文件

在此刻看到已发出的文件，点击进入后显示详细信息

签收文件浏览

根据文件夹浏览文件，点对应文件夹进入

传阅文件浏览

根据传阅时的文件夹分类设置浏览。

接收文件分类

设置文件夹分类和文件夹名称

传阅文件分类

工作计划

计划管理

管理所有下属的工作计划。

我的汇报

个人所有的汇报信息，领导可查看

汇报管理

对员工的汇报情况进行管理与查询。

人事信息

查看员工的人事信息

人事合同

考核项目

设置考核时所预定的各种考核项目

考核任务

设定考核时需要打分的各种任务

考核管理

对员工的考核进行管理，录入考核结果。

奖惩记录

考勤管理

客户管理

管理用户录入的所有客户。

查看对应客户的各项信息

客户信息管理

管理系统内所有人员录入的客户信息，可进行批量转移等

项目管理

产品信息管理

销售合同登记

销售合同管理

对下属的销售合同进行管理

合同产品记录

供应商管理

供应商联系人

采购订单登记

采购订单管理

订单产品记录

办公用品管理 固定资产管理

档案文书管理

资源调配申请

文件管理 信息交流

附件程序

单位信息管理

部门信息管理

用户信息管理

角色信息管理

红头文件管理

系统日志管理

系统参数设置

数据库备份与恢复

数据备份

备份前，先执行中的“服务停止”程序，停止OA系统运行。

首先将数据库备份：直接拷贝备份 “安装目录DataBase” 目录。

然后将附件文件备份：直接拷贝备份“安装目录webrootUploadFile” 目录。备份后，执行项目中的“服务启动”程序，恢复OA系统运行。

数据恢复

备份前，先执行中的“服务停止”程序，停止OA系统运行。

将备份目录拷贝回原来的位置即可。恢复后，执行项目中的“服务启动”程序，恢复OA系统运行。

常见问题回答

定义的表单能重复使用吗？

表单是流程中数据的存储格式，很像Word中的文件模板。在“系统管理”中的“流程设置”中可以设计表单。在具体的“工作流”模块中，数据按照定义的表单格式进行输入，对于每一个具体的“工作”，输入的数据都是独立存在的，互不干扰。所以也可以说表单是可以重复使用的。

为什么有些表单不能删除？

定义了对应的流程的表单不能进行删除，除非先将对应的流程删除。

通过IE历史记录可以看到访问过的网页么？

本系统采用了网页认证机制，每一个页面都只有通过正确登录，身份验证正确后才能访问。如果使用办公系统后有事离开，请一定要关闭OA系统，这样他人也无法使用IE历史记录看到访问过的网页。

怎样在启动Windows后自动进入网络办公系统？

首先，打开浏览器输入办公系统网址，进入登录页面。在登录页面上按鼠标右键，在右键菜单中选择“创建快捷方式”即可在桌面创建OA快捷方式，将该快捷方式拖动到开始菜单-〉程序-〉启动，即可实现启动Windows后自动进入网络办公系统。

局域网使用OA的常见问题

1、客户机使用主机名无法访问OA系统

首先，可能是由于OA服务器的主机名使用了中文，而中文主机名是无法在Windows网络中寻址的。

其次，对于某些特殊网络，使用主机名寻址有可能速度较慢，或无法寻址，必须使用IP地址访问OA系统。

2、OA使用非80端口，部份客户机无法访问

可能是由于服务器的OA端口比较特殊，被客户机的防火墙软件拦截。服务器的OA端口建议指定为80、8080等常见http协议端口。

3、为什么Internet邮件功能无法使用？

使用这个功能，需要OA服务器能直接访问互联网（不能是使用代理服务器），Internet邮件功能使用25和110端口，OA服务器的防火墙需要开放这两个端口，而客户机不需要能访问互联网。服务器必须注册Jmail组件。

4、部份客户机登陆OA系统时，窗口被自动关闭，没有进入系统主界面。

客户机可能使用腾讯等浏览器，或安装了3721上网助手、金山毒霸、百度搜索工具、google搜索工具、MSN搜索工具等软件，并启用了屏蔽弹出广告窗口的功能，可能造成登陆后无法打开主界面窗口，请取消这类软件的屏蔽弹出广告窗口的设置，或指定对于OA网址不屏蔽弹出窗口。

第三篇：三务公开系统(OA)使用手册

山西移动协同办公系统

用户使用手册

2008年12月

山西省移动－协同办公系统方案

目 录

1.系统登陆.....................................................................................................................................6 2.个人办公.....................................................................................................................................6 2.1.个人设定..........................................................................................................................6 2.2.待办事宜..........................................................................................................................7 2.3.日程提醒..........................................................................................................................9 2.3.1.查询日程................................................................................................................9 2.3.2.查看日程..............................................................................................................10 2.3.3.新建日程..............................................................................................................11 2.3.4.修改日程..............................................................................................................11 2.3.5.删除日程..............................................................................................................11 2.3.6.查看日视图..........................................................................................................11 2.3.7.查看周视图..........................................................................................................12 2.3.8.查看月视图..........................................................................................................12 2.4.通讯录............................................................................................................................13 2.4.1.通讯录组管理......................................................................................................13 2.4.2.联系人管理..........................................................................................................16 2.5.起草工作........................................................................................................................18 2.6.我的工作........................................................................................................................20 2.6.1.我的草稿工作......................................................................................................20 2.6.2.我起草的工作......................................................................................................20 2.6.3.我参与的工作......................................................................................................21 2.7.短信通知........................................................................................................................22 2.8.网络文件........................................................................................................................23 3.电子邮件...................................................................................................................................27 3.1.邮箱设定........................................................................................................................27 3.2.写信................................................................................................................................28 3.3.收信................................................................................................................................29 3.4.收件箱............................................................................................................................30 3.5.已发邮件........................................................................................................................31 3.6.草稿................................................................................................................................31 3.7.已删除............................................................................................................................32 3.8.通讯录............................................................................................................................32 4.应用流程...................................................................................................................................33 4.1.应用定制........................................................................................................................33 4.1.1.表单类应用的新建.............................................................................................34 4.1.2.表单类应用的修改.............................................................................................37 4.1.3.表单类应用的删除.............................................................................................37 4.1.4.公文类应用的新建.............................................................................................37 4.1.5.公文类应用的修改.............................................................................................38 4.1.6.公文类应用的删除.............................................................................................38 4.2.应用填报........................................................................................................................39 4.3.流程定制........................................................................................................................39

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山西省移动－协同办公系统方案

4.4.流程列表........................................................................................错误！未定义书签。

4.4.1.查看流程..............................................................................................................45 4.4.2.编辑流程..............................................................................................................46 4.4.3.删除流程..............................................................................................................46 4.5.应用分类........................................................................................................................46 4.5.1.增加分类..............................................................................................................47 4.5.2.修改分类..............................................................................................................48 4.5.3.删除分类..............................................................................................................48 4.6.删除工作........................................................................................................................48 5.公文...........................................................................................................................................48 5.1.签章................................................................................................................................48 5.1.1.增加签章.............................................................................................................49 5.1.2.修改签章..............................................................................................................49 5.1.3.删除签章..............................................................................................................49 5.2.标签................................................................................................................................49 5.2.1.新建标签..............................................................................................................50 5.2.2.修改标签..............................................................................................................50 5.2.3.删除标签..............................................................................................................50 5.3.模板................................................................................................................................50 5.3.1.新建模板..............................................................................................................51 5.3.2.修改模板..............................................................................................................52 5.3.3.删除模板..............................................................................................................52 5.4.公文填报........................................................................................................................52 6.档案管理...................................................................................................................................52 6.1.目录管理........................................................................................................................52 6.1.1.新建类目..............................................................................................................53 6.1.2.修改类目..............................................................................................................53 6.1.3.删除类目..............................................................................................................53 6.1.4.查询类目..............................................................................................................53 6.1.5.档案查询..............................................................................................................54 6.1.6.档案管理..............................................................................................................56 6.1.7.档案借阅..............................................................................................................58 6.1.8.档案审批..............................................................................................................58 7.信息中心...................................................................................................................................60 7.1.信息发布........................................................................................................................60 7.1.1.新闻的起草..........................................................................................................61 7.1.2.新闻的审批..........................................................................................................62 7.1.3.新闻发布..............................................................................................................63 7.1.4.新闻的流程跟踪..................................................................................................64 7.2.新闻分类........................................................................................................................65 7.2.1.新建新闻分类......................................................................................................66 7.2.2.修改新闻分类......................................................................................................67 7.2.3.删除新闻分类......................................................................................................67 7.3.新闻列表........................................................................................................................67

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7.4.公告列表........................................................................................................................68 7.5.规章制度........................................................................................................................68 7.6.活动安排........................................................................................................................68 8.知识中心...................................................................................................................................69 8.1.新建知识........................................................................................................................69 8.2.知识分类........................................................................................................................69 8.2.1.新建分类..............................................................................................................70 8.2.2.修改分类..............................................................................................................70 8.2.3.删除分类..............................................................................................................70 8.3.知识列表........................................................................................................................70 8.3.1.知识查看..............................................................................................................71 8.3.2.知识查询..............................................................................................................71 9.工作交流...................................................................................................................................72 9.1.内部论坛........................................................................................................................72 9.2.站内消息........................................................................................................................75 10.系统维护.................................................................................................................................76 10.1.组织机构维护..............................................................................................................76 10.1.1.新建部门............................................................................................................76 10.1.2.修改部门..........................................................................................................77 10.1.3.删除部门............................................................................................................77 10.2.人员管理......................................................................................................................78 10.2.1.新增人员............................................................................................................78 10.2.2.修改人员信息....................................................................................................79 10.2.3.删除人员............................................................................................................79 10.3.角色管理......................................................................................................................79 10.3.1.添加角色............................................................................................................80 10.3.2.修改角色............................................................................................................81 10.3.3.删除角色............................................................................................................81 10.3.4.查看角色............................................................................................................81 10.4.日志管理......................................................................................................................82 10.4.1.查询日志............................................................................................................83 10.4.2.删除日志............................................................................................................83 10.5.参数管理......................................................................................................................83 10.5.1.查看值................................................................................................................85 10.5.2.新建值................................................................................................................85 10.5.3.编辑值................................................................................................................85 10.5.4.删除值................................................................................................................86 10.5.5.查看参数............................................................................错误！未定义书签。10.5.6.添加新参数........................................................................................................84 10.5.7.编辑参数............................................................................................................84 10.5.8.删除参数............................................................................................................85 10.6.部门职能......................................................................................................................86 10.6.1.查询职能............................................................................................................87 10.6.2.添加新职能........................................................................................................87

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10.6.3.编辑职能............................................................................................................87 10.6.4.删除职能............................................................................................................87 10.6.5.查看职能部门....................................................................................................87 10.6.6.添加职能部门....................................................................................................88 10.6.7.删除职能部门....................................................................................................88 10.7.系统设置......................................................................................................................89 10.8.论坛管理......................................................................................................................89 11.权限管理.................................................................................................................................91 11.1.用户组维护..................................................................................................................91 11.1.1.新增用户组........................................................................................................91 11.1.2.修改用户组........................................................................................................92 11.1.3.删除用户组........................................................................................................92 11.2.权限对象......................................................................................................................93 11.3.数据库管理..................................................................................................................93

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1.系统登陆

1.1.系统登陆

进入windows 系统，打开一个浏览器窗口，然后在浏览器地址栏中输入访问地址：

http://服务器端的IP 地址:8080/；或者http://服务器域名：8080/，回车，即可进入系 统登录界面。

然后输入管理员授予的帐户，点击“确定”即可进入到工作平台。

提示：登入系统后，用户可以使用“个人办公”中的“个人设定”功能对自己用户名和密码进行修改。

2.个人办公

2.1.个人设定

个人设定中包括有各种个性化的设置。比如：登录用户名、密码和手机的设定，登录用户名的修改：修改系统帐户的登录用户名。密码修改：修改系统帐户的登录密码。手机：输入正确的手机号码。

短信提醒：设置您的代办、公告和日程是否需要短信提醒。页面样式如下：

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2.2.待办事宜

点击“待办事宜”子菜单，工作区出现如下图所示：

用户进入后，左边是所有待办的分类，右边是需要处理的事宜。用户双击左边的“待办分类”或单击“待办分类”前面的图标，可以看到待办分类下的事项，如下图：

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点击待办分类的事项可以看到该事项的待办列表，如下图：

点击要处理的待办标题，即进入处理待办事宜界面

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保存表单：填写完表单后，需对表单进行保存。

提交任务：保存表单后，需将表单提交。

流程明细：到目前为止表单流经的所有活动情况。

流程图：表单的详细流程。

关闭表单：关闭目前的表单。

删除表单：删除目前的表单。

附件管理：添加附件并上传。

发布：流程结束后，发布该事项。

填写处理意见时，对于需要进行表决的处理动作还必须选择“同意”或“不同意”或“已阅”，填写完毕，就先“保存”，后“提交”，这样这一环节的处理工作完成，流程进入下一个处理环节。

2.3.日程提醒

点击个人办公中的“日程提醒”子菜单或办公门户中的“日程提醒”，工作区出现如下图所示：

左边为日历，右边为日视图。

2.3.1.查询日程

点击“日程列表”进入日程列表界面，如下图所示：

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输入“日程主题”，“时间”，点击“查询”，工作区如下图所示。

2.3.2.查看日程

点击“日程主题”栏的的“主题”，可查看该日程的具体信息。

日程主题：日程的主题。日程内容：日程的具体内容。创建时间：默认为当前的时间。执行时间：执行该日程的时间。

提醒时间：执行日程前提醒自己注意该日程。

提醒周期：提醒时间到执行时间按期间每隔一个周期提醒一次。提醒方式：有短信提醒和页面提醒。

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2.3.3.新建日程

点击“新建日程”，进入新建日程界面，如下图所示：

填写完各字段后，点击“确定”，则新建日程成功。

注意：日程主题、创建时间、执行时间、提醒时间必须输入；在选择创建时间，要遵循执行时间>提醒时间>创建时间。

2.3.4.修改日程

点击日程列表中“操作”栏的“修改”按钮，进入的页面与新建日程页面相同，对页面中的字段进行修改后，点击“确定”，则修改成功。

2.3.5.删除日程

点击日程列表中“操作”栏的“删除”按钮，弹出页面，点击“确定”删除成功，点击“取消”删除不成功。

2.3.6.查看日视图

点击左边的日历就进入日视图界面，若有日程，则显示在某一时间段上，如下图所示。

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山西省移动－协同办公系统方案

点击日视图中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。

2.3.7.查看周视图

点击“周视图”进入周视图界面，如下图所示，若该周内的有日程，则显示日程的主题，如下图。

点击“周视图”中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。

2.3.8.查看月视图

点击“月视图“进入月视图界面，如下如所示，若有日程存在，则显示在其中，如下图所示

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点击图中的日程主题，则可查看具体内容，同查看日程。

2.4.通讯录

点击“通讯录”子菜单，工作区出现如下图所示。

用户进入后，在工作区可看到，左边显示所有联系组，右边显示所有联系人列表。

2.4.1.通讯录组管理

注意：该通讯录内置了几个组，包括“好友”、“亲人”、同事”“、网友”，这几个组不进行组管理，只有联系人管理。

新建联系组：用户点击“新建组”按钮，进入如图所示：

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联系组名称：不能为空，不能和已有的联系组名重名。保存：保存联系组名称。返回：返回到前一页。

填写正确的“联系组名称”后，点“确定”，左边一栏就能看到新建的组名，如下图所示。

编辑联系组：点击组名（除内置组），工作区如下显示。

用户进入后，可以看到列表上方显示当前组组名，并有“编辑组”和“删除组”功能。

点击“编辑组”，页面如下

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山西省移动－协同办公系统方案

修改“联系组名称”，如将“坏人”修改为“同学”点击“确定”，页面如下。

删除联系组：点击组名（除内置组）后，点击“删除组”按钮，如图所示。

联系组组下有成员时，删除时提示“该组有联系人，不能删除组！”

联系组下没有成员时，删除时提示：“确定要删除该组吗？”，点“确定”删除成功，点“取消”删除不成功。

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2.4.2.联系人管理

新建联系人：用户点击“新建”按钮，进入如图所示：

注意：联系人不能为空，若为空，弹出提示框；联系人可以重名。

填好信息后，点“确定”，则列表中添加该联系人记录，如下图所示。

编辑联系人：点击列表中“操作”栏的“编辑”，如下图所示

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对各字段进行修改后，点击“确定”，则修改成功。

注意事项与新建联系人相同。

查看联系人详细信息：点击列表中“联系人”栏的名字即可查看，如下图所示。

删除联系人：点击列表中“全选”栏的复选框，可多选，可全选，点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，即删除选中的联系人。

移动到组：点击列表中“全选”栏的复选框，可多选，可全选，点击“移动到组”，选择一个组名，如下图所示。

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此时在“陌生人”中存在选中的联系人，如图所示。

2.5.起草工作

点击“起草工作”子菜单，页面如下图所示：

用户可以看到左边显示应用分类，右边显示应用分类下的的表单列表 点击“操作”栏中的“起草”图标按钮，如下图所示：

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山西省移动－协同办公系统方案

选择范围后，点击“确定”

保存表单：填写完表单后，需对表单进行保存。

提交任务：保存表单后，需将表单提交。

流程明细：到目前为止表单流经的所有活动情况。

流程图：表单的详细流程。

关闭表单：关闭目前的表单。

发布：流程结束后，发布该事项。

填写完毕，就先“保存”，后“提交”，这样这一环节的处理工作完成，第19页

山西省移动－协同办公系统方案

点击右边操作栏中的“查看流程”图标，即可查看该应用的流程，流程示例如下图所示：

2.6.我的工作

点击“个人办公”中的“我的工作”子菜单或办公门户中的“我的工作”，工作区出现如下图所示。

2.6.1.我的草稿工作

页面默认“我的草稿工作”标签页，如上图所示，列表中列出当前用户尚未完成起草的工作，点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。

2.6.2.我起草的工作

点击“我起草的工作”标签，如下图所示

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山西省移动－协同办公系统方案

查询起草的工作

输入标题和时间，点击“查询”，标题为模糊查询，如下图所示。

查看起草的工作

点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。

2.6.3.我参与的工作

点击“我参与的工作”标签，则显示如下：

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山西省移动－协同办公系统方案

查询参与的工作

输入标题和时间，点击“查询”，标题为模糊查询，如下图所示。

查看起草的工作

点击标题栏的某一个标题，可查看该应用，如下图所示。

2.7.短信通知

点击“个人办公”中的“短信通知”子菜单，工作区显示如下。

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山西省移动－协同办公系统方案

左边为发短信界面，右边为收信人的选择范围。点击右边的“通讯录”或“组织机构”，点击复选框选人，并且可多选人，选中后点击右下角的确定键，则“收信人”栏显示选中人的手机号码，并且填写短信内容，最后点击“发送”。

2.8.网络文件

点击“个人办公”中的“网络文件”子菜单，工作区出现如下图所示。

左边为文件夹树，右边为我的文件列表。

2.8.1.我的文件

页面默认“我的文件”标签页，如上图所示。

2.8.1.1.文件夹操作

新建子文件夹 点击“新建子文件夹”，如下图所示。

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山西省移动－协同办公系统方案

输入文件夹名称，不能为空或重名，点击“确定”，则新建子文件夹成功，左边的文件夹树中显示新建的子文件夹，如下图。

重命名：点击“重命名”，页面同新建子文件夹，操作步骤相同。

删除：点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，则删除成功。

共享：点击“共享”，页面如下图所示。

填写共享名称，并选中复选框，点击“确定”，则文件夹共享给选中的人员。

2.8.1.2.文件操作

上传文件

点击“上传文件”，如下图所示。

第24页

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点击“浏览”，选择上传的文件，点击“确定”，如下图所示。

我的文件列表中添加了上传的文件。

下载

点击“下载”，如下图所示。

点击“保存”后可查看文件，或直接点击“打开”查看文件。

删除

点击“删除”，弹出提示框，点击“确定”，删除成功。

共享：点击“共享”按钮，如下图所示。

第25页

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选中复选框，点击“确定”，则文件共享给选中的人员。

2.8.2.共享文件

点击“共享文件”，如下图所示。

左边为共享文件树，右边为共享文件列表。点击左边的共享文件，右边显示该文件下的列表。

下载文件：点击“操作”栏中的“下载”标签，如下图所示。

第26页

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点击“保存”到本地磁盘，则可查看文件。或直接点击“打开”查看文件。

3.电子邮件

3.1.邮箱设定

第一次使用或者以前没有设置外部邮箱，当点击“写信”时会弹出一个提示窗口如图1.1。

点击“确定”进入如下“邮箱设定”界面，如下图。

在“电子邮箱地址”中输入您经常使用的邮箱地址，点击“下一步”，如下图所示。

注意：您在该系统中不能使用2006年11月16日以后申请163免费邮箱，163免费邮件系统在2006年11月16日以后暂停POP3及SMTP服务。

电子邮箱地址：上一页中的电子邮箱地址。Pop用户名：电子邮箱的用户名。

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POP密码：您使用的该邮箱密码，必须输入

SMTP密码：同上

安全连接：可选项，默认“从不”

是否短信通知：可选项，默认“否”

是否在服务器上保存副本：可选项，默认“是”

取消

：返回到“添加邮件账户”页面

上一页：返回到“添加邮件账户”页面

设置完以后点击“添加账户”进入“参数设置”页面，如下图

每页要显示的最多数目：收件箱、已发送、草稿、已删除的页面中每页显示的邮件数目。

默认邮箱：如果设置了多个外部邮箱是，你可以在下拉框中选择一个邮箱地址作为发送

邮件时的默认邮箱。

外部邮箱编码：发送邮件时，邮件可选的编码方式。

外部邮箱：是指已经设置过的邮箱地址。“修改信息”转到“邮件设定”界面，可

修改密码。“删除”是删除外部邮箱。“添加其它邮件账户”进入“添加邮件账户”界面，可设置多个邮件账户。

签名：写邮件时邮件正文自动补上该签名。

取消：将恢复到默认值。保存：保存上面的设置。

3.2.写信

设置完外部邮箱后点击“写信”进入写邮件页面，如下图所示。

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发件人：已配置的外部邮箱地址，你可以选择其中的任意一个作为发件人。收件人：选择右边的通讯录或组织机构中的人员，可多选。

添加抄送人、密送人：在文本框中输入抄送人、密送人的邮箱地址。添加附件：在邮件中添加一个或多个附件。存草稿：直接将该邮件保存到草稿箱中。取消：返回到前一页。

通讯栏：通讯录用来选择收件人联系地址，组织机构是共有的一些组织机构人员联系地址，可将选中的人添加到收件人、抄送人或密送人（具有焦点的文本框）。如果选中的人中有的没有添加邮箱地址就会弹出一个提示窗口，提示你如何操作。

自动补全功能：如果通讯录中已存在联系人的邮箱地址，则在需要输入这些联系人时，输入这些人名的第一个字或邮箱地址的首个字母，则相关的人名或邮箱地址自动添加到相应的文本框中。

主题：邮件标题，如果不填写主体，则在发送时会有提示“确定不写主题吗？”。邮件填写完成后点击“发送”，转到“邮件系统”页面，提示发送成功与否

3.3.收信

邮件发送成功后，点击“电子邮件”中的“收信”，则页面如下。

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这是可点击“查看”就可看到该邮件的具体信息了。若发送失败后，则收信结果显示为无邮件。

3.4.收件箱

点击“电子邮件”中的“收件箱”子菜单，工作区显示如下。

注意：1.选中复选框或点击“全选”，可将选中的邮件删除，或移动到别的地方，或指定为垃圾邮件。

2.若制定为垃圾邮件，则自动删除垃圾邮件

3.点击“全不选”，则已选中邮件变成未选中邮件。

4.点击“未读”查看收件箱中未读的邮件，“已读”为已经查看过的邮件，“已回复”为对 该邮件进行恢复过，“已转发”为收件箱中转发到别的地方的邮件

点击“收件人”或“主题”均可查看该邮件的内容，如下图。

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3.5.已发邮件

点击“电子邮件”下的“已发邮件”子菜单，如下图所示。

注意事项同“收件箱”

3.6.草稿

点击“电子邮件”下中的“草稿箱”子菜单，如下图所示。

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列表不仅包括发送成功的邮件，也包括发送失败的页面 注意事项同“收件箱”

3.7.已删除

点击“电子邮件”中的“已删除”子菜单，页面如下。“已删除”是对删除邮件的备份，在此可查看以前删除的邮件，如果选中此处的邮件并点击“删除”就会将邮件彻底删除。

该列表中的邮件是对已删除邮件的备份，可查看以前删除的邮件，也可点击“删除”将邮件彻底删除。

3.8.通讯录

同“个人办公”中的“通讯录”，此处介绍省略。

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4.应用流程

4.1.应用定制

点击“应用流程”中的“应用定制”，工作区如图所示。

左边为应用分类类型，右边是应用列表。点击分类类型，右边显示该分类下的所有公文或表单类的应用列表，如下图所示：

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4.1.1.表单类应用的新建

表单应用的新建步骤：基本信息->字段管理->字段读写行->流程环节操作权限->表单模板

基本信息

点击应用定制中的“新建应用”，进入到应用新建界面，如图所示：

应用名称：填写该应用的名称。应用描述：对该应用使用的描述。

应用参数：系统中使用该应用的标示，应用参数由字母组成，尽量用该应用相应的英文单词。

表单名称：该应用下对应的表单名称。应用类别：选择该应用属于哪个类型。

应用属性：分为表单和公文两种属性，在这里我们选择表单。应用流程：为该应用选择一个流程。使用人员：选择可以使用该应用的人。使用组织：选择可以使用该应有的组织。使用角色：选择可以使用该应用的角色。保存：填写完信息后需保存。

返回：返回到上一页。

字段管理

表单的基本信息保存成功后，点击“字段管理”，如图所示：

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字段列表

在字段列表中点击“操作”栏的“修改”，该字段的详细信息在字段定义中显示，可修改其信息。点击“删除”，则删除所选中的字段。字段定义

字段名称：填写字段显示的名称。字段类型：选择字段类型。

参数名称：选择该字段的参数名称（只有在字段类型是下拉列表、树状、单选按钮、复选按钮时能使用）。

显示顺序：选择字段的显示顺序。字段长度：选择字段的长度。

字段代码：填写字段在程序中的名称（最好用字母）。必须输入：设置字段的值是否必须填写。

字段读写行

“字段管理”保存之后，点击“字段读写行”，界面如图所示。

行是表单下的字段(标题是每个表单下默认的字段)，列是流程下的环节。选中字段对应的流程，选中复选框，点击“保存”。

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流程环节操作权限

“字段读写行”保存之后，点击“流程环节操作权限”如下图所示。

行是表单类应用对应流程各个环节的所有操作，列是流程下的所有环节。如果你认为某个操作在某个环节可操作，那么就选中这个复选框。

表单模板

“流程操作权限”之后，点击“表单模板”，如下图所示。

默认按照字段的显示顺序来显示的，也可对模板进行编辑，点击“预览”可以看见“编辑”好的表单模板，点击“复位”将表单模板恢复到初始状态。

设计好后，点击“设计完成”，到此一个表单类的应用就配置完成了。

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4.1.2.表单类应用的修改

表单类应用的修改页面和表单类应用新建页面相同，对需要进行修改的页面进行修改

4.1.3.表单类应用的删除

点击应用列表“操作”栏中的“删除应用”，系统询问你是否要删除该应用，点击“确定”后，系统将删除和此应用相关的数据(应用基本信息，应用的配置信息，应用下对应表单的基本信息，该表单中全部字段等)。

4.1.4.公文类应用的新建

公文类应用新建的步骤：基本信息->字段读写行->流程环节操作权限。

基本信息

点击应用列表中的新建按钮进入到应用新建界面，如图所示：

字段读写性

基本信息保存之后，点击“字段读写行”，如下图所示。

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行是该公文类应用表单下的字段，列是流程下的所有环节。如果你认为某个字段在某个环节下可编辑，那么就选中这个复选框。

流程环节操作权限

配置好字段读写行之后点击“流程环节操作权限”，进入如下图所示的界面：

行是公文类应用对流程中各个环节的所有操作，列是流程下的所有环节。如果你认为某个操作在某个环节可操作，那么就选中这个复选框。到此一个公文类应用的配置就完成了。

4.1.5.公文类应用的修改

公文类应用的修改页面和公文类应用新建页面相同，对需要进行修改的页面进行修改

4.1.6.公文类应用的删除

点击应用列表中的删除按钮之后，系统询问你是否要删除该应用，点击“确定”后，系统将删除和此应用相关的数据(删除应用基本信息，应用的配置信息等)。

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4.2.应用填报

对常用应用的表单进行填报

4.3.流程定制

点击“应用定制”中的“流程定制”，工作区出现如下图所示。

在流程的设计界面中，上面是一排操作按钮，依次是保存，流程范围设置，开始节点，结束节点，活动节点，汇聚节点，活动范围设置，直线连接，曲线连接，删除。

流程包括范围（整个流程的范围，活动的范围）、活动、路径三个要素，流程的设计可以按照以下步骤来操作：

1.确定流程中的活动，并且为各个活动命名。界面如下图：

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2.用路径来确定活动之间的逻辑关系。界面如下图：

3.配置路径属性。选中某条路径，在其路径上点击鼠标右键可进入路径属性设置界面。如下图：

路径ID:为路径设一个ID号。

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路径名称：路径的功能名称。

路径类型：有“始终”、“唯一”、“多选”三种。

说明：在选择路径类型的时候，如果从一个活动出来的路径只有一条，那么路径类型就选择“始终”、如果从一个活动出来的路径有多条并且只执行其中一条，那么路径类型就选择“唯一”，否则路径类型选择“多选”。排序：随路径的条数排序路径在变化。

是退回路径：若是退回到前面处理过的环节，需要选上这项。应用：路径设置完后，必须点击“应用”，设置才能有效。关闭：关闭路径设置对话框。

4.配置活动属性，右键点击活动可进入“活动属性设置”的“基本设置”界面，如下图。

活动ID:为活动起一个ID号。

执行规则：若“选人规则”为“唯一”时，执行规则不起作用；若“选人规则”为“多选

时，“执行规则”有“次序”、“抢占”、“任意”三种。次序：规定顺序，按顺序执行活动，直至所有人执行完毕。

抢占：只要有一人先于其他人执行活动后，则其他人没权利再执行活动。任意：不规定顺序，只要所有人都执行完活动即可。选人规则：执行活动的人员选择，有唯

一、多选两种。排列序号：活动的排列序号。

点击“所有者设置”，界面如下图。

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所有者设置：定义活动执行人的选择范围，可以“工作属性”、“角色”、“组织机构人员”、“工作组”四种方式定义，且四种定义方式可同时定义，运算规则是求并集。工作属性：包括“所有人”、“工作启动者”、“上一活动所有者”、“某一活动所有者”

所有人：若定义为所有人，活动执行人为流转中确定的活动所在范围内的所有人员； 工作启动者：活动执行人为工作的启动者；

上一活动所有者：活动执行人为本活动前一个，已经结束的活动执行者； 某一活动所有者：可以具体指定为某个活动上的执行者；

角色：系统里已经定义的角色，比如：部门经理、总经理、文秘、会计等。组织机构人员：从组织机构人员中选择活动者。

工作组：可以把和某项工作相关的一组人指定为一个工作组，比如：OA项目组、会议工作组等。

5.活动范围的确定，界面如下图：

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点击活动范围按钮，然后在页面上按住鼠标左键把活动框住，再点击框中的活动确保该活动在活动范围中（如上图箭头处的提示）。

6.配置活动范围的属性。右键点击活动范围框可以进入活动“范围属性设置”的“基本定义”界面，如下图：

范围类型：有机构、部门两种。范围级别：有一级、二级、三级。组织类范围：如果选中，选择规则：有多选、唯一两种。（每一种代表什么）

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允许重选：在流转过程中一个活动可能要被多次执行，在首次执行时活动范围已经确定，若再次执行时，需要重新选择一个范围，则需选上此项，否则不选此项。注意：活动的范围类型和范围级别不能大于流程的范围类型和范围级别。

在基本定义的基础上，可以对活动范围进一步详细定义。点击“详细定义”，如下图所示。

详细定义有“职能定义”、“指定具体机构或部门定义”两种方式，两种方式可以同时定义。职能定义：通过部门的职能属性定义范围，如：可以指定范围为“技术类”、“财务类”等类型的部门。

指定具体机构或部门定义：所动范围所在的具体机构或部门。

7.配置流程的范围。点击“范围设置”的操作按钮进入“流程范围设置”界面，如下图：

8.操作方法与“活动范围设置”的方法相同，且流程范围要大于活动范围。

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注意：流程定制成功后，点击“保存”操作按钮。

4.4.流程列表

点击“应用流程”中的“流程列表”子菜单，工作区出现如下图所示。

4.4.1.查看流程

点击列表中“操作”栏的“浏览流程”按钮，如下图：

可以看到具体的流程图。

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4.4.2.编辑流程

点击“编辑流程”，界面如下图

编辑步骤与“流程定制”相同。

4.4.3.删除流程

点击“操作”栏的“删除流程”按钮，根据提示，点击“确定”可以删除当前流程。

4.5.应用分类

点击“应用流程”中的“应用分类”，工作区如下图所示。

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左边是应用分类，右边是应用列表，可对分类进行查询、增加、修改、删除操作。

4.5.1.查询分类

输入分类名称，点击“查询”，如下图所示。

4.5.2.增加分类

点击“新建分类”按钮进入新建界面，如下图：

分类名称：输入正确的分类名称，不能为空，不能重名。

指定父类：只能指定父类为应用分类，不能指定为别的类，否则报错。

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4.5.3.修改分类

点击“修改分类”按钮，如下图：

修改分类名称，方法与“新建分类”相同。

4.5.4.删除分类

点击“删除分类”按钮，弹出提示框，点击“确定”可将当前分类删除。

4.6.删除工作

对流转状态栏为“无状态”的工作进行删除，选中后点击“删除”，则删除工作

5.公文

5.1.签章

点击“公文”中的“签章”子菜单，工作区出现如下图所示。

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5.1.1.增加签章

点击签章管理列表中的“增加签章”，如下图所示。

保存：填写完各信息后要保存。

重填：即把已填写的信息制空，重新填写。返回：

填写用户名、用户密码、签章名称，并上传签章文件，其中签章名称不能为空，点击“保存”，则新建了一个签章。

5.1.2.修改签章

点击签章列表中“操作”栏的“修改签章”，如下图所示。

5.1.3.删除签章

点击签章列表中“操作”栏的“删除签章”，则可对对应的签章进行删除，点击提示框中的“确定”则删除成功，点击“取消”则删除不成功。

5.2.标签

点击“公文”中的“标签”子菜单，工作区出现如下图所示。

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5.2.1.新建标签

点击签章管理列表中的“增加标签”，如下图所示。

填写标签名称、标签说明、标签备注，其中标签名称不能为空，点击“保存”，则新建标签成功。

5.2.2.修改标签

点击“操作”栏中的“修改标签”，系统弹出修改页面，修改页面同新增页面。修改完点击“保存”。

5.2.3.删除标签

点击“操作”栏的“删除标签”，弹出对话框，点击“确定”即可删除。

5.3.模板

点击“公文”中的“模板”子菜单，工作区出现如下图所示。

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第四篇：新OA系统如何回收公文

代维人员：杨银亚 日

期： 2010-3-15 文档适用对象：代维人员和所有用户 故障现象：新OA系统如何回收公文

解决方法：

1． 已办公文——打开需要回收的公文——右上角有回收键

注：发送的公文，其同事填写了意见，是无法回收的，只能同事退出拟稿人处理。

故障现象：OA如何申请合同号

解决方法：

1． 合同管理——合同台帐——新拟合同——合同类型——保存——合同号

第五篇：OA系统介绍

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统

OA，办公自动化，OA是Office Automation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。

1、OA基本概念

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理„„等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。

企业流程不规范？企业物资无法有效的管理？

工作任务难以安排跟踪？与绩效无法接轨？

内部信息难以传达？缺少内部交流环境？文档没有安全的管理办法？

你是否面临以上的问题，是否缺少一个有效的管理工具？“天络OA协同办公系统”针对以上问题提供的“信息门户”、“行政管理”、“资源管理”、“工作管理”等能有效的解决您的问题。

适用性高

 结构、通知的类别、公文办理的表单和办理流程自定义等。使客户拥有更大的自主权，从而将客户间的差异性巧妙的化解。

提升内部交流效率

 模块可以实现企业统一的信息发布，文件的统一管理和提供内部的交流平台，结合消息提醒功能从而提升企业信息传递和交流效率；

灵活的公文管理

 个企业的流程都存在差异化，针对这一需求，我们提供了表单自定义、流程自定义功能，以适应不同企业的需要；

工作计划管理

 办任务可以明确工作任务的内容、完成时间等，结合修改留痕、任务日志及即时消息提醒能及时掌握工作计划；任务执行报表同时也可以作为绩效考核的依据之一；

资源有效管控

 了耗费品、资产、车辆管理等管理模块；可以实现物品管理责任到人，遵循库存管理原则，结合申请审批、领用确认流程能有效规范管理，避免资源丢失；

丰富信息提醒

 提醒信息订阅功能，从您登录到系统桌面开始您就能及时了解最新的内部信息及待处理文件和流程；其次动态提醒功能让你及时把握工作动态，包括：文件审批提醒、交办任务提醒，新通知、新闻提醒乃至论坛新文章的提醒；

数据安全

 保障系统；同时对敏感的数据和文件都实现了加密保存机制，每个企业都采用唯一的加密算法，最大程度的保障信息安全；

手机移动办公

 上网就能及时了解企业的信息动态和办理工作安排，包括：通知、新闻信息、公共文件、公文审批、交办任务等；

“公文管理”主要是提供企业管理及办理内部审批流程的模块，如费用报销、请假申请、购销申请、合同审批等。公文办理包括：公文办理、草拟公文、流程管理、流程统计、外发公文和代办管理六个子模块。在使用公文管理功能前管理员需先定义好相关的表单并定义每个表单的工作审批流程。详细介绍如下： 公文办理：主要是提供有公文办理权限的用户办理公文的子模块。用户可按不同的状态查看相关需要办理的事项，其状态包括：在办、已办和办结。在办

理公文过程中可查看已办理人的审批意见，可查看公文文件并支持WORD文件在线编辑及批注留痕功能，授权用户可嵌入相关电子印章。

工作日报主要是对企业员工工作的情况的一种报告形式，员工每天把工作内容记录下来。工作组组长可以查看工作组成员的工作日报；

功能及特点：

1.新建工作日报：要填写的内容包括今日工作内容、工作时间、明日计划、预计工作时间和工作建议；

2.修改工作日报：只有当天的工作日报可以修改；

3.分组功能：管理员可创建多个组，然后通过员工名录选择设置该组的组长

及组员；

4.日报查看：系统默认显示最近7天的工作日报，也可通过查询功能查询其

他时间段的工作日报；

5.查询功能：可按关键字和时间段查询日报信息，成员只能查询自己的日报，组长可以查询本组所有成员的日报；

6.按组查看日报：组长能查看本组的所有成员的工作日报；有管理权的用户

可查看所有工作组的日报；

“印章管理”主要是提供电子印章管理的功能，电子印章需授权给指定的用户方可使用。在办理公文过程中可在打开公文正文中嵌入电子印章

流程设置主要功能包括：

1、创建流程，包括：流程名称、关联表单、设置流程的使用者及管理者。

2、流程设计，流程设计主要的是定义各个节点，并设定每个节点的顺序和条件，包括：是否会签、是否内部办理、是否允许分发、是否可自选办理人等。同时还需定义每个节点的办理人。

3、流转控制，主要是定义每个节点的跳转条件。

111通过表单管理模块，管理员可把已经设计好的表单文件导入到系统中。表单文件要求是标准的HTML文件，文件建议使用Dreamweaver 或FRONTPAGE等网页编辑工具编辑。可支持的标志包括：

可定义的选项目包括：表格名称、输入匡标题、行、列、输入匡默认值、输入匡类型（单行、多行、单选匡、多选匡、下拉匡）。

办公自动化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率，但是这

仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流，工作的协调与合作。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作，可以包括在地理上分布很广，甚至分布在全球上各个地方，以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密，甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果，从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道，企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面，企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情，与现有或潜在的客户、合作伙伴联系；另一方面，其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息，如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广，越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上，所以这种网上交流的潜力将非常巨大。目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类：

起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。

已经建立了自己的Intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。

已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。

办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设，并占据领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。

办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的经济实力。按照上述分析，第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入，既要搭建企业Intranet网络，又要开发办公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成；而对于第二、第三类企业，由于企业Intranet网络已经存在，只是没有或没有好的办公应用系统，所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统，产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多，而产生的经济效益更高；对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

那么，什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统，但不同企业使用的目的性会有所不同，具体是：

[1]信息化尚未入门的企业

由于没有信息化应用基础，先上办公自动化(OA)，注OA有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

[2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

信息化失败，特别是大型业务管理系统失败，例如ERP，给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心或者一开始就回避一下风险，选择办公自动化不失为一种选择。

[3]缺少信息化资金准备的企业

信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候，多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上办公自动化(OA)，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目性。

[4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。