文件档案管理制度15篇
文件档案管理制度1
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义
①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20xx 的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。
(3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。
(4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。
③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。
②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。
文件档案管理制度2
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑
盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
文件档案管理制度3
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于与公司安全生产有关的文件档案的管理。
三、职责
1、安保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。
2、各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核；
3、各部门安全员负责本部门文件档案的收集、归档和保管，并适时将安全生产档案上报公司安全职能部门备案。
四、内容
1、文件资料的收集
安全生产文件档案内容如下：
（1）国家有关安全生产法律法规、标准规范及其它要求；
（2）上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等；
（3）公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、住建指示材料等；
（4）安全生产工作计划、总结、报告等；、
（5）各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等；
（6）供应商、承包商、施工单位相关材料等；
（7）安全设施检测、检验报告、记录等；
（8）食品安全、职业卫生评价报告等；
2、立卷归档
（1）、文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用；
（2）、应根据文件资料的重要性，立案时间分永久、长期和短期三种，进行时间整理、分类归档；
（3）、安保部在每年1月份前对上年度的文件资料进行归档，统一保存；
（4）、各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明、编写页码、标定卷内文件资料目录；
（5）、不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷；
3、档案保管
（1）、档案应入架、科学排列，避免暴露和捆扎堆放；
（2）、应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏；
4、档案借阅
（1）、文件资料档案借阅，必须履行借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续；
（2）、借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人；
（3）、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销；
5、档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录；
五、相关记录
《文件档案清单》
六、本制度由安保部制定并负解释，自发布之日起实施。
文件档案管理制度4
1目的
规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围
适用于分公司所有档案资料的管理工作。
3职责
3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序
4.1归档保存的文件
4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作计划、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必须有兼职资料档案管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1所有档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必须有专用柜架,在排列上架时,应按照类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库时,要认真检查其修改、补充情况,并在档案资料盒内的面层上注明修改情况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒,按编号顺序排列在胶片柜或防火资料柜内。必要时采取复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害要及时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司所有人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必须办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:
4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;
4.4.3.2要爱护档案资料,不得丢失;
4.4.3.3所借档案不得随意折叠和拆散,不得对档案随意更改、涂写;
4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清楚。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要立即追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必须办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁
4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:
4.5.2.1负责制订档案保管期限表;
4.5.2.2对到期档案提出存、毁意见。
4.5.3确定保管期限原则
4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在一定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应该每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发现档案不准确、不完整,应及时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:
4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对分公司造成损失的,将根据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格
5.1《档案管理制度》
5.2《保密规定》
5.3《文件发放登记表》
5.4《文件借阅登记表》
文件档案管理制度5
第一章文件管理制度
第一条本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文书及公司内部各部门来往文书,从行文、收发、归档全部过程的办理与控制。
第二条公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部统一办理,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档,建立文件的收发登记簿。
第四条公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、决定、函、会议纪要等,要求按公文规定格式行文。
第五条以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、财务方面的重要决定,发文字号为:×××公司发[××年号]第×号。
第六条公司内部行文及对外发文,必须使用行文卡,拟稿人、打印校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条发文卡、文件底稿、正文由文件管理员留存登记后,方可盖章行文。
第八条打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单,任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰稿人再校。
第九条制发文件涉及到多部门时,由主办部门与有关部门协商会签。
第十条综合管理部对传阅的文件要及时收回处理。
第十一条公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要及时叫中和管理部归档。
第二章档案管理制度
第十二条公司的档案工作基本原则是:集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主。即公司档案由综合管理部集中统一管理,有关部门分类管理相关档案,以便及时利用、维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料,由承办部门、主办人将其已办完的文件、资料及时归档。
第十三条公司综合管理部设专门档案工作,负责管理公司的全部文书、科技材料等档案,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条归档资料包括:
1、公司与有关单位的来往信件,各种协议、合同;
2、公司会议记录、纪要、决定;
3、公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结;
4、会议形成的领导讲话、文件;
5、公司对外交流的文件、协议、报告等;
6、公司各部门的发文;
7、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件;
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;
10、要的科技文件、技术资料、方案。
第十五条档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室,不能带出,必须带出档案室查阅的,需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损,所借档案,不得在文件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3、文件复制需经综合管理部负责人批准。
文件档案管理制度6
（一）目的
建立主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全记录档案，并加强对安全记录的有效管理，充分利用文件和档案信息资源，为安全生产服务,规范安全生产文件档案材料保管借阅销毁程序,特制定本规定。
（二）适用范围
本制度适用于公司的文件、档案管理。
（三）规范性引用文件
《中华人民共和国安全生产法》
《中华人民共和国档案法》
（四）职责
1、行政人事处负责公司安全文件和档案的日常管理。
2、公司各部门负责本部门的安全记录和档案的管理。
（五）管理要求
1.档案管理范围
1.1公司对涉及主要安全生产过程、事件、活动、检查的安全生产资料（包括文件和记录）定期归档，实施档案管理。
1.2对一般的安全记录按公司的《记录控制程序》执行。
2.保管事项
2.1公司的安全生产文件和档案的保管，要符合国家文件和档案管理要求，有文件柜存档的文件，使用文件夹档案袋存柜，分类清楚合理，便于查阅，做到防火防潮防鼠防蛀清洁通风干燥。
2.2重要的文件档案，要按时归档，存放在公司档案室。
2.3一般文件、记录，由各分厂、处室自行按规定保管。
2.4保管档案的场所要做到有专人负责、配备灭火器材，标示严禁烟火标志。
2.5档案箱、柜；钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。
2.6完善安全保管措施，防止档案人为或自然的损坏。
2.7案资料的保管和存放应科学、规范，便于查找。
3.归档时间
3.1办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档。
3.2按年度形成的文件，第二年上半年归档。
3.3凡是有法律效用的文件材料，一经识别就立即归档。
3.4凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。
4.文件和档案保存形式档案用纸张形式保管。
5.安全档案的借阅
5.1凡本公司职工因工作需要查阅技术文件档案，技术人员登记后方可查阅，其它人员须部门负责人批准，并经档案员同意后，方可查阅；如查阅财务数据、考勤、工资等须部门分管领导批准，并经档案员同意后，方可查阅；查阅其它文件的，须部门主管批准，并经档案员同意后，方可查阅。
5.2查阅档案需办理登记手续，原件不外借，确因工作需要，须经主管部门批准，予以复制。
5.3公司重要的文件、技术资料、合同(协议)，未经公司领导批准同意，任何人不得查阅、借阅。
5.4专业工具书，一律实行先归档保存，再办理借阅手续，如长期使用的，部门内部应自备一本。
5.5外单位来公司查阅档案、资料，必须得到分管副总经理以上领导的批准同意。
5.6每次借阅档案资料时间最长为半个月，可以续借，到期由档案室人员负责催讨，如须长期使用的部门内部则复印予以备份，并保证文件内容不得外泄。
5.7查阅、借阅档案资料人员，要爱护公司财产，使用过程中严禁在档案、资料上划线、标号涂改、抽取等损害档案、资料的情况发生，违者严肃处理。
6.保密事项
6.1档案管理人员要自觉遵守保密纪律，档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。
6.2对公司下发的保密文件及重要会议材料各部门进行妥善保管，并进行登记管理，不得乱扔乱放
6.3保密文件的复制必须履行审批、登记手续。要严格按照批准的份数，不得擅自多印留存。复制文件应按原文密级进行管理，复制中形成的废页应作为密件销毁。
6.4绝密级文件、资料和密码电报不得全文抄录，确因工作必须摘抄的，须经公司领导批准，并履行登记手续。未经同意，不得擅自复印、翻印和摘抄。
6.5报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸，要进行登记，经主管领导审批，送往有关地点监督销毁，确保保密安全。
6.6对够不上密级又不宜公开的档案，可划为“内部”。
6.7密级和保密期限的确定和变更以及解密，必须经公司分管领导审核批准。
6.8查阅“绝密”档案必须由总经理批准，未经批准不得复制和摘抄。
6.9“绝密”档案必须放在保险柜中单独存放。
6.10定期检查档案保密工作，发现问题及时处理。档案人员应严格遵守保密纪律，防止泄密事件发生，对造成泄密事件的责任者，要视情节严肃处理。
7.修改、补充事项
7.1修改、补充科技档案，必须填写修改、补充申请单，并经分管副总经理以上领导审批后，方可修改，任何个人或部门不得擅自改动。
7.2档案室必须对自己归档的科技档案的修改，进行监督和检查。
8.销毁
8.1档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交分管副总经理以上领导进行初审。
8.2汇总初审意见，编造档案销毁清单。销毁清单是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。
8.3销毁清单连同销毁档案的书面报告送交公司总经理审核批准。
8.4销毁时要进行监销。
经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清单上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清单上详细注明。
8.5档案销毁的具体工作由办公室承办，并将销毁清单归档。
对已到保存期限安全生产文件和档案材料，由公司生产技术处或相关部门提出申请，由公司分管领导及相关负责人审核签批，对审批同意销毁的材料，由公司生产技术处或相关部门销毁，并在销毁记录上签字。
文件档案管理制度7
为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。
2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
二、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“AA”代表重要级,“AAA”代表机密级。
“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。
例如:将20xx年第—份归档的'公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A
三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交
1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管;人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅,须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅。
5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。
四、公司文件、资料的归档保存期限
1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
五、公司文件、资料档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。
机密级公司文档,须经控股公司总经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善,过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
文件档案管理制度8
一、目的
通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。
二、适用范围
适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。
三、管理职责
3.1经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。
3.2档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。
3.3经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。
3.4经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。
3.5财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。
3.6总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。
3.7董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。
四、管理程序
4.1经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。
4.2客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。
4.3客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。
4.4经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。
4.5客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。
4.6经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。
4.7量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。
4.8发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。
4.9经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。
4.10档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。
4.11档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。
4.12档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。
4.13档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。
4.14档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。
4.15经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。
4.16财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。
4.17借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。
4.18档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处理,对电脑资料进行及时备份处理。
五、奖惩条例
5.1档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。
5.2经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.3对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。
5.4对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。
5.5对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。
文件档案管理制度9
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据；
b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；
c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；
g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）
h.设施的设计、运行技术资料；
i.供应商和承包商档案；
j.作业许可证等；
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。
文件档案管理制度10
总则：为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一、文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；（主要收集部门：行政部）
2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；（主要收集部门：行政部）
3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。（（主要收集部门：行政部）
4、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；（主要收集部门：行政部）
5、公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；；（主要收集部门：行政部）
6、公司的请示与上级批复文件（主要收集部门：行政部）
7、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）
8、公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）
9、公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；
10、公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等；（主要收集部门：行政部）
11、公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；（主要收集部门：财务部、行政部）
12、公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）
13、公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）
15、公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）
16、公司员工档案转移的介绍信及存根；（主要收集部门：人力资源及行政部）
17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部）
18、公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（主要收集部门：行政部）
20、公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：人力资源及行政部）
21、各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。（主要收集部门：晒图室）。
二、立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
（1）各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
（2）归档的文件材料必须按年度立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
（3）文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三、档案保管
1、档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3、底图入库要认真检查，平放或卷放。
4、库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四、档案借阅
1、借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3、借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6、底图一般不予外借。
五、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六、档案保密
1、档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
文件档案管理制度11
一、公司员工必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。
四、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。
八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。
文件档案管理制度12
为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、总则
第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。
第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、立卷、归档
第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。
第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。
第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。
第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。
4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。
第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。
1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。
2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为至50年。
3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第十条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
第十三条归档时间。
1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。
2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。
3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。
第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。
2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。
3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。
4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。
三、档案的管理和利用
第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十九条借用档案人员必须做到：
1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。
4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。
第二十条档案室工作人员应做到：
1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。
3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
四、档案的鉴定与销毁
第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
第二十三条销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全
第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。
第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
文件档案管理制度13
为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。
1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。
2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，，卷首制作目录，年终装订存档。
3、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。
4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。
5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。
6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。
7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。
文件档案管理制度14
物业公司文件档案管理制度
(一)意义
(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2.公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3.公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4.公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等
5.公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6.公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7.公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8.公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9.公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10.公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等
11.公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等
12.公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志
13.公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函
14.公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。
文件档案管理制度15
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
一、适用范围
1、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
2、会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等
3、公司的请示与上级批复文件
4、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告
5、公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料
6、公司制定的章程、制度等文件材料
7、公司营业执照、税务登记证等重要文件
二、档案保管
1、公司各类文件应由总经理办公室安排专人保管。
2、保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。
3、档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
4、库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
三、档案借阅
1、借阅档案必须先办理借阅手续，登记《档案借阅审批表》由部门负责人签字。
2、借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。
3、借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。
4、借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4、归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《档案借阅审批表》上及时注销。
5、凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
四、档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案保管人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
五、档案保密
1、档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2、不得传播、议论有关机密问题。
3、档案资料不准带到公共场所。
技术档案管理制度
一、公司技术档案管理规定
根据国家档案局国档发[1987]8号文关于《国营企业档案管理暂行规定》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合本公司的实际情况，特制订本暂行规定。
一、公司档案室档案库房由行政部统一管理，指定经过业务培训并取得合格资格的人员负责日常工作。
二、档案库房应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识和技能和培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。
三、禁止无关人员进入档案库房。凡进入库房者必须遵守管理规定。禁止携带易燃、易爆、易腐蚀性及水等可能危害档案安全的物质进入库房。
四、凡接收入库的档案资料，均应按局有关规定进行整理、编目、上架排列及提供利用，力求做到符合规范、整齐划
一、美观庄重。
五、库内档案资料实行结合目录体系分类分区存放的原则，并在密集架上注明具体位臵，做到方便保管和提供利用。
六、档案资料只能在获得批准的情况下，在阅档室查阅和摘录，批准复制的，由档案管理员负责监督办理。
七、行政部应监督档案库房管理情况，不定期地进行检查，并及时处理存在的 1 问题。档案室负责人每日应对库内温度、湿度及其他情况进行检查，并做好记录备查。若发现重大或紧急情况，必须立即采取适当措施，同时报告行政部经理甚至公司主管领导。
二、公司档案室工作实施办法
一、为提高档案室工作的效率和规范化程度，根据国家档案局发布的《档案馆工作通则》，结合实际制定本办法。
二、公司设立档案室为专门机构，直属于行政部，作为保管档案材料的基地。
三、档案室是公司科学研究和各方面工作利用档案史料的中心，其业务受行政部及档案业务主管机关的指导、监督和检查。
四、档案室的基本任务是经维护公司历史真实面貌的前提下，集中统一地管理本单位的文书、科技、会计、声像、实物等各类档案材料，保护档案的完整和安全、积极提供利用，为企业的生产经营和国家的社会主义现代化建设服务。档案室负责以下工作：
1、接收和规范化整理档案；
2、按规定科学地管理档案；
3、开展档案的查、借阅和利用；
4、编辑提供档案史料；
5、进行档案的编研。
五、档案室应当建立严密的规章制度，维护国家和企业的秘密，提高工作质量。
六、档案室工作人员应努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想，认真执行党和国家的方针政策及本单位的管理规定，遵守法规纪律，热爱档案事业，刻苦学习档案业 务和科学文化知识，不断增强综合素质，以保证工作任务的顺利完成。
七、档案室接收《三水汇景电器冷气工程有限公司文件材料归档范围案卷类目保
管期限表》规
定的以下档案：
1、全部的工程施工类档案、基本建设类档案、设备仪器类档案；
2、全部的党群工作类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术类档案；
3、保管期限为5年及其以上的会计档案。
4、全部的声像类和实物类档案。
八、接收档案的要求和手续：
1、确保档案材料的完整性。
2、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接字据上签名盖章。
九、对档案室的档案，要以类别为单位，进行科学的排列、编号。第一类档案要建立检索目录和其他必要的工具。
十、档案室库房必须坚固适用，并配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。档案室工作人员应经过消防基本知识和技能的培训，消防等各种器具应按要求进行鉴定或审验，确保其状态正常。
十一、保存期满无需继续保存的档案，由公司行政部组织鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
十二、档案室应进行下列统计工作：
1、对档案的收进和移出、案卷数量、利用情况，每年1月进行一次准确的统计；
2、每年按照统一的规定和要求，向档案业务主管机关报送本室基本情况统计表。
十三、档案室主管领导和工作人员应对档案和资料的保管情况进行定期检查，遇有特殊情况应立即检查，及时处理，做好相关记录。
十四、要配备微型计算机、复印机等设备，积极应用新的科学技术，逐步实现档案管理的现代化。
十五、档案室应主动开展利用工作，设立阅览室，编制开放档案目录，努力改善阅览条件，为利用者提供方便。
十六、档案利用过程中要遵守保密规定，并且应当保证档案材料的安全和完整。
三、技术资料档案管理办法
第一章 总则
第一条 为了加强对技术资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护利用技术资料和档案，落实工程质量终身负责制，为公司的生产经营和施工建设服务，根据有关法律法规和质量、职业健康安全管理体系贯标认证的要求，制定本办法。
第二条 本办法应结合有关质量、职业健康安全体系文件的规定，在公司范围内实施，各部门、项目经理部均应遵照执行。
第二章 管理职责和规定
第三条 各部门、项目部应设专职/兼职文件（档案）管理员，指定主管人员，并将名单报行政部，以满足技术资料档案管理工作的要求。若人员变更，应及时告知行政部。
第四条 公司技术资料档案管理实行由行政部统一领导，各部门、项目部分工负责、分级管理的工作体制。
第五条 行政部具体负责公司发文件、外来文件（含有关法律法规）、基建和文书档案及相关照片档案、实物档案等的控制管理。
第六条 质安部具体负责质量、职业健康安全体系管理手册、程序文件、管理规定、内外审技术资料及工程质检资料的控制管理。
第七条 工程部具体负责技术性文件（含规程、规范、专业标准等）和工程技术资料归档前的控制管理。
第八条 财务部具体负责会计档案的管理。
其他各部门、项目部分别负责各自相应技术资料的管理。
第九条 项目部应将有关技术资料控制管理的信息传递至行政部；各部门、项目部应及时收集技术资料及其控制管理的信息，并传递至行政部分类后传递给各类技术资料的主管部门处理。
第十条 各部门、项目经理部对相应技术资料的完整、真实、安全及规范管理、及时准确处理等负直接责任。
第十一条 除图纸等特殊技术资料外，技术资料用纸一般为国际标准A4型（297mm×210mm），一律左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。技术资料原稿、档案材料一般用蓝黑、炭素墨水书写、签名，同一内容一般不得使用两种以上的书写材料，但有特殊规定的除外。传真件以热敏纸为载体的，只能将其复印件存档。
技术资料一般从左至右横写、横排，有特殊规定者除外。
第三章 工作程序 第一节 技术资料管理
第十二条 本办法所指技术资料是与产品和服务质量、职业健康安全相关的管理手册、程序文件、规定，国家法律法规、技术标准、规程规范，上级和公司颁发的管理性文件，自行制定的作业指导书，设计和施工文件及各种质量、职业健康安全工作记录。
第十三条 各部门、各项目部主管本部门技术资料，并在行政部指导下负责公文处理工作。
第十四条 技术资料管理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和企业秘密安全。
第十五条 公司文件（含通知、函件等）由主办部门/单位拟稿，其负责人审核，5 行政部核稿，由行政部呈送总经理或被授权人签发（必要时由有关领导会签），然后由行政部统一缮印、用印，登记分发至各部门、项目部及其他有关单位。
第十六条 各部门、项目部自行发文，应由其主要负责人审批签字，由所属文件管理员负责传递、登记发送、立卷存档及其日常管理。
第十七条 所有技术资料格式应符合有关标准或规定，内容必须准确无误，做到文面庄重得体，用印端正清晰。文件管理员对此负有监督检查和督促纠正的职责。
第十八条 技术资料一般应由技术资料管理员签收。收文处理包括签收、登记、分发、传递、拟办、批办、承办、查办、立卷存档等程序，由行政部及各部门、项目部文件管理员根据职责范围进行传递管理，承办人应记载处理／办理过程及结果并签名。
第十九条 凡配发给个人的技术资料，一律不得外借他人或任何单位，未经配发部门批准，不得复制任何内容。其他各类技术资料的借阅／复制，也应经过有关负责人审批，规定借阅期限／复制范围和数量，并由文件（资料）管理员登记，督促借阅人按期归还／按规定复制，办理领发手续。
第二十条行政部对与质量、职业健康安全体系有关的技术资料采用《有效技术资料控制清单》进行管理。清单发布后，各部门、项目部文件管理员应立即对照检查各场所、有关人员所用技术资料的有效性，并撤出、收回或督促撤出失效、作废文件，换领新文件。
第二十一条 技术资料可采用编注发放号、记载持有人姓名或加盖印章（印记）等方法，由文件管理员进行标识，防止混用、丢失或误传，但另有规定者除外。
第二节 档案管理
第二十二条 本办法所指档案，是指过去和现在公司各部门、项目部及个人履行职能（职务），从事生产经营、施工建设等活动，直接形成的对国家、社会和本局有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二十三条 公司档案主要包括科技档案（含工程施工类、基本建设类、设备仪器类）、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案。凡属国家规定应立卷归档的材料，必须由公司档案室集中管理，任何人不得据为己有。
第二十四条 应当立卷归档的各类材料必须依照《机关档案工作条例》和《科学技术档案工作条例》等的规定，分别由行政部、工程部、财务部及其他有关部门按职 能分配和业务范围收集齐全，并进行整理、立卷，定期移交档案室。凡国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档，第二十五条 档案移交后，档案室应尽快组织编制全引目录、案卷目录等必要的检索工具，并按规定对档案进行标识，分区分类规范排列存放。
第二十六条 档案保管贮存环境应配备使用密集架、灭火器、温度计、湿度计、窗帘等设施设备，达到防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等要求。管理人员应经过消防等方面基本知识技能的培训，并能够进行操作消防器具，应按要求进行鉴定或审验，确保状态正常。管理人员应定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第二十七条 一般档案原则上只保存一份，特别重要的档案可根据需要和可能，多保存一套重份或复制件。
第二十八条 移交档案时应编制移交清册，交接双方应清点数量，核对无误后签字。一般情况下，档案室主管（部门）负责人或其委托的人员应到场监收并签名确认。
第二十九条 每年6月底前，由行政部负责人主持，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组，共同对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定结束后应提出报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后销毁。
第三十条 销毁档案，须由主管领导指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁记录上签名。
第三十一条 档案室管理人员应积极主动地开展档案利用工作，为公司各项工作服务，并注意掌握利用效果。但是，借阅档案必须经档案机构负责人和主管领导审核批准，并按规定期限归还。凡涉及公司内部机密的档案不得外借，只能供公司和上级主管机关使用。
第三十二条 档案室应建立档案的收集、整理、保管、借阅利用、保密、统计等方面的制度；根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化。
第三十三条 禁止任何个人、单位伪造、涂改、损毁、丢失、倒卖、赠送、私自保存或擅自提供、抄录、公布、销毁属于我局所有的档案资料以及应当保密的档案。
第四章 奖励和处罚
第三十四条 有下列事迹之一者，由行政部对有关人员予以奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用、管理做出显著成绩的；
（二）对档案的保护做出显著成绩的；
（三）同违规行为做斗争表现突出者。
第三十五条 凡有违反本办法第三十三条规定之一者，由行政部酌情给予行政处分；造成损失的，可以根据档案的价值和数量，责令赔偿。情节严重、构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
第三十六条 由于有关负责人或文件（档案）管理员玩忽职守或不按规定履行职责的，由行政部酌情予以行政处分；因此而造成重大损失或影响其他重要工作的，可参照有关规定做出罚款、勒令待岗、降职降级聘用、解聘、免职甚至开除的处理。
第五章 附则
第三十七条 本办法所引用的有关法律、法规、标准和规范发生修订的，按修订后的内容执行。
第三十八条 本办法由行政部负责解释。
第三十九条 公司发有关文件规定与本办法不一致的，以本办法为准。
十一、档案室职责
1.档案室在行政部经理领导下工作，业务上接受上级有关档案部门的监督和指导。
2.认真贯彻《中华人民共和国档案法》和有关档案工作的条例、规定、严格执行本公司制定的档案管理制度，有效地开展档案工作。
3.集中统一管理公司在工作活动中直接形成的除人事档案以外的全部档案。包括党、政、工、团和各部门和各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、技术档案、声像档案、专门档案等。
4.参加重要设备的开箱验收，以及科技成果鉴定和专业性会议。5.负责各部门档案业务和管理、监督和指导。
6.加强档案的业务建设和管理工作，逐步实现档案工作规范化、标准化。7.做好档案的保管、统计、检索、编研、利用、鉴定的销毁工作。8.认真做好档案的安全和保密工作。9.按规定向档案部门移交有关档案。
四、档案人员“四参加”制度
根据上级有关部门规定，档案人员必须参加工程重要设备的开箱验收，以及科研成果鉴定和施工技术会议的要求，结合我公司实际，特制定本制度。
1.工程项目的主要设备到货后，由工程项目部通知档案室派人参加设备开箱。2.设备开箱时，档案人员要填写设备开箱记录，开箱后发现缺少出厂技术文件及说明书，由设备购进部门负责补齐。
3.设备开箱时，工程项目部如不通知档案部门，发生技术文件材料丢失，损坏或留在个人手中，视其情节轻重，追究有关领导及当事人的责任。4.随箱设备资料由工程项目部和档案人员共同签字验收。
5.档案室派人参加工程竣工验收小组，从而确保工程竣工图纸和文件材料的齐全完整。
6.档案人员参加重点工程竣工、重大改进工程验收时，编制竣工图应以施工技术技术资料为基础，将设计变更和现场实际变化情况如实地反映到竣工图上。
7.科研项目鉴定、科技成果评定、以及召开专业施工技术会议时，有关部门应通知档案室派人参加。
8.凡科研项目鉴定、工程创优、科技成果评定工作结束后，由申报部门统一将评审结果的文件材料移交档案室。
五、档案人员岗位责任制
1.认真贯彻执行党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和业务部门制定的有关规定、办法、细则。
2.忠于职守，努力钻研为业务、不断提高政治素质和专业水平，以适应电力现代化的需要。
3.认真做好档案的收集、整理、立卷、保管、借阅、鉴定和编制检索目录工作，使检索手手续科学、快捷、便利。
4.参加工程重要设备的开箱验收、科研成果的鉴定以及施工技术会议。5.负责制订档案工作的各项规章制度，对各部门的档案业务工作进行监督和指导。
6.认真执行党和国家的有关保密规定，确保党和国家秘密的安全。
7.开发利用，做好编研工作，准确提供适时信息，为公司经营决策和管理、提高经济效益服务。
8.完成领导交办的各项任务。
六、兼职档案员（资料员）岗位责任制
1.认真执行上级和公司制定的档案管理规定制度、做好文件材料的形成、积累和档案管理工作。
2.协助各部门有关人员将要归档的文件材料，图纸按归档范围进行组卷、归档，并及时向档案室移交。3.及时向档案部门反映各部门人员对档案工作的意见、建议和要求。4.认真做好档案资料的开发利用和统计工作。5.认真学习档案业务知识、不断提高档案管理工作。
6.宣传档案的作用和重要性，检查各部门对档案管理制度的执行情况。
七、档案人员岗位责任责任制考核办法
为做好公司档案管理工作，发挥档案人员的积极性和主动性，根据上级业务部门有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
1.考核档案员的成绩。主要从德、能、素质三个方面全面衡量。2.考核的具体内容：(1).贯彻上级的方针、政策。(2).本职业务能力。(3).组织领导能力。(4).团结协作能力。(5).工作态度。(6).原则性。(7).民主性。(8).廉洁性。(9).开拓创新精神。(10）.工作成效。
3.考核办法采取民主测评和主管领导评价的方法进行。分优、良、中、差四个等级。4.对履行本职岗位成绩显著者，年终给予表扬并给予一定的物质奖励。5.对工作不负责任，考核为差者，给予批评教育，帮助改正，屡教不改者，调离档案工作岗位。
6.对玩忽职守、违反《档案法》《保密法》规定造成档案损失和失泄密者，视情节轻重给予批评教育、警告、行政处分、撤职、依法追究刑事责任。
八、公司档案借阅制度
1.档案工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想，做到热情接待，主动介绍情况，根据查阅人员的需要，及时、准确地提供所需档案资料。
2.凡因工作需要借阅档案，资料，一律凭工作证，办理借阅手续，外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经主管领导批准后方可借阅，借出的资料和档案限在阅览室阅看。
3.借阅和归还档案时必须双方当面点清，办好手续。借阅者必须爱护档案，不得在资料档案上划线、圈点、涂改、拆卷、剪贴、批注和有意损坏，不得转借他人，严防丢失。
4.档案材料的正本原则上不准向外借出，如确因工作需要，须经主管领导批准，办好登记手续，借期不超过一个星期，到期必须按时归还。凡遇下列情况者，应立即将所借资料，档案归还档案室。如调动、退休、离休、因工作外出，请假一周以上，节假日、因工作需要档案认为有必要收回的，借阅档案者必须将各类资料档案如数归还档案室，并按规定办理注销手续。
5.借阅党总支、公司会议记录和秘密以上的各类资料、档案、必须经总经理批准，只限在室内查阅。并按规定严格履行登记手续。
6、查阅档案人员应严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其它档案材料。
7、阅览人员要爱护室内设备和物品，保持室内清洁卫生，不随地吐痰，室内禁止吸烟。
九、公司档案统计制度
1.为了给分析，研究工作积累数据，以便改进工作，不断提高管理水平，档案部门要认真做好档案统计工作。
2.档案部门每年未对当年档案的收进、移出、保管、借阅、复制、利用效果，鉴定与销毁等情况进行统计。
3.统计数据要以原始为依据，做到准确、完整、可靠。4.定期对库存档案的清理核对和检查，确保档案齐全完整。5.每年按规定向有关档案部门报送档案工作的基本情况统计表。
十、公司档案保管制度
1.档案的保管要符合档案的保护技术条件，认真执行公司制定的《档案库房管理制度》和档案借阅、保密、鉴定、销毁等制度。
2.档案库房必须有防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等措施。室内必须保持清洁。3.存放档案必须有专门的铁柜、箱架、不同载体的档案，按其不同技术保护要求存放。
4.档案存放要有系统和条理，设有全宗目录索引、卡片以及其它检索工具，从而提高工作效率。
5.档案部门每年要对档案的收集、整理、鉴定和利用情况进行统计。
6.定期对档案的保管状况进行检查和记录，发现问题及时报告，并采取措施，确保档案的安全。
十一、档案库房管理制度
1.档案库房设专人管理，非档案人员需查阅档案资料时，必须由档案人员查找，技术资料只准在阅览室阅览。
2.档案库房的管理，应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防有害生物和防污等安全措施。
3.档案库房要保持适宜的温湿度，一般情况下，温度保持在14oc～24oc，相对温度保持45～60%，同时做好温、湿度记录和检查工作。对不适宜的温湿度及时进行调整。
4.档案库房要保持整洁、箱、柜排列合理，做到整齐、清洁、通风、美观，便于查找和使用。
5.档案库房严禁吸烟和使用明火，不准在库房内堆放食物、油污、易燃、易爆炸等物品。6.对电源、线路、开关、电器设备、消防工具，应定期检查，发现隐患及时整改并立即报告。
7.档案工作人员每天下班前要检查库房内门窗是否关好，每次离开库房把门锁好，每月检查一次档案的安全情况。
8.档案库房是机要重地，非档案管理人员未经许可，严禁进入。
十二、公司档案利用制度
1.档案工作人员要树立全心全意为人民报务的思想，熟悉库藏档案的情况，积极主动、热情为利用者报务。
2.档案部门要根据利用者工作的需要，编制档案检索工具。如总目录和分类目录、全宗介绍、组织沿革、大事记、专题汇编等。
3.及时收集整理档案利用在施工、科研、管理中所产生的经济效益，了解利用成果，从中得出档案提供利用的经验。
4.凡利用档案者都必须按规定办理有关手续，同时填写《档案利用效果登记表》 5.在开展利用时，要正确处理好利用和保密的关系，使保密不影响利用，利用不致于泄密。
二十一、公司档案保密制度
1.档案是党和国家的宝贵财富，而档案工作则是一项特殊的机要工作，必须认真执行《中华人民共和国保密法》和《中华人民共和国档案法》以及上级有关规定，严守党和国家机密。2.档案管理人员应认真执行党和国家有关保密制度，维护档案的完整与安全。3.查阅档案人员，应按规定办理查阅手续，未经主管领导许可不准私自抄录或复制。查阅[密级档案需经主管领导批准，限于阅览室查阅，不得外借，更不得复制。违者按《保密法》和《档案法》追究责任。
4.档案室要严格执行保卫保密制度，外来人员不得随意进入，如在保密工作中玩忽职守，造成档案文件泄密事件或损失者，都要依法追究责任。
5.档案保管工作，每年进行一次自查，发现问题及时报告。
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