合同归档管理办法

第一篇：合同归档管理办法

板府办[2012]xx号

印发《××镇政府合同归档管理暂行办法》的通知

各村（居）委会、部门、单位：

《××镇政府合同归档管理暂行办法》业经镇委、镇政府同意，现印发给你们，请遵照执行。

××镇人民政府办公室

二○一二年一月xx日

××镇人民政府办公室2012年1月xx日印

（共印80份）

××镇政府合同归档管理暂行办法

第一章总则

第一条为了加强合同管理工作，促进依法理财和各项事业的发展，按照《中华人民共和国合同法》以及国家、省、市有关规定，结合我镇实际，制定本暂行办法。

第二条本办法所称的合同是指××镇机关部门、镇属企事业单位，镇财政供养的市直属机关基层分局（所），医院、居委会以及各公办中小学校幼儿园（下称合同承办部门）作为独立的民事主体在参与社会经济和民事活动中与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间明确双方的权利、义务关系所设立的书面协议。具体包括：

（一）建设工程项目的勘察、设计、施工、监理等合同；

（二）物质、仪器、设备的买卖等合同；

（三）向外借款或在法律法规许可的前提下为其他单位提供担保的合同；

（四）物业租赁、土地租赁、委托管理合同、承包合同以及其他涉及镇政府利益的合同及服务合同等。

第三条合同承办部门签订本办法第二条所规定的合同，其归档管理均应遵守本办法。

第二章相关管理机构及职能

第四条镇政府办公室职责

（一）宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规，制定并组织实施镇政府合同归档管理的规章制度；

（二）负责镇政府对外合同签字或委托签字的审核和盖章工作，如无合同编号的合同，一律不予盖章；

（三）督促合同承办部门及时将签订的合同送合同归档管理部门；

（四）负责已执行完毕的合同的归档管理。

（五）镇政府规定的其它职责。

第五条 合同归档管理部门职责

镇财政所是镇的合同归档管理部门，全面负责合同的归档管理工作。其主要职责是：

（一）对所有合同统一编号；

（二）按合同编号、内容、甲乙双方、要点摘要、时间、标的、履行完毕等项目分类归档；

（三）督促合同承办部门及时报送合同；

（四）负责对单位合同签订情况的日常抽检；

（五）协助有关部门对合同签订后的履行情况进行监督、监察；

（六）对合同执行期间的档案资料安全负责。合同执行完毕

3后移交至党政办档案室。

（七）镇政府规定的其它职责。

第六条各合同承办部门的职责

（一）签订合同前到镇财政部门领取合同编号，如承包部门签订没有合同编号的合同，财政所原则上不予补发合同编号及收付款项。

（二）签订合同后2个工作天内要将1份合同正本送合同归档管理部门；

（三）监督检查本部门承办合同的履行情况，发现问题及时解决，建立合同时限条款预警机制，定期向合同归档管理部门反映合同监督管理情况；

（四）发生争议的合同应及时向合同主管部门和镇相关领导汇报，参与争议处理，及时提供处理争议的有关证据；

（五）镇政府规定的其它职责。

第三章合同的签字和盖章

第七条对外订立的合同，原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁在空白文本上盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有特殊情况的，需经有关镇领导批准。

第八条属政府签订的合同，须由镇长签字或镇长书面委托

4相关人员签字，政府办方可盖章。属部门对外签订的合同，须填写《签订合同审批表》，经主管镇领导审批同意后，由部门法人或负责人签订。

第九条对于两页以上的合同须标明页码并加盖骑缝章。

第十条签订的合同一般应有一式四份，对方一份，合同承办部门一份，合同归档管理部门一份，镇财务会计一份。

第四章合同归档责任与纪律

第十一条合同承办部门所有对内、对外签订合同前，必须到合同归档管理部门领取合同编号；合同签订后要及时将一份送合同归档管理部门，一份送镇财务部门。如工作失误造成经济或其他损失，将依照有关规定追究相关责任人的责任。

第十二条合同归档管理部门必须依法并按规定的程序严格履行岗位职责，督促合同承办部门及时报送合同，开展日常抽检，做好分类归档工作，加强合同日常保管，确保合同不损坏或遗失，否则将依照有关规定追究责任。

第五章附则

第十三条本暂行办法与上级新的文件规定相矛盾时，按上级文件规定执行。

第十四条本办法自2012年x月x日起施行。以前签订正在执行的合同，合同承办部门须于x月x日前将合同复印件（盖合同承办部门公章）交合同归档管理部门。

第十五条本暂行办法由镇政府办公室负责解释。6

第二篇：合同归档整理

档案整理

在合同文本双方签字盖章完毕后，由合同承办人两日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专人两日内负责将其记录到合同台账，同时，法务部专人每两周应查对已经用印并录入合同编号的合同的归档情况，对于出现的异常情况应及时上报。合同台账明细必须至少包括以下主要内容：合同编号、合同对方、合同标的、合同金额、签订时间、最终签署人、合同正本份数、有无变更或解除或其它事项的备注等。须归档资料具体范围包括：

（一）合同原件正式文本及附件。（附扫描件）

（二）合同审批表。（附扫描件）

（三）与合同签署有关的基础、背景资料。（附扫描件）

（四）合同对方当事人资信证明材料，包括但不限于加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、特定行业的设立或运营许可证明等。

（五）或有的法定代表人身份证明书、授权委托书、个人身份证明，当对方签字人不是其法定代表人时，应当向其索取由其公司签发的法定代表人身份证明书、对代理人的授权委托书，对方为自然人的应当索取其身份证明。

合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由合同承办人五日内将合同以下有关资料移交法务部，并由法务部专人签收，法务部专门人员负责将其补充到合同台账中，其中若属于法务部承办事项的有关资料由法务部自动归档。须归档资料具体范围包括：

（一）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。（附扫描件）

（二）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。（附扫描件）

（三）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。（附扫描件）

（四）其它应当存档的合同相关资料。（附扫描件）

法务部应当每月末比对合同台账，检查已审批用印的合同相关资料是否归档完毕，对于合同编号已经登记在合同台账，但承办部门没有上交的合同资料，由

法务部专人通知相应承办部门立即上交；对于已经备注在合同台账、但承办部门没有上交的涉及合同变更解除或纠纷处理涉及的有关资料，由法务部专人通知相应承办部门立即上交。

合同承办人按合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项，重大合同每季度填写《合同履行情况统计表》报法务部备案。

《合同履行情况统计表》应包括合同编号、合同对方、合同标的、合同履行阶段、合同收付款金额、对方资信状况、或有的履行争议以及违约情况等。

第三篇：监理资料整理归档管理办法

监理资料整理归档管理办法

本文提要：本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。

监理资料整理归档管理办法

第一节 施工阶段建设监理资料管理办法

本管理办法的编制依据是《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、国家标准《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001)及公司管理手册、程序文件及支持性文件或管理制度。

1、监理资料的管理细则

1.1监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料。它是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证。为使公司的监理资料和监理档案管理符合《建设工程监理规程》、《建筑工程资料管理规程》的规定,并符合公司的质量目标,制定本管理细则。

1.2总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,并指定专职或兼职资料员具体管理。

1.3项目监理部监理资料管理的基本要求: 1.3.1监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。

1.3.2各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并于每月编制月报之后次月5日前将资料交与资料管理员存放保管。

1.3.3资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积累、组卷和归档进行监督、检查验收各专业的监理资料,并分类、分专业建立案卷盒,按规定编目、整理,做到存放有序、整齐,如将不同类资料放在同一盒内,应在脊背处标明。

1.3.4对于已归资料员保管的监理资料,如本项目监理部人员需要借用,必须办理借用手续,用后及时归还;其他人员借用,须经总监同意,办理借用手续,资料员负责收回。

1.3.5在工程竣工验收后一个月内,由总监理工程师组织项目监理人员对监理资料进行整理和归档,监理资料在移交给公司档案资料部前必须由总监理工程师审核并签字。1.3.6监理资料整理合格后,报送公司档案部门办理移交、归档手续。利用计算机进行资料管理的项目监理部须将存有“监理规划”、“监理总结”的软盘一并交予档案资料部。

1.3.7监理资料各种表格的填写应使用黑色墨水或黑色签字笔,复写时须用单面黑色复写纸。

1.4应用计算机建立监理管理台账。应建立的台账有以下几种: 1.4.1工程物资进场报验台账;1.4.2施工试验(混凝土、钢筋、水、电、暖通等)报审台账;1.4.3检验批、分项、分部(子分部)工程验收台账;1.4.4工程量、工程进度款报审台账;1.4.5其他。

1.5总工程师为公司的监理档案总负责人,总工办档案资料部负责具体工作。

1.6公司档案室对各项目监理部的资料负有指导、检查的责任。

2、监理资料的基本内容

2.1合同文件: 2.1.l施工监理招投标文件;2.1.2建设工程委托监理合同;2.1.3施工招投标文件;2.1.4建设工程施工合同、分包合同、各类定货合同等。

2.2设计文件: 2.2.1施工图纸;2.2.2岩土工程勘察报告;2.2.3测量基础资料。

2.3工程项目监理规划及监理实施细则: 2.3.1工程项目监理规划;2.3.2监理实施细则;2.3.3项目监理部编制的总控制计划等其他资料。

2.4工程变更文件: 2.4.1审图汇总资料;2.4.2设计交底

记录、纪要;2.43设计变更文件;2.4.4工程变更文件。

2.5监理月报。

2.6会议纪要。

2.7施工组织设计(施工方案): 2.7.1施工组织设计(总体设计或分阶段设计);2.7.2分部施工方案;2.7.3季节施工方案;2.7.4其他专项施工方案等。

2.8分包资质: 2.8.1分包单位资质资料;2.8.2供货单位资质资料;2.8.3试验室等单位的资质资料。

2.9进度控制: 2.9.11工程动工报审表(含必要的附件);2.9.2年、季、月进度计划;2.9.3月工、料、机动态表;2.9.4停、复工资料。

2.10质量控制: 2.10.1各类工程材料、构配件、设备报验;2.10.2施工测量放线报验;2.10.3施工试验报验;2.10.4检验批、分项、分部工程施工报验与认可;2.10.5不合格项处置记录;2.10.6质量问题和事故报告及处理等资料。

2.11造价控制: 2.11.1概预算或工程量清单;2.11.2工程量报审与核认;2.11.3预付款报审与支付证书;2.11.4月工程进度款报审与签认;2.11.5工程变更费用报审与签认;2.11.6工程款支付申请与支付证书;2.11.7工程竣工结算等。

2.12监理通知及回复。

2.13合同其他事项管理: 2.13.1工程延期报告审批等资料;2.13.2费用索赔报告、审批等资料;2.13.3合同争议和违约处理资料;2.13.4合同变更资料等。

2.14工程验收资料: 2.14.1工程基础、主体结构等中间验收资料;2.14.2设备安装专项验收资料;2.14.3竣工验收资料;2.14.4工程质量评估报告;2.14.5竣工移交证书等。2.15其他往来函件。

2.16监理日记、旁站记录。

2.17监理工作总结(专题、阶段和竣工总结等)。

3、监理资料的日常管理

3.1监理资料管理的基本要求是:整理及时、真实齐全、分类有序。

3.2总监理工程师应指定专人进行监理资料管理,总监理工程师为总负责人。

3.3应要求承包单位将有监理人员签字的施工技术和管理文件,上报项目监理部存档备查。

3.4应利用计算机建立图、表等系统文件辅助监理工作控制和管理,可在计算机内建立监理管理台账。

3.5监理工程师应根据基本要求认真审核资料,不得接受经涂改的报验资料,并在审核整理后交资料管理人员存放。

3.6在监理工作过程中,监理资料应按单位工程建立案卷盒(夹),分专业存放保管,并编目,以便于跟踪检查。

3.7监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。

第二节监理资料的档案管理

1、监理资料的归档管理

1.1监理资料归档的内容: 1.1.1监理合同;1.1.2项目监理规划及监理实施细则;1.1.3监理月报;1.1.4会议纪要;1.1.5分项、分部工程施工报验表;1.1.6质量问题和质量事故的处理资料;1.1.7造价控制资料;1.1.8工程验收资料;1.1.9监理通知;1.1.10合同其他事项管理资料;;1.1.11监理工作总结。

1.2监理档案的组卷应执行地方城市建设档案馆的统一规定。

2、工程监理档案移交

2.1向公司移交监理文件档案,应符合下列规定: 2.1.1项目监理部应在工程竣工验收合格后50日内向公司档案室移交档案,并办理“工程监理档案移交清单”;

2.1.2移交公司的监理文件范围见附录一。

2.2向建设单位、城建档案馆移交监理文件档案应符合下列规定: 2.2.1工程竣工验收合格后40日内,项目监理部应办理“工程监理档案移交会签单”,经各部门、主管领导会签完成后,方可向建设单位、城建档案馆移交资料,并办理“工程监理档案移交清单”,移交清单应交公司档案室一份备案。

2.2.2若因各种客观原因(如:业主不能按合同约定支付监理费,不能按期接收监理档案等)导致监理档案不能按期交付,项目监理部应将其交付工程监理部,并办理“工程监理档案移交清单”。由工程监理部在具备交付条件时,具体负责办理监理文件移交的有关事宜。

2.2.3向政府档案管理部门移交的监理归档文件为一套原件。

2.2.4根据“建设工程监理委托合同”中的规定向建设单位移交监理归档文件。

2.2.5移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件档案若有具体规定,按其具体规定进行整编。

2.2.6移交建设单位、政府档案管理部门的监理文件范围见附录二。

3、其他

3.1 对于在施工过程中已移交给建设单位的施工单位的施工过程资料及监理服务资料,工程监理档案移交时,项目监理部不再另行移交(除委托监理合同另有约定外)。

3.2 承包单位施工过程报验的各种施工过程资料,按国家相关规定在该项报验审签同意后应即返还建设单位、施工单位,项目监理部只保留一份。各项目监理部并可视工程项目参建各方管理体制情况,对施工过程中施工单位报验经监理签认同意的施工过程资料返还方式,按各方约定的办法变通处理。

3.3 工程监理档案整理、归档除附表一规定以外的施工单位报验监理工程师签认的服务过程资料,可全部移交建设单位。

3.4 工程施工过程中相关监理资料已向建设单位、施工单位提供的(以发文、收文簿签收为据),工程竣工资料移交时,项目监理部不再提供如要求另行提供时,须报经工程监理部同意。

3.5 工程监理档案封面见附录三。

3.6 工程监理档案移交目录见附录四。

3.7 工程监理档案审核备考表见附录五。

3.8 卷盒封面见附录六。

3.9 案卷脊背见附录七。

3.10工程监理文件档案移交会签单见附录八。

附录一 向公司移交施工阶段监理文件一览表

序号 归档文件 保存期限监理规划

① 委托监理合同、监理规划 短期

② 监理实施细则 短期

③ 监理部总控制计划等 短期

监理月报中的有关质量问题(若无以细分,以月报形式留存)长期监理会议纪要中的有关质量问题(若无以细分,以会议纪要形式留存)长期进度控制

① 工程开工/复工审批表 长期

② 工程开工/复工暂停令 长期 5 质量控制

① 不合格项目通知 长期

② 质量事故报告及处理意见 长期工程质量验收记录

① 检验批质量验收记录 长期

② 分项工程质量验收记录 长期

③ 基础、主体工程验收记录 长期

④ 幕墙工程验收记录 长期

⑤ 分部(子分部)工程质量验收记录 长期监理通知

① 有关进度控制的监理通知 长期

② 有关质量控制的监理通知 长期

③ 有关造价控制的监理通知 长期监理日志、旁站记录

合同与其他事项管理

① 工程延期报告及审批 长期

② 费用索赔报告及审批 长期

③ 合同争议、违约报告及处理意见 长期

④ 合同变更材料 长期

监理工作总结(含阶段监理工作总结)① 专题总结 短期

② 工程竣工总结(含阶段竣工总结)长期

③ 质量评估报告(含阶段性质量评估报告)长期

附录二 向建设单位、档案馆移交文件一览表

序号 归档文件 建设单位 政府档案管理部门监理规划

① 监理规划 √ √

② 监理实施细则 √ √

③ 监理部总控制计划等 √

监理月报中的有关质量问题 √ √监理会议纪要中的有关质量问题 √ √进度控制

① 工程开工/复工审批表 √ √

② 工程暂停令 √ √质量控制

① 不合格项目通知 √ √

② 质量事故报告及处理意见 √ √造价控制

① & 预付款报审与支付 √

② 月付款报审与支付 √

③ 设计变更、洽商费用报审与签认 √

④ 工程竣工决算审核意见书 √ √分包资质

① 分包单位资质材料 √

② 供货单位资质材料 √

③ 试验等单位资质材料 √

监理通知

① 有关进度控制的监理通知 √

② 有关质量控制的监理通知 √

③ 有关造价控制的监理通知 √

合同与其他事项管理

① 工程延期报告及审批 √ √

② 费用索赔报告及审批 √

③ 合同争议、违约报告及处理意见 √ √

④ 合同变更材料 √ √监理工作总结

① 专题总结 √

② 月报总结 √

③ 工程竣工总结 √ √

④ 质量评估报告 √ √

注:1.“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。

附录三:工程监理档案

档案号:

共 册 第 册

工程名称:

案卷题名:

总监理工程师: 编制人:

编制日期:

平顶山中平工程监理有限公司

附录四: 监理档案移交目录

第页

序号 案卷题名 文字材料 图纸材料 其它 备注

册 张 &n

第四篇：XXXX档案归档管理办法

XXXX档案归档管理办法

为了加强集团档案的管理，建立完整的集团档案体系、提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），结合集团档案管理制度和外埠项目文件形成的具体情况，特制定本办法。

一、档案工作的基本原则

1、本办法所指的档案是集团公司的文书档案、工程项目档案、会计档案、人事档案、实物档案及声像档案；外埠档案文件是指集团在北京市以外地区所开展的项目产生的文件资料。

2、凡属集团公司管理、工程项目经营业务过程中直接形成的、具有查考利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于集团档案。

3、集团档案实行集中统一管理的原则，由集团档案室统一 负责接收、管理。以确保各类档案材料完整、准确、安全和有效利用，实现资源共享。任何部门和个人不得把集团公司档案资料据为己有。

4、集团各职能部门应有专人负责部门档案的保管、移交职责，在业务上接受集团档案室的业务指导。

5、工程项目档案工作要做到项目活动一开始就与建立档案工 作同步进行。公司项目部（外阜项目）设置专人负责所在部门、项目文件的收集、整理工作,他是集团与公司各项目之间文件归档传输的唯一接口，所有项目文件从项目地输出归档都必须通过项目档案管理 1

部门。项目档案工作接受集团档案室的业务指导。

二、管理职责

集团档案室管理职责

1、集团档案室是档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，负责集团各类档案的管理。

2、实施对本集团的档案管理工作和集团所属公司档案工作的监督、检查、指导。

3、负责各类档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。

4、负责集团公司档案专、兼职工作人员业务培训。

5、做好档案的保密与安全工作。

集团各职能部门档案职责：

1、依据本部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文 件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。

2、应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，所收文件需进行登 记、检查完整情况，按规定时间向档案室移交。

3、注意本部门的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会 带回的有保留价值的文件材料），于次年初集中移交档案室保管。

各项目管理部门档案职责：

1、负责收集项目经营中形成的各种文件资料，并按归档范围要求分类、造册。当某单位工程结束时，及时将所产生的竣工技术资料、竣工图纸移交集团档案室。

2、对于在施工过程中产生的定期开箱的文件资料，须在开箱后的第二天及时移交给集团档案室。

三、归档范围

各部门归档范围详见附表1。

四、不归档的文件资料1、2、无查考价值的临时性、事务性文件 未经领导审阅签发、未生效文件、一般性文件历次修改（主 要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）。

3、部门互发的与本部门业务没有直接关系不需办理的只有临 时性参考作用的文件资料。

4、五、归档要求

1、文件资料的收集、管理实行部门负责制度。各部门（项目）均应指定兼职档案员（文秘人员），负责管理本部门（项目）文件材料的收集、管理、移交工作。

2、各职能部门要求遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件 之间有机联系，归档的各种文件资料一律要原件。应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在重份文件和重份图纸

一起。份数、页数均应齐全完整。

3、两个以上的职能部门共同承办所形成的文件资料，由最后承办职能部门归档。集团同外单位联合制发的文件，由本集团主办部门归档。

4、工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况，所归档的项目文件资料应为原始件，如果在文件资料只有一份原件并必须移交城建档案馆时，须在移交复印件时附上原始件去向说明，并在复印件上加盖有效章，视为原件，均应具有法律效用。

5、在接收施工单位和其他相关单位移交的项目竣工档案时，必须详细检查资料的有效性和完整性，做到所接收的项目文件签章有效，附件齐全，文件、图纸与实物、实况相符，录音、录像文件载体有效，所有电子文件都使用不可擦写的电子介质存储。

6、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。

7、凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。

8、基建项目由几个单位分别承包的，在兼职档案员的参与下，由承包单位负责收集、整理本单位的基建文件材料，待工程竣工后，由各承包单位提交完整、准确、系统的基建档案材料。

六、归档时间

1、文件资料移交时间：每年各部门形成的文件材料，由各部门 兼职档案员负责收集整理，于次年1月底前，向集团档案室移交归档。

2、集团公司所产生的各类合同等档案资料，在合同档案生效后马上向档案室进行移交。

3、各公司项目按工程的阶段或单位工程结束时进行竣工资料归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

4、在建设工程竣工验收合格后三个月内向档案室移交建设项目档案。

七、归档移交手续

1、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接手续，填写档案移交（接收）登记表（见附件2），经部门、项目经理审核签字后，由经办人随同档案实体向档案室移交。

2、档案室要对移交的各类档案认真进行审查、验收，清点无误 后，交接双方在移交清单上签字或盖章，各执一份存查。

第五篇：公司合同归档办法

南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法

一、公司合同按内容共分为三类

1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号

包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙 方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同

2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号

包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同

3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号

包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等

二、合同接收程序

合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并 签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。

三、合同存档程序

合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。

四、合同补充协议接收、存档程序

由于合同变更而产生补充协议时，接收程序同上。存档时，要将合同补充协议编号为：南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议1（当合同多次变更时，补充协议的编号顺应为南锋房(X)合200X-XXX号—补充协议2，……）。补充协议要与原合同一起保存在同一个档案盒内。PDF格式的补充协议要与原合同的PDF文件进行合并，同时更新Exce格式的“合同目录”中“合同总额”等相关信息，并在备注栏说明：有补充协议，日期：XX年X月X日。

五、《付款审批表》和《入库单》存档程序

合同的《付款付款审批表》第一联（白色）和《入库单》（白色）应存在档案室，接收程序同上，并保存在该份合同的档案盒内。PDF格式文件要与原合同PDF格式文件进行合并。同时更新Excel格式的“合同目录”中“已付款”等相关信息。

六、副本合同向财务部移交程序

副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记 本》上签字确认，包括：合同名称、移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记 本》保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记 本》上签字确认。

七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。

八、本管理办法由行政部负责解释。