第一篇：行政前台工作规范
行政前台工作规范
一、前言
公司前台作为公司涉外窗口，须经常性与客户接触，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，行政的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之则会给行政形象造成严重的不良影响。有鉴于此，特制定前台接待工作规范细则，对接待工作进行具体化、细化。
二、岗位职责
1、负责董事长进出公司的接待与礼貌问候。
2、负责进入公司办公场所的来客接待、登记、引导，对无关人员、上门推销者，阻挡在外或协助有关人员处理。
3、负责公司邮件、报纸的收发与转交。
4、负责接听来访电话，记录电话内容，并做好记录与传达工作。
5、协助办公室工作。
6、保持前台环境清洁。
三、工作具体要求
1、董事长进出公司，应马上起身问好和迎送，并为董事长开启电梯。周末值班时，应协助董事长助理做好一切事物。
2、公司来访客户日常接待流程：客户上门→引导接待（询问来意）→联系相关人员接待→客流详情登记（即来访人姓名、人数、来访事由、出入时间，公司熟客可免除登记）。
3、来客提出个人要求时，前台必须认真聆听，有必要时做好笔记，如若无法处理，则请客人稍等，请示上级解决。
4、公司有来访客人，来客行至前台一米时，前台须起身微笑相迎，说礼貌用语。
5、来客提出找公司员工时，前台应先问有无预约。并请来客做好登记，在打电话至要找的员工，询问是否带进。如回答需要马上带进，则应行前引路；如需稍后才带进，则请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍等。等可以带进时，再引导前往。
6、如来客不听要求，想硬闯办公室，则请示上级处理，并从旁协助。
7、公司人员不得聚在前台闲聊，如有公务需探讨方可进入前台，但不得超过15分钟。需超过15分钟的，则应该在办公室内进行，并找人员临时代替前台工作。
8、除公司宣传单、笔、登记表、台历、个人茶杯、盆花外，不得放置任何物品。
9、前台必须保持整洁、干净，无灰、无污渍。临时须离开前台时，桌面须整洁、办公椅摆放须整齐并关闭电脑显示器。
10、员工外出登记表的管理。
11、上班时间必须时刻有人在岗，即上午9:00至下午18:00间。如因要事需外出，经领导批准方可离岗。
12、客人离开时，前台需上前进行送离，按下电梯，直至客人进入电梯，并说欢送语。
四、仪容仪表
1、总体来说，前台人员上班期间应穿着公司制服，同时保持头发、身体和口腔清洁；披肩长发应扎成马尾，发色不应过于艳丽；双手保持洁净，不留过长指甲，要经常修理指甲，不得涂抹鲜艳指甲油；保持淡妆，但不可化浓妆，禁止在前台补妆；可使用清新、淡雅的香水，但不可过于浓烈。
2、站姿：双腿直立并拢，身体重心放于两脚上，两脚跟相靠，脚尖分开30至45度间，两手相握放于腹部前（一个拳头距离），双肩保持平衡，身体挺直，做到抬头、挺胸、收腹，双目向前平视，微笑、微收下颌。
3、坐姿：入座时要轻稳，座椅子的2/3，女士在入座时要用手轻轻将裙稍稍拢一下，双膝并拢，双腿正方或侧方，身体坐直，不得东倒西歪。
4、走姿：走路一定要轻，不得影响他人，保持挺胸、收腹、抬头的姿势，走动中肩部不要摇晃，勿呈现外八字和内八字的走姿。
5、蹲姿：下蹲时注意内衣“不可露，不可透”、避免弯腰翘臀的姿势，下蹲时双腿靠拢可右脚在前，左脚在后，脊背保持挺直，臀部一定要蹲下来。
6、鞠躬：身体前倾15度，类似点头致意，正常的前台接待采用一度鞠躬即可；身体前倾30度，适用于对重要客人的迎接问候。
7、体态规范：来访客人时，应始终保持微笑；谈话时目光应轻松的平视对方；手势要落落大方，手指自然并拢，掌心向上，进行指引、指示目标，切不可以食指来指指点点。
五、礼仪规范
1、文明用语：①问候招呼时：早上好、您好；②感谢时：谢谢、十分感谢；③向客人道歉：实在对不起、请原谅；④应答时：没关系、不客气、这是我应该做的；⑤推托时：很遗憾、不能帮你的忙、谢谢好意；⑥送客时：再见、欢迎下次光临、请慢走。⑦迎宾时：欢迎您、欢迎光临；⑧接受吩咐时：是的、明白了、清楚了；⑨不能立即接待时：请稍等一下；⑩对待稍等的客人打招呼：对不起、让您久等了。
2、接待礼仪：客人进门或进入视线时，要起立面朝来访者点头、微笑致意：“您好，请问您有什么事？”、“您好，请问您找哪一位？”“您好，请问有什么可以帮您？”。切记不得让客人直接闯入，自己寻找需访办公室或人员。
如访问高层领导，请客人稍候“请稍等，我马上联系。”，电话联系要找的负责人“您好，我是前台，有位×先生/女士或×单位客人想要拜访×××”，征得负责人同意，可引导客人前往。当负责人不想约见时，电话通话时要注意，尽量不让客人听出不想约见意向；告知客人要访人外出或有重要事项无法接待，请将需要访问事项告知，待客人寻问后代为回复”。
受访人想要接待的客人，但受访人外出不在时，要告诉对方
受访人外出到何处去了，以及何时回本单位。若客人愿意等待，应该向客人提供茶水、杂志；如果不愿等待，请客人留下电话、地址，并记下事由，预约再次来访时间；或将来访事项进行转达，我方人员事后电话联系。
3、引领礼仪：前台人员引领来访者前往受访者办公室时，应该使用规范的手势指引，到达受访者办公室后，即使是办公室门是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，然后返回岗位。
陪同客人行路，主陪通常应请客人位于自己的右侧，以示尊敬，配合客人的步调，自己并排走在客人的左侧；随同人员，应走在客人和主陪人员的后面或两侧偏后一点。当走到拐弯处，应走在客人的左前方数步的位置，用手示意方向，同时礼貌地说：“请这边走”。
乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门口，等客人进入后关闭电梯门，按目的楼层按钮。到达时，接待人员按住 “开”的按钮，一手挡住电梯门，让客人先走出电梯。
4、电话礼仪：在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好，这里是**。”，忌以“喂”开头。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”、“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗”，“不用谢”之类的谦词。结束通话时一定要使
用礼貌用语。
当正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。
接电话一定要：①左手持听筒、右手拿笔。因为大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是在进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录，这时就很不方便。②复诵来电要点。如果来电需要代为转达相关信息，在电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。③让客人先挂机。
第二篇：行政前台工作规范说明
行政前台岗位职责工作规范说明
[交接具体工作]
1、负责前台电话及外来访客的接待、登记工作。标准/技巧：
1.电话响3声内必须拿起电话（轻柔的语气，标准普通话）“您好，XXXX公司！”
2.谢绝推销人员进入公司内
3.谢绝陌生人员未经预约进入办公区域内
4.接转电话时，不能外泄领导的私人电话，原则上员工的私人电话也不能泄露；如遇陌生及推销电话无需转给部门负责人，可记下事项转达
5.来访接待须填写《来客登记表》
6.重要客户到访后，需引领到指定的会议室，倒茶水，不能坐在前台等领导，通知参会人参会；如普通客人，电话通知参会人接待。可根据实际情况操作，以防前台没人。
确认：
[交接具体工作]
2、负责公司办公室绿化和环境卫生管理与执行工作，保持办公场所的清洁卫生，负责每日检查办公室办公环境整洁度、打印机、传真机是否正常使用。
标准/技巧:
1.每天早上到岗后检查保洁员的工作，查看高管办公区域、会议室及死角卫生是否收拾干净；下班后检查会议室的卫生及电灯关闭
2.每天早上到岗后添加传真机、复印机、打印机的纸张，环保纸收到指定的位置；下班后也要如此
3.绿植服务人员每周三过来浇花及修剪，有问题及时报修
4.水台及垃圾筐随时叫保洁人员收拾，保持良好的环境卫生
5.前台接待区域卫生全天都要保持整洁，不能有杂物垃圾出现。确认：
[交接具体工作]
3、负责公司会议室预定与管理工作；每日下班前整理会议室卫生工作。
标准/技巧：（在RTX发布会议室使用通知）
1.会议室预定（预订人填写登记单），所需准备物品写清楚
2.重要会议需准备印有公司logo的纸及笔，（根据情况可放公司宣传册）小瓶矿泉水、桌花、水果、茶点等按座位摆好。申请人需填写《会议申请需求单》
3.如有礼品需求，填写《礼品申购单》《礼品申领单》后联系行政主管
4.视频会议、电话会议联系IT服务人员。
5.会议结束后，由会议召开人自行收拾或者通知保洁员整理；
6.公司内部会议结束后要提醒参会人员带走垃圾，椅子归位
相关表格：《会议室预定登记表》《会议申请需求单》《会议费用结算单》 确认：
[交接具体工作]
4、遵照公司制度，负责票务、住宿、餐饮等商务预定、安排、结算工作。每月10日前完成所有行政费用统计及报销，填写每月行政费用支出明细表，上报行政主管审核：
1)员工需提交出差任务书后或经部门主管或助理确认后才能订票；
2)做好订票登记表
3)月结时做好核对工作；
相关表格：《日常接待登记单》
确认：
[交接具体工作]
5、负责清洁用品、办公用品等物资采购需求统计，购买及结算费用。
相关表格：
1.办公用品领用单
2.办公用品需求清单
确认：
[交接具体工作]
6、负责公司邮件、快递、传真及其他文件的收发处理工作，按时完成收发记录。
标准/技巧：
邮件/快递：
1.每天基本上16点左右过来拿快递，如有急件可让他上午过来一趟；
2.同城是上午寄下午到，专用佳驿快递，外地专用EMS；如有加急的件，须部门领导批准后才可寄出。个人发快递，需填写《月快递明细表》，才可发出。
3.月结时做好核对工作，每月10日前完成此费用付款。
相关表格：《月快递明细表》、《快递接收登记表》
确认：
[交接具体工作]
7、负责与物业的工作往来和费用结算。
1.按季度缴纳金地中心租金、物业费、电费、看、机房空调费、水费等；
2.每月从物业处拿到上月所有缴纳费用的发票后，再核算及提交本月各项费
用。
确认：
[交接具体工作]
8、负责员工名片的制作及发放工作。
内容：根据模板给合作单位提要求，按照不同人更新不同的信息制作名片 确认：
[交接具体工作]
9、负责全员考勤管理工作。
1.每月5日提交所有员工考勤，上报杨茜处。
2.前台负责高管、财务部、行政人事部三个部门考勤，剩余所有由各部门助理于每月2日前提交前台处（如遇节假日，与人力组约定提交时间），并打印出纸质版后各部长签字确认后交给行政主管。
确认：
[交接具体工作]
10、配合公司及部门举办工作活动的组织和管理及后勤服务工作。
内容：预定活动场地，查询价格报预算，配合组织人员做好后勤服务工作。确认：
[交接具体工作]
11、新员工入职支持工作及离职交接物品事宜。
内容:
1.领用办公用品
2.领用门禁卡
3.确认座位分机号,更新通讯录.并发至全员.4.制作名片(之前跟部门负责人沟通)
相关表格：《领取办公用品表单》、《离职交接物品清单》
确认：
[交接具体工作]
12、后勤类备用金统计及结算。
1． 每周五coffeetime食品采购，费用标准500元/次，无特殊原因不得超支。
2． 商务会议订餐，人均参照公司《费用报销管理办法》执行
3． 会议需准备各项会议用品；例如水果、鲜花、条幅等。
注：备用金费用报销满500元提交OA费用报销流程，进行报销。
确认：
[交接具体工作]
13、宿舍后勤支持工作。
确认：
[交接具体工作]
14、部门领导安排的其他相关工作。
确认：
1.中秋节放假通知
Dear Colleagues,Please kindly be informed that our offices in China(office Shenzhen, XXX, XXX)for the Mid-Autumn Festival on Sep 12th(Monday), 2011 and resume（大家注意这个单词哦，这里是“（中断后又）继续的意思”经常写英文邮件啊、开会啊，讨论啊什么的，这个单词很有用的哟，当然具体自己查牛津去）on Sep 13th(Tuesday), 2011.Hong Kong office will be Closed on Sep 13th(Tuesday), 2011 and resume on Sep 14th(Wednesday), 2011.Please help to communicate（我平常写英文邮件，我常用circulate这个词，也是很好用的一个词语），this message to our staffs, customers, suppliers and any other relevant parties if required.IT, Operation, Finance and other department’s, thanks to prepare your backup and helpdesk planning during the holiday period if needed.Wish you have a good holiday and thank you for your attention.各位同事：
中秋节将至，中国区办公室（深圳、XX、XX)将于2011年9月12日（星期一）放假，共1天，于9月13日（星期二）上班；香港办公室将于2011年9月13日（星期二）放假，共1天，于9月14日（星期三）上班。
请将此消息转达给我们所有的同事、客户、供应商和任何有需要通知的伙伴。“ K:* p1 M8 p1 c
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