商务写作习题

第一篇：商务写作习题

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一、单项选择题：

1、商务应用文应做到“一文一旨”，体现主旨的（）

A、正确B、鲜明C、客观D、集中

2、（）是商务应用文的灵魂

A、语言B、主旨C、材料D、结构

3、（）是指整篇文章思想内容的先后次序的划分

A、层次B、段落C、过渡D、照应

4、在商务应用文中最基本，也是使用频率最高的表达方式为（）

A、议论B、抒情C、说明D、叙述

5、开展贸易要选择市场和客户，就要写作和阅读（）

A、协议书B、商务信函C、市场调查报告D、广告策划

6、在商务活动中，交易双方往往通过（）进行交易磋商

A、市场预测报告B、广告文案C、商务信函D、备忘录

7、（）是向客户或消费者介绍商品知识

A、商务说明书B、可行性研究报告C、商务合同D、新产品开发计划

8、规范和管理商务活动，处理商务事务的工具和依据是（）

A、行政公文B、商务应用文C、一般应用文D、党的机关公文

9、商务应用文的材料必须以（）为前提

A、新颖B、典型C、切题D、真实

10、商务活动双方达成交易，就要签订（）

A、投资计划B、经济合同C、备忘录D、谈判纲要

11、（）不及时提供市场、商品、价格等方面的情报，就可能招致企业损失

A、人力资源计划B、市场调查报告C、广告文案D、经营决策报告

12、经过深思熟虑，对工作进行周密安排的商务计划又可称为（）

A、意见B、打算C、设想D、方案

13、招标投标属于订立（）的预备阶段

A、合同B、销售计划C、谈判方案D、广告策划书14、1999年10月1日起施行的《中华人民共和国合同法》，按照业务性质的不同，将合同分为（）种

A、10B、15C、20D、2515、（）是在企业组织内部进行业务信息沟通的重要形式

A、备忘录B、商务说明书C、商务接待方案D、商务函件

16、“以上方案请领导裁定”、“以上方案请领导分析选择”常用于（）的结尾

A、经营决策方案B、市场预测报告C、财务分析报告D、市场调查报告

17、答复建立贸易关系函首先应写明（）

A、我方意见B、我方情况C、我方态度D、引述来函日期

18、合同标的因合同的具体内容而异，借款合同中的标的是（）

A、产品或商品B、货币C、租赁物D、建筑工程项目

19、关于广告文案标题的拟定，以下表述不正确的是（）

A、引起受众兴趣B、越长越好C、生动具体D、慎用否定词

20、国际商务合同的合同编号、签约地点及日期应分行写在（）

A、标题之前B、落款之后C、正文内容里D、标题下二、三行右侧

21、（）是商务应用文的灵魂

制作排版孙文周A、语言B、主旨C、材料D、结构

22、在商务应用文中最基本，也是使用频率最高的表达方式为（）

A、议论B、抒情C、说明D、叙述

23、商务应用文的（），决定了它必须以客观真实为基础和前提

A、真实性B、程式性C、时效性D、专业性

24、商务应用文是为了解决工作或生活中的实际问题，所以（）极强

A、真实性B、程式性C、时效性D、政策性

25、商务应用文的观点都要明白、清楚，不含糊其辞、模棱两可，体现主旨的()

A、正确B、鲜明C、客观D、集中

26、在商务应用中，（）的作用是加强文章前后内容的联系，增强整体感

A、段落B、层次C、过渡D、照应

27、企业通常以（）为龙头指导相应的采购计划、生产计划、资金筹措计划以及相应的其他计划安排和实施

A、创业计划B、财务计划C、销售计划D、技改计划

28、（）是商务说明书习作的一个基本原则

A、知识性B、科学性C、条理性D、真实性

29、（）是广告的生命

A、真实性B、效益性C、时效性D、创造性

30、（）是整个广告活动的核心，直接关系到广告活动的成败

A、形式B、媒介C、内容D、创意

31、以下（）不是影响人力资源计划制定的外部因素

A、劳动力市场B、政府相关政策C、企业领导理念D、行业发展状况

32、为了有效说服投资人进行投资或合作而形成的书面文件称为()

A、销售计划B、新产品开发计划C、投资计划D、财务计划

33、在招标投标过程中，最初使用的文种是（）

A、招标公告B、招标邀请通知书C、投标书D、中标通知书

34、不属于市场调查常用方法的是（）

A、观察法B、询问法C、实验法D、因素法

35、以下文种，（）不具有法律效力

A、意向书B、合同C、协议书D、订货单

36、属于商务函件落款日期正确形式的是（）

A、12年11月15日B、11月15日C、11·15D、2012年11月15日

37、以下不符合商务信函语言文雅特点的是（）

A、兹B、系C、见复D、我已收到

38、（）是通过介绍产品特色，激发买方对产品的兴趣

A、建立贸易关系函B、询价函C、报价函D、推销产品函

39、商务应用文的材料必须有强烈而鲜明的时代感，体现材料应作到（）

A、确凿B、切题C、典型D、新颖

40、商务应用文主旨（），就是文章必须体现党和国家的方针、政策，符合国家法律、法规、国际贸易惯例和现实商务活动的实际

A、正确B、鲜明C、客观D、集中

41、商务应用文语言的特点之一是()

A、辞藻华丽B、通俗易懂C、平实庄重D、间接性

42、（）是指整篇文章思想内容的先后次序的划分

A、层次B、段落C、过渡D、照应

43、开展贸易要选择市场和客户，就要写作和阅读（）

A、协议B、商务信函C、市场调查报告D、广告策划

44、在商务活动中，交易双方往往通过（）进行交易磋商

A、市场预测报告B、广告文案C、商务信函D、备忘录

45、（）是向客户或消费者介绍商品知识

A、商务说明书B、可行性研究报告C、商务合同D、新产品开发计划

46、规范和管理商务活动，处理商务事务的工具和依据是（）

A、行政公文B、商务应用文C、一般应用文D、党的机关公文

47、商务应用文的材料必须以（）为前提

A、新颖B、典型C、切题D、真实

48、商务应用文必须坚持(),不同的文种有不同的格式，不能随意创新

A、真实性B、程式性C、时效性D、政策性

49、在商务应用文中，（）是形成主旨的基础

A、结构B、语言C、材料D、表达

50、材料是否（）的实质是主旨和材料是否统一的问题

A、确凿B、切题C、典型D、新颖

51、商务应用文中（）的材料能以一当十，令人注目，具有支撑观点的作用

A、确凿B、切题C、典型D、新颖

52、商务应用文采用合理的（）可以使文章的信息以最易辨识的顺序编排，有助于作者清晰地陈述观点

A、主旨B、材料C、结构D、语言

53、（）是商务应用文的骨架

A、语言B、主旨C、材料D、结构

54、（）是对商务应用文相邻层次、段落间的衔接和转换

A、段落B、层次C、过渡D、照应

55、由于传播媒介不同，广告的结构也各有差异，（）广告主要采用标语口号式的一句话或几句话

A、路牌B、电视C、广播D、报刊

56、在合同当事人部分，不能用来作为双方简称的是（）

A、甲方B、供方C、买方D、我方

57、不属于经济活动分析报告比较分析法比较的三个方面的是（）

A、比计划B、比历史C、比先进D、比效果

58、（）是企业经营活动在财务上的综合反映

A、财务计划B、财务分析报告C、经营决策报告D、可行性研究报告

59、商务信函的写作，应坚持（）原则

A、一函数事B、一事分拆数函C、一函一事D、作者自定

60、（）是通过介绍产品特色，激发买方对产品的兴趣

A、建立贸易关系函B、询价函C、报价函D、推销产品函

二、多项选择题

1、商务应用文写作的基本要素包括（）

A、主旨B、材料C、结构D、语言

2、市场调查报告的特点包括（）

A、客观性B、针对性C、分析性D、时效性

3、写作市场调查报告，应注意（）

A、深入调查B、突出主旨C、语言简明D、讲求实效

4、商务信函写作时，态度要做到（）

A、委婉B、谦卑C、热情D、得体

5、合同的落款应包括（）

A、署名B、附件C、日期D、附项

6、以下商务函件的结尾表述，需要对方答复的是（）

A、候复B、专此函答C、希速复为盼D、即希查照

7、国际商务合同必须遵循我国合同法的基本原则，包括（）

A、独立自主B、平等互利C、内容详细D、参照国际贸易惯例

8、进口合同，是我商务部门与企业作为买方与国外客户就购买某种商品而签订的合同，其形式有（）

A、成交确认书B、成交意向书C、购货合同D、购货确认书

9、写作商务函件应注意（）

A、目的明确B、语言优美C、讲求诚信D、礼仪得体

10、招标的方式主要包括（）

A、公开招标B、议标C、封闭招标D、邀请招标

11、广告文案正文写作应注意（）

A、文字优美B、突出诉求重点C、内容可信度高D、创意要新颖

12、出口合同，是我商务部门与企业作为卖方与国外客户就购买某种商品而签订的合同，其形式有（）

A、销售合同B、售货确认书C、购货合同D、购货确认书

13、在《雪花啤酒厂2011年销售指标完成情况分析报告》这个标题中，包括了（）这些要素

A、单位名称B、时间C、内容D、文种

14、评价商务策划类文案的主要标准是（）

A、策划水平B、文案质量C、语言特色D、文案效果

15、以下商务函件的结尾表述，只阐明我方意见，不需要对方答复的是（）

A、候复B、专此函答C、希速复为盼D、即希查照

16、备忘录的引导式标题应包括（）

A、送至B、发自C、日期D、原因

17、商务业务函的特点包括（）

A、格式的俗成性B、语言的简明性C、文化的兼容性D、叙述的深刻性

18、以下商务契约类文书，具有法律效力的有（）

A、意向书B、合同C、协议书D、订货单

19、要做到合同语言的简洁确切，就要做到（）

A、措辞严密B、行文简洁C、字迹清楚D、标点正确

20、影响人力资源计划制定的内部因素包括（）

A、企业目标B、员工素质C、组织形式D、领导理念

21、经济活动分析报告常用的分析方法有（）

A、比较分析法B、比重分析法C、因素分析法D、动态分析法

22、广告文案正文写作应注意（）

A、文字优美B、突出诉求重点C、内容可信度高D、创意要新颖

23、影响人力资源计划制定的外部因素包括（）

A、劳动力市场B、政府相关政策C、行业发展情况D、领导层理念

24、交易磋商函一般包括（）

A、询价函B、报价函C、还价函D、接收函

25、出口合同，是我商务部门与企业作为卖方与国外客户就购买某种商品而签订的合同，其形式有（）

A、销售合同B、售货确认书C、购货合同D、购货确认书

26、在《雪花啤酒厂2011年销售指标完成情况分析报告》这个标题中，包括了（）这些要素

A、单位名称B、时间C、内容D、文种

27、评价商务策划类文案的主要标准是（）

A、策划水平B、文案质量C、语言特色D、文案效果

28、以下商务函件的结尾表述，只阐明我方意见，不需要对方答复的是（）

A、候复B、专此函答C、希速复为盼D、即希查照

29、招标投标工作的主要特征是（）

A、公开性B、封闭性C、投标的一次性D、公正性

30、备忘录的引导式标题应包括（）

A、送至B、发自C、日期D、原因

三、判断题

1、在招标投标中，投标人应当具备承担招标项目的能力（）

2、市场调查一般都没有明确的意向，都是随机开展（）

3、市场预测方法中的定量预测法又称判断分析法或直觉经验预测法（）

4、经营决策方案与市场调查报告、市场预测报告的写作目的是相同的（）

5、从写作方法和结构的角度分析，综合财务分析报告常运用文章与图表相结合的形式（）

6、我国《合同法》明确规定，传真件和电子邮件不能和合同、信件一样受到法律保护（）

7、合同的格式要符合程式化的要求（）

8、有的合同必须终止，一方不再履行即可，不需要双方协商同意（）

9、广告没有固定的模式，贵在新颖，不落俗套（）

10、商务业务函件的内容对贸易双方没有约束作用（）

11、招标人必须将招标竞标的程序和结果向所有人公开，使招标投标活动接受公开的监督()

12、市场调查报告只要能反映市场变化状况，没有完成上的时间限制()

13、市场调查报告与市场预测报告的写作目的是一样的（）

14、经营决策方案的正文主要包括:决策目标、依据资料、拟订方案和分析论证四个部分（）

15、传真已经成为商务业务中最常见的通讯方式（）

16、制作合同，基本条款和一般条款都是合同不可分割的有机组成部分（）

17、商务说明书根据其写法不同，可以分为条款式和叙述式（）

18、耗资大而收获小，就不是成功的广告（）

19、合同的份数至少两份，应写明正本几份，副本几份，分别由谁保管（）

20、市场预测方法中的定性预测法又称数学预测法或统计预测法（）

21、市场调查报告只要能反映市场变化状况，没有完成上的时间限制()

22、制作合同，基本条款和一般条款都是合同不可分割的有机组成部分（）

23、商务说明书根据其写法不同，可以分为条款式和叙述式（）

24、耗资大而收获小，就不是成功的广告（）

25、市场预测方法中的定性预测法又称数学预测法或统计预测法（）

26、投标人不得以他人名义投标或者以其他方式弄虚作假，骗取中标（）

27、市场调查报告的语言要准确，但是无须简明，内容越多越好（）

28、市场预测报告的主体部分，一般包括预测依据、分析预测和建议对策三方面内容（）

29、经营决策方案就是决策者的最终决策（）

30、合同的内容表述要具体明确、严密完整（）

第二篇：商务写作

英文商务邀请函范例Sample Business Invitation Letter

Dear(Board Member's Name):

(IntroductionWhat are the benefits to this advisory board member?)

(*Don't forget to customize this section of the business invitation letter for the particular person you're inviting）

(*Use bullet points if you have more than 2 benefits.)

As one of the pioneers of the Virtual Assistant Industry, being a member of Consider It Done's Business Advisory Board provides you with a stellar opportunity to continue to shape the VA industry.My company, Consider It Done Ltd., needs new direction.A person with your experience and insight would be the perfect person to help me determine whether my company should break new ground or whether there's still value to be gleaned from traditional territory.I will certainly cover any expenses you incur from attending advisory

board meetings and also offer a $500 honorarium to be paid directly to you or to a charity of your choice.Overview of the CompanyWhat are the advisory board’s goals?)

The main purpose of the Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board is to provide management advice about the direction the company should follow.Specific goals for this year include developing a niche market strategy and revamping/updating the company's Web presence.(Details-What are the responsibilities of board members?)

The Business Advisory Board will meet three times this year, each meeting consisting of a dinner and following two hour discussion.There

may also be some follow-up questions/discussions my email.Because of the nature of the matters to be discussed, members will need to sign a confidentiality agreement.(Close and thank you)

Thank you for taking the time to read this letter and to consider being a part of Consider It Done Ltd.'s Business Advisory Board.I will be in touch with you soon but in the meantime, I’m available to discuss any questions you may have.You can reach me by phone at(phone number)or via email at(email address).Sincerely,(Your signature)

Name

Title

A Letter of an Application

Sept.9, 2002

Dear Sir,I have read the announcement about the vacancies that your company is offering, and I would like to submit my application.I am a graduate with a doctor's degree from Pennsylvania State

University in the United States.I am determined to make a lasting contribution to my country, which is the reason why I am back.I am a twenty-eight-year-old girl.My major is chemistry and through years of hard work, I have achieved notable results.At school, I was always the top student of my class.My favorite sport is swimming, and music is the second.I often play the plano in my spare time.If you require further information, I shall be happy to provide it.I will welcome the opportunity to have a personal interview.I am looking forward to your response.Yours truly,Li Hua

道歉与解释Appology & Explanation

实例之一:

Dear Mr./ Ms,We are sorry we cannot send you immediately the catalogue and price list for which you asked in your letter of March 10.Supplies are expected from the printers in two weeks and as soon as we receive them, we will send you a copy.Yours faithfully

实例之二:

Dear Mr./ Ms,I was very concerned when I received your letter of yesterday complaining that the central heating system in your new house had not been completed by the date promised.On referring to our earlier correspondence,I find that I had mistaken the date for completion.The fault is entirely mine and I deeply regret that it should have occurred.I realize the inconvenience our oversight must be causing you and will do everything possible to avoid any further delay.I have already given instructions for the work to have priority and the engineers working on the job to be placed on overtime.These arrangements should see the installation completed by next weekend.Yours faithfully

第三篇：商务写作

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

一、根据下面的材料写一篇调查报告。

1、2008年，全国有约560万大学生涌向求职市场，再加上金融危机的出现，就业形势异常严峻。据公布2007年普通高校就业率不到60%，尽管就业压力如此之大，但在最近的一篇新闻报道中，我们仍然看到，在广州去年批量招聘的大学生中，就业大学生约有30%的毁约。另据记者调查，在全国其他城市，大学生毁约率也多在20%～30%之间。

2、在对2005年广东省2000多家用人单位招聘毕业生情况调查显示，批量招聘应届毕业生三成大学生毁约。这其中，有两成多的用人单位到岗率不足50%。

3、在广东，部分重点大学2005年毁约率达到11%，而普通大学毁约的现象相对较少，仅为3～5%。据了解，该数字仅统计了有到学校办理毁约手续的学生，此外还有一部分学生直接与用人单位签订合同，没有涉及就业协议的情况未给统计。

4、对于重点大学的毁约率高于普通大学的原因，有专家认为，重点大学毕业的学生有较好的就业条件和就业环境，挑选的资本较多，可挑选的机会也比较多，不少学生到临近毕业还有机会得到很好的工作机会，出于个人利益的考虑，在“人往高处走”的心态驱使下，选择毁约。在普通大学，一般的学生都没有那么多挑选机会，往往是“一锤定音”。

5、在2005年批量招聘应届毕业生的企业中，到岗率不足70%的占了将近一半。这在1999年扩招之前，几乎是不可能发生的。广州市教育局一工作人员透露，在上世纪七八十年代，可以说不存在大学生毁约，那时企业以能招到大学生视为莫大的荣誉。到了上世纪九十年代，开始有毁约现象出现，不过不到1%，毁约多半因为家人不愿子女离家太远工作。到了2003年，第一批扩招的大学生毕业，毁约现象开始逐渐浮出水面。近几年，随着每年几百万毕业生涌向就业市场，毁约率也出现暴增发展势头。

6、名校毕业的学生与普通院校毕业的学生毁约率也有较大差别。但是，纵观全国重点大学，毁约率并无多大差别，一般都在3%～10%中间，相差7%，普通高校毁约率相差则达到10%。

据悉，在广东，重点本科院校如中山大学、华南理工大学等，官方统计数据多数高于3%，有少数院校达到10%。在广东省二批本科院校中，A线院校毁约率略高于B线，约为8%，少数学校达到13%，B线院校基本保持在5%左右。这些院校学生反应，在他们身边，时有同学毁约，如果没有学校和企业对毁约的限定，实际毁约率将远远高于上面提到的数据。但是，在内地，普通高校毁约率要高于沿海城市，约为11%。

7、沿海城市大学生就业毁约率略低于内地，平均起来有20%左右，在内地大学生就业毁约率平均约为30%。这其中，普通本科院校所占比例较大。在内地，经济不如沿海发达，就业机会没有沿海多。重点高校的学生凭借学校和自身优势，多数都能容易找到称心如意的工作。一般本科院校的学生，在沿海地区，尽管在学校名气上处于劣势地位，不过众多的就业机会让他们容易找到满意的工作。而内地的学生，不论在地域还是学校名气上，想找到一份适合自己的工作比名校学生难得多。

8、为了获得更好发展毁约的学生占到调查学生的43%，由于公司招聘之初所做承诺占到20%，因为家庭、恋人关系不愿两地分隔的占到12%。另外，因为专业不对口毁约的占10%，签约时间太长约占4%，自身能力有限占4%，其他的占到7%。

9、为了更好的发展是学生毁约的一个重要原因，占到调查学生的43%。他们表示：未进入社会前，如果能在第一个职位上有个好的起点，会减少自己接下来的跳槽频率。

10、签约前考虑不慎导致学生毁约占调查人数的20%。这一类学生大多因为缺乏工作经验，盲目相信用人单位所做出的承诺，最后发现与单位实际情况有所出入，甚至大相径庭

11、由于家庭要求、恋人分隔两地等因素而毁约的学生也屡见不鲜，占到调查人数中的12%。

二、根据个人的专业学习、在校表现及参加社会实践活动的能力等情况，写一封求职信。同时制作一份个人简历。

三、本学期的商务写作课程学习已经结束，请根据自己本门课程的学习情况写一篇规范的学习总结。

四、请仔细阅读以下作业要求。

2011-2012学年第一学期电高（文）09《商务写作》期末考核作业

1.A

42.规范格式1）字数要求：累计字数不少于3000字。

2）封面：学校Logo

学校名称：西安科技大学

题目：《商务写作》课程作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：*******

班级：*********

学号：*********

所属团队：*********

担任职务：

3）正文（按照1.调查报告 2.简历与求职信 3.学习总结分章节装订，各级字号字体如下：）

1X X X X X X X（小三号 黑体）

1.1X X X X X X X（四号 黑体）

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X(小四号宋体)

1.1.1 X X X X X X X X（小四 宋体）

3.页面设置

1）页边距

左边距：2.5cm;右边距：2.4cm;上边距：2.2cm;下边距：2cm

页眉：1.5cm;页脚：1.75cm;装订线：0.5cm

2）纸张大小 A4，靠左装订，黑白打印。

3）表格、插图格式：字体一律小四号，宋体，并标明表格和图表的名称。

4）要求在每页页面低端（页脚）添加页码，居中显示。

5）行间距：正文1.25倍行间距

PS：三部分装订在一起后附作业封面样本

Wish all of you success!

&

Looking forward to your paper

Merry X’mas

（请班长确保收齐后一起提交，过时不候！）2

《商务写作》课程期末作业

学年：2011-2012学年第一学期

课程名称：商务写作

姓名：XXXXXX

班级：电高文09X

学号：XXXXXX

所属团队：XXXXXX

担任职务：XXXXXX

第四篇：商务写作

Trip Report from Canton Fair

To: Yang, General Manger

From: YoYo, Sale Representative

Date: October 20, 2012

Subjet: Trip Report about the Situation of Our Company in the Fair

Introduction

I’ve just returned from the Canton Fair especially displaying home-based electronic appliances, which was quite a fruitful business trip.Trip Description

We did display a variety of our latest products and achieved good effects.Famous manufactures whose products enjoy a high level of brand, such as SONY, Lenovo, Panasonic and so on.They are included in the trade fair.It also has some small but competitive start-ups with innovative items and low price products.We had only 2 days and a half.On the very day, we arranged for a performance to attract the public’s eyes and to achieve potential markets.The second day we dealt with customers.For the very late half day, we sign several big contracts with purchasers and won lots of orders of medium size.Conclusions and Recommendations

On the trade I was quite impressed with some companies' creative inventions and high efficiency of dealing with customers.Also we could clearly see a trend that innovative products were to customers liking.Compared with those companies, we did lag behind in that field.I see three possible ways in which we might be strength in future.First, we should give instruction in special terms of greeting and courtesy, as well as the duties,problems in this career.Second, we should promote our production with high science and technology.Third, we could cut the cost of production, improve quality and launch new products.

第五篇：商务写作

第一讲 商务文书写作的概念

当今社会是市场经济社会，商务活动则是各种社会活动的基础。伴随着经济改革的深入发展，商务文书写作已成为当前应用写作的一个热点。企业内部的大部分沟通也是以商务文书的形式进行。这就需要结合企业的业务，为企业员工安排商务文书的培训学习。

本课程的内容涵盖了商务文书写作的基本技巧和范例，希望可以帮助学员掌握商务文书写作的步骤和方法；与此同时，总结了商务文书写作中常见的病例，突出强调了公文写作的规范性，以帮助学院在写作中能够有意识地避免这些错误。

商务文书写作概述

为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。

（一）商务文书的分类

在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书，根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型：

1.按形式来划分

以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类：  固定格式的商务文书

常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言，这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。

 非固定格式的商务文书 而所谓非固定格式的商务文书，在日常工作中则往往应用得更为广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。

2.按内容用途来划分

以内容以及用途作为划分标准，商务文书则又可以分为以下两类：  通用的商务文书

常见德通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体使用得更为频繁，所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。

 礼仪性的商务文书

而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。

（二）商务文书写作的作用 正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分；而每个人工作首先都是有私心的，即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好，个人才可以好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。

《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。

从另一个角度来看，商务文书写作与其它任何文本的撰写一样，其作用和最终目的都是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而需要强调的一点是，沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。如果理解了这一点，那么我们就可以认识到，在日常工作及生活中大家所普遍谈及的所谓“沟通的障碍”其实就都是来自于简单传递的单向沟通。

因此，在商务文书写作方面最为重要的一点就是要避免陷入单向沟通的误区，时刻站在读者的角度来思考问题并形成最后的文字表现，让文书接收方能够理解自己的意图，这样才能发挥出写作商务文书的沟通作用。

【案例1】

单向沟通的表现

日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子，比如说短信。在一般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。

（三）学习商务文书写作的关键

商务文书写作的核心内容包括以下几个部分，这些内容也就是本课程的主要构成：  商务文书的写作步骤以及相应的重点；  商务文书的写作技巧；  商务文书写作的注意事项；  商务文书写作应掌握的范例。

（四）商务文书写作的特点与要素 商务文书的写作与小说、网络上的博客以及出行的游记有着显著的不同，其特点与要素主要包括：

1.商务文书写作的特点 叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”，这个论述其实就提到了商务文书与标准公文（例如人民日报的社论、党八股等）相一致的规范性特征。

另外，唐宋八大家之一的白居易在某种意义上也是一个商务文书写作的典范，之所以这样评价，是因为白居易写文章何诗歌非常的直白和通俗易懂，少有引经据典，并不通过辞藻的堆砌来追求华丽的文风。

通过以上的比较，可以提炼出商务文书以下的特点：  简明

正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要特点。 准确

而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下，商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。

 朴实 所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻，一代文豪白居易尚且不这样做，我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。

 庄重 所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。

 规范

商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点，其中标点符号的规范性就尤为重要但是却往往被大家所忽视。

2.商务文书写作的要素

商务文书写作有以下四个要素：  主旨 所谓“主旨”，就是指商务文书的中心思想，即作者所要表达的意思。商务文书的写作并不是为了写而写，而应该具有一个明确的目的；换而言之，就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。

在主旨方面，应该遵循“正确，务实，集中，鲜明”的原则。 材料

好的商务文书不是可以一蹴而就的，需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。例如在政府机关中撰写政策性的通知，就需要查阅很多以前类似的、与之相关的批文、章程等资料，以确保前后建立起必要的联系和呼应。在材料方面，应该遵循“收集要多，选择要严，使用要巧”的原则。 结构 另外，好的商务文书还应该具有良好的结构，否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间，而需要去强调的内容则被相应的弱化。

在结构方面，可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。 语言 如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼，那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。

在语言方面，应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”，最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。

第二讲 如何写出好文章（上）

商务文书写作的步骤

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标 在撰写某一个商务文书之前，我们应该首先回到一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动；这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标

正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例2】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件

在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

【自检1-1】

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：

（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 见参考答案1－

1（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；  目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；  商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：  形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。 语气 而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。